Tapahtumat on otettu Espoossa poikkihallinnolliseksi kehityskohteeksi kuluvalla valtuustokaudella. Jotta kaupunkiin saataisiin kansallisia ja kansainvälisiä suurtapahtumia, kehitetään siellä nyt uutta Tapahtumakaupunki Espoo -toimintamallia.
Tapahtumat ovat alusta kaupunkilaisten vuorovaikutukselle ja kohtaamisille. Ne tuovat asukkaille hyvinvointia ja elämyksiä mutta myös työtä, tuloja ja positiivista kaupunkimarkkinointia. Näin ajattelee Espoon kaupungin ohjelmapäällikkö Lea Rintala. Ja siksi hän haluaa, että Espoossa niin pienten kaupunkitapahtumien kuin suurten massatapahtumienkin järjestäminen tehdään helpoksi ja mielekkääksi.
”Ei ole liioiteltua todeta, että tapahtumien puuttuminen vaikutti hyvinvointiimme, lisäsi yksinäisyyttä ja vahvisti sisällöttömyyden tunnetta”, Lea Rintala kuvailee viime vuosia.
Neljä uutta festaria
Menneen kesän aikana espoolaisten tapahtumallisuuden eteen tekemä työ näkyi muun muassa uusina isoina festaritapahtumina, joita järjestettiin peräti neljä: Tapiola-festivaali, Espoon viinijuhlat ja Aalto Block Party sekä CNNCT-festivaali. Elokuun loppupuolella järjestettyä Tapiola Festivaalia on suunniteltu jo vuodesta 2017. Kivenlahti Rockin järjestäminen loppui vuoden 2015 jälkeen, ja Tapiola-festivaali tavallaan paikkaa Kivenlahti Rockin jättämää aukkoa festarikartassa.
Teksti jatkuu kuvan jälkeen.
”Alkujaan muun muassa Metro-festivaalin työnimellä kulkenut tapahtuma kuitenkin viivästyi ensin metron valmistumisen ja sen jälkeen koronasulun takia. Nyt se on vihdoin totta”, tapahtuman järjestävän Loud n´ Live Promotionsin yhteistyökumppanuuksista vastaava Petri Bakker kertoo.
Uusi festivaali sijoittui Tapiolan urheilupuistoon ennen kaikkea alueen hyvien kulkuyhteyksien ja saavutettavuuden takia.
”Tänne pääsee vaivattomasti junalla ja metrolla. Haluamme tietenkin kannustaa ihmisiä saapumaan julkisilla kulkuvälineillä”, Bakker sanoo.
Tapahtuman järjestäminen on vaatinut tiivistä yhteistyötä kaupungin eri tahojen kanssa. Koska kyseessä on urheilupuisto, yhteyshenkilönä on toiminut liikunnan ja urheilun yhteyspäällikkö Nina Grönmark.
”Pidimme yhteisiä palavereita ja yhdistimme myös tapahtumanjärjestäjät eri tahojen kanssa. Esimerkiksi lupa-asiat ovat tietenkin järjestäjän vastuulla, mutta muistutamme niistä neuvottelujen yhteydessä”, Grönmark sanoo.
Hänen työpöydällään ovat kaikki urheilualueilla järjestettävät yhteistyötapahtumat, kuten ringeten MM-kisat, Espoon Rantamaraton, tenniksen Davis cup, koripallon miesten maajoukkueen eli Susijengin pelit ja Finlandia Trophy Espoo.
Liput menivät kaupaksi
Tapiola-festivaali on suurin ei-urheilullinen tapahtuma urheilupuistossa. Tarkistettavia asioita on ollut paljon.
”Kun lähdemme neuvottelemaan yhteistyöstä, mukana on aina alueen kenttäpäällikkö tai liikuntapäällikkö, joka tuntee alueen kuin omat taskunsa. Hän tietää, voiko kentälle esimerkiksi viedä tietyn painoisen lavan”, Grönmark kertoo.
Tapahtumajärjestäjän neuvotteluissa liikunnan ja urheilun kanssa käydään läpi, miten tapahtumajärjestäjän suunnitelmat ja käytännön mahdollisuudet kohtaavat.
“Hyvin usein keskusteluissa on mukana myös meidän tonttiyksikön ja ympäristökeskuksen vastuuhenkilö, jotta esimerkiksi ympäristönäkökulmat osataan ottaa huomioon.”
Teksti jatkuu kuvan jälkeen.
