Juttu on osa Työkalupakki-sarjaa, jossa esitellään käytännön vinkkejä tapahtuma-ammattilaisille.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tarkka aikataulutus sataa suoraan tapahtumajärjestäjän laariin. Rutinoitunut aikatauluttaja kerii tapahtuman kokoon asia kerrallaan ja h-hetkeä kohden kiihtyvällä tahdilla. Tapahtuman onnistuneen läpiviennin takaa selkeä ja informatiivinen aikataulu, joka joustaa yllätysten edessä.
1. Aikataulutus alkaa, kun tapahtuman suunnittelu alkaa. Yksi tapa päästä alkuun on kuvitella itsensä tapahtuman vieraaksi ja hahmotella aikataulu kävijäpolun pohjalta. Pidä aikataulu jatkuvasti ajan tasalla, jotta tapahtuman kokonaiskuva pysyy selvillä suunnitelmien edetessä.
2. Mieti, tarvitaanko tapahtumalle erilliset rakennus- ja purkupäivät. Rakentuuko iltatapahtuma saman päivän aamuna vai onko tarpeen aloittaa aiemmin? Entä puretaanko tapahtuma heti vai vasta seuraavana päivänä? Rakennus- ja purkuaikaan vaikuttavat tapahtuman koko, käytettävä tila sekä se, kuinka paljon rakenteita, kalusteita ja työvoimaa vuokrataan kolmansilta osapuolilta. Kysy tekijöiltä, paljonko he tarvitsevat aikaa työnsä suorittamiseen. Jos aikataulu on tiukka, selvitä myös lisähenkilökunnan tarve.
3. Aikatauluta rakentaminen ja purku yksityiskohtaisesti, jotta se sujuu porrastetusti ja loogisessa järjestyksessä. Huomioi myös ruoka- ja muut tauot sekä mahdolliset ilta-, yö- ja pyhälisät – ne vaikuttavat suoraan tapahtumabudjettiin.
4. Selvitä, kuinka paljon tunteja tilavuokraan kuuluu. Jos annettu aika ei riitä, selvitä tuleeko lisätunneista kustannuksia.
5. Varaa aikaa tapahtuman tekniseen läpivientiin, soundcheckiin sekä esiintyjien treeneihin. Kaikkien tapahtuman tekemiseen osallistuvien pitää olla kartalla siitä, mitä h-hetkellä tapahtuu. Harjoitus tekee mestarin!
6. Ole selkeä viestiessäsi kaikille asianosaisille, ylläpidä vuoropuhelua heidän kanssaan ja tiedota aikataulumuutoksista. Näin vältät monta sudenkuoppaa.
7. Painota esiintyjille aikataulussa pysymisen tärkeyttä. Puheenvuorot ja muut ohjelmanumerot hiotaan etukäteisharjoittelulla, lavalla seurataan sekuntikelloa sekä stage managerin antamia ohjeita.
8. Mikäli puheenvuoro kuitenkin pitkittyy tai loppuu ennen aikojaan, tasapainota tilannetta esimerkiksi Q&A-osiossa. Kysymyksiä voidaan ottaa sen verran, että aikataulu taas hymyilee.
9. Cateringin on hyvä olla valmiudessa 15 minuuttia ennen tarjoiluaikaa. Jos tilaisuus jatkuu ruokailun jälkeen, tapahtuma-avustajat alkavat ohjata vieraita paikoilleen 5–10 minuuttia ennen ohjelman jatkumista.
10. Pidä kiinni aikataulusta, mutta ole myös valmis joustamaan tilanteen mukaan. Jos esimerkiksi ruuat on syöty ja menojalka vipattaa, kannattaa bändin soittaa jo suunniteltua aiemmin. Tapahtumafiiliksen tulee nousta loppua kohden!
Aikataulu vai ajolista?
- Aikataulu kertoo noin viiden minuutin tarkkuudella siitä, mitä tapahtuu rakennuksen alusta purun loppuun saakka. Siihen merkitään tehtävät, tekijät, vastuualueet, aloitus- ja lopetusajat sekä tauot. Aikataulua seuraavat koko tuotantotiimi, asiakas ja alihankkijat.
- Ajolista on teknisen henkilökunnan sekunnintarkka juoksutus tapahtuman asiaosuuden ajaksi. Ajolistasta selviää ohjelma sisääntulobiisin kestosta puheenvuorojen ajoituksiin, videosisältöihin ja jingleihin, ja se on jaettu sarakkeittain tekijöiden ja heidän tehtäviensä mukaan. Ajolistaa seuraavat tuottaja, stage manager ja teknikot.
Pohdi
Minkä mittainen on sopiva tauko? Tauon pituus haastaa etenkin hybriditapahtumissa, joissa live- ja online-osallistujien tarpeet ja toiveet eroavat toisistaan.
Muista myös
Varaa riittävästi aikaa verkostoitumiseen, siirtymiin ja mahdollisiin kuljetuksiin.
LUE MYÖS: Valitse oikea istumajärjestys tapahtumaasi – väritäplä paikkakortissa auttaa tarjoilijaa
LUE MYÖS: Tee tapahtumaasi hyvä kutsu – 5 helppoa vinkkiä
