”Asiakkaalle tärkeä, meille tärkeä” – laadukas tapahtumatekniikka tuo mielenrauhaa yritystapahtumiin koosta riippumatta

Mielenrauha on monen ihmisen summa.

Creative Technology (CT) on globaali tapahtumatekniikkaan erikoistunut yritys, jonka maine luotettavana ja vastuullisena tekniikkatuotantojen kumppanina sekä ihmisläheisenä ja osaamista arvostavana työnantajana on rakentunut vuosikymmenten kokemuksen myötä.

”Meidän tärkein arvomme on osaavat ihmiset, jotka laitteita käyttävät. Tekniikkaa voi hankkia kuka vain”, CT:n Sales Executive Hannu Hautalahti sanoo.

Tapahtuma- ja esitystekniikan huippuosaajat varmistavat laadukkaat toteutukset ja tuovat mielenrauhaa järjestäjälle. He muodostavat erikoisosaamisen verkoston, jonka avulla yritys pystyy skaalaamaan palvelujaan jokaiselle asiakkaalle tarpeen mukaan.

Hautalahti haluaa oikoa yleisen harhaluulon. Tapahtuma-alan globaali toimija on olemassa kaikenkokoisia tilaisuuksia varten – 30 hengen kokouksesta kymmenien tuhansien kävijöiden festariviikonloppuun. Ei ole liian pieniä tarpeita.

”Jos asia on asiakkaalle tärkeä, se on meille tärkeä.”

Tarvekartoitus – onnistuneen toteutuksen alku

Tapahtuman tai tilaisuuden suunnittelu alkaa aina tarvekartoituksella. Ensin määritellään, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa.

”Tavoitteemme on aina luoda asiakkaan tarpeiden mukainen ratkaisu. Nämä tarpeet ohjaavat sekä tekemistä että budjetointia oikeaan suuntaan heti alusta alkaen. Siksi käymme keskustelun heti kättelyssä”, Hautalahti kertoo.

Suunnittelussa ollaan asiakkaan puolella: ei mitään ylimääräistä, vaan tuotannolle valitaan oikeat ihmiset ja oikeat laitteet kustannustehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Iso taustatiimi erikoisosaajineen mahdollistaa resurssien järkevän käytön. Kun osaaminen riittää, mikään ei jää sattuman varaa.

”Uskallamme myös kyseenalaistaa, jos koemme, että ennalta valitut ratkaisut eivät tue asiakkaan toiveita ja tarpeita tapahtumaan liittyen”, Hautalahti sanoo.

Kun luottamus rakentuu, tekniikkakumppani tuntee yrityksen tarpeet ja pystyy tarjoamaan jotain enemmän tai eri tavalla.

”Hiljainen tieto säästää kustannuksia ja aikaa. Asiakas voi keskittyä sisältöön – me huolehdimme, että viesti näkyy ja kuuluu selkeästi, yksityiskohtia myöten.”

Luova suunnittelu piirtää tapahtuman eloon ja auttaa resursoinnissa

CT Finlandin visuaalisen suunnittelun yksikkö Visual45 yhdistää luovan suunnittelun ja viimeisimmän teknologian. Tapahtuman visuaalisuuden suunnittelu ei ole vain loppuillan ilotulitusta vaan se on olennainen osa tapahtumaa.

”Mitä vähemmän pelimerkkejä, sitä tärkeämpää on miettiä, miten ne käyttää. Tapahtuman koko ei määritä sen tärkeyttä eikä laadukkaan suunnittelun tarvetta”, kiteyttää Visual45:n Creative Director Mikko Linnavuori.

Tarkoitusta vastaava ja kustannustehokas toteutus syntyy, kun luova suunnittelu on mukana tuotannon alusta asti. Kaikista tärkein on sisältö – mitä halutaan viestiä, Linnavuori muistuttaa.

”Suunnittelun lähtökohta on kokemus ja tunne, mitä tapahtumalla halutaan herättää. Se ohjaa suunnittelua ja valintoja.”

Viesti on tärkein, visuaalinen suunnittelu tekee sen näkyväksi.

Vuoden tärkeimmän kokouksen suunnittelussa monta mahdollisuutta

Hannu Hautalahti muistuttaa, että loppuvuosi on hyvää aikaa aloittaa yrityksen tärkeimmän vuosittaisen kokoontumisen, yhtiökokouksen suunnittelu. Se on erinomainen tilaisuus rakentaa tunnelmaa, yhteistä kokemusta yrityksestä.

Asiakkaiden kanssa vuosia työskennellyt Hautalahti kertoo, että CT on ollut järjestämässä eri kokoluokan yhtiökokouksia jo pitkään. Tarkasti lainsäädäntöä noudattava tilaisuus on tapahtumatekniikan taidonnäyte – tärkeä viesti on saatava selkeästi kaikille osallistujille. Sen mahdollisuudet jäävät usein hyödyntämättä.

Haluttu tunnelma syntyy hyvällä etukäteissuunnittelulla, joka vastaa kysymyksiin mitä ja miksi. Yhtiökokous voi olla paljon muutakin kuin vain slideshow 16:9 kuvasuhteella varustetulta screeniltä.

”Millä korkeudella lava on, mistä toimitusjohtaja astelee sisään ja millaisen äänimaailman saattelemana? Halutaanko positiivista tulosta juhlistaa videoseinän, valojen ja musiikin keinoin, vai onko tarve minimalistiselle ja mahdollisimman selkeälle faktojen viestimiselle? Sekin on valinta, joka vaatii suunnittelua”, luova johtaja kuvailee.

Ihmiset ottavat paljon kuvia, myös yhtiökokouksissa. Millaisena kurkistus yrityksen arvokkaimpaan tilaisuuteen näyttäytyy? Linnavuori kannustaa miettimään.

CT:n ammattilaistiimi varmistaa tapahtuman jokaisen yksityiskohdan toimivuuden. Kenraaleissa tekniikkaa ei tarvitse enää testata, ja aikaa säästyy olennaiseen. Ison tiimin tuella mikään ei ole yhden ihmisen harteilla. Yrityksen tapahtumajärjestelyistä vastaavat henkilötkin voivat nukkua yönsä rauhassa ennen h-hetkeä.

”Mitä aiemmin meihin on yhteydessä, sitä enemmän voimme auttaa – sparrata, konsultoida tai vaikka koordinoida koko tapahtumaan visuaalisen ja teknisen toteutuksen. Kustannussäästöä tulee sekä euroissa että ajankäytössä, kun langat ovat yksissä käsissä.”