Espoon kaupunki edellyttää tapahtumajärjestäjiltä alueen toimijoiden ja asukkaiden huomioimista. Kesäkuussa Loud n´ Live piti urheilupuiston käyttäjäseuroille tiedotustilaisuuden siitä, mitä festivaalien järjestäminen käytännössä muiden toimijoiden kannalta tarkoittaa.
”Paikka oli varattu meidän käyttöömme viikon ajaksi. Aloitimme rakentamisen festariviikon maanantaina, ja seuraavana maanantai-iltana täällä pelattiin jo FC Hongan ja HIFK:n Veikkausliiga-ottelu”, Loud n´ Live Promotionsin Petri Bakker valottaa aikatauluja.
Ympäristön asukkaat ja muut liikkujat tulee myös huomioida. Esimerkiksi Tapiolassa alueen läheisyydessä liikkuu paljon pyöräilijöitä. Tapahtuma-alueen turvallisuus on aina ollut osa järjestämisvastuuta. Koronan myötä hygienia ja terveysturvallisuus ovat korostuneet, ja niistä huolehtiminen on tullut varmasti jäädäkseen.
”Kun tapahtumia sai hiljalleen taas järjestää, meni aikaa ennen kuin ihmiset uskalsivat lähteä liikkeelle. Asiakkaat iloitsivat, että ala aukesi, mutta moni jäi vielä kotiin odottamaan. Kesää kohti yleisömäärät kasvoivat ja esimerkiksi festivaaliliput Espoossa myivät hyvin”, Espoon ohjelmapäällikkö Lea Rintala toteaa.
Tulokset näkyvät viiveellä
Tapahtumien järjestämisessä lomakkeita riittää. Yksi niistä on pelastussuunnitelma, joka tehdään aina yhteistyössä pelastuslaitoksen kanssa heti tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa.
”Pelastustiet, ihmismäärät, ajoreitit ja pysäköinnit”, Grönmark luettelee.
Espoossa on vankka pohja kumppaniyhteistyölle. Liikunta- ja kulttuuritapahtumia järjestetäänkin jo paljon yhteistyökumppanuuksien pohjalta. Kaupungilla on rooli tapahtumien mahdollistajana muun muassa tarjoamalla tapahtumapaikat. Esimerkiksi Tapiola Festivaaleilla ruokapalvelut toteuttivat paikalliset toimijat ja alueen liikuntaseurat osallistuivat rakennus- ja purkutöihin sekä siivoukseen.
”Varmasti tämän luokan tapahtuma lisää ravitsemus- ja majoituspalvelujen kysyntää ja tuo myös asiakkaita liikkeisiin. Monille festarit ovat kesän kohokohta, johon ostetaan uudet vaatteet ja osallistutaan porukalla”, Bakker uskoo.
”Tavoitteemme on koota kaikki tapahtumien järjestämistä helpottava tieto yhteen ja luoda edellytyksiä keskitetylle tapahtumaneuvonnalle.”
Lea Rintalan vetämässä kehitysohjelmassa pitkän tähtäimen tavoite on rakentaa Espoosta asukas- ja asiakaslähtöinen, kestävä ja elinvoimainen tapahtumakaupunki. Tämän vuoden päätavoite on ollut mahdollistaa Espoo kaupunkina 50 vuotta -ohjelmakokonaisuuden toteuttaminen yhdessä asukkaiden ja kumppaniyhteisöjen kanssa. Juhlavuosi huipentui Espoo-viikkoon elokuun viimeisellä viikolla.
”Valtuustokauden mittainen ohjelmatyö kehittää yhteistyössä kaupunkiorganisaation, asukkaiden ja kumppanien kanssa muun muassa yhteisiä tapahtumanjärjestämisen prosesseja, pyrkii poistamaan esteitä tapahtumien järjestämiseltä sekä kehittämään mallia kansallisten ja kansainvälisten suurtapahtumien määrän lisääntymiseksi Espoossa”, Rintala linjaa.
Tapahtumakaupunki Espoo -mallin kehitystyö puolestaan on pidempi prosessi, jonka tulokset näkyvät viiveellä. Tämä osa ohjelmatyöstä on se, joka tulee helpottamaan niin pienten kuin suurtenkin tapahtumien järjestämistä.
”Tavoitteemme on koota kaikki tapahtumien järjestämistä helpottava tieto yhteen ja luoda edellytyksiä keskitetylle tapahtumaneuvonnalle. Uskon, että se tuo Espooseen lisää tapahtumia, asukkailla on enemmän mahdollisuuksia osallistua ja järjestää itse tapahtumia ja myös kaupalliset tapahtumat tulevat lisääntymään”, Rintala sanoo.
Juttu on julkaistu alunperin Espoo-lehdessä.
