Tapahtumanhallintajärjestelmiin erikoistunut yritys Lyyti palkkasi vuoden alussa maailman ensimmäisen event success managerin, ja tehtävässä aloitti Chryssa Skodra. Skodra rakentaa uudessa työssään Lyytin omaa tapahtumaportfoliota ja strategiaa. Lisäksi hän luo aihepiirin ympärille yhteisöä ja kouluttaa aiheesta. Päätavoite on auttaa Lyytin asiakkaita onnistumaan tapahtumien järjestämisessä.

”Kyseessä ei ole vain hieno titteli, vaan täytän tehtävän tapahtuma-ammattilaisena, joka ymmärtää tapahtumien jatkuvan kehittämisen merkityksen organisaatiolle. Tehtäväni on varmistaa, että asiakkaillamme on selkeä käsitys siitä, miksi he järjestävät tapahtumia ja millaisia tapahtumia heidän kannattaa järjestää. Olen megafoni sekä yrityksen sisällä että ulkona, työni on helpottaa prosesseja.”

Skodran työnkuvaan kuuluu myös aihepiirejä käsittelevän webinaarin ja podcastin tuottaminen. Hän arvioi, että jokaisella tapahtumabisneksen yrityksellä olisi hyvä olla vastaava työnkuva, joka auttaisi pitämään tapahtumavieraan kaiken toiminnan keskiössä.

Lyytin palautejärjestelmä on Skodran mukaan kaiken toiminnan ytimessä. Yrityksen kehittämä Experience Value Score (EVS) on yksinkertainen ”pohjantähtimittari”, joka auttaa tapahtumajärjestäjää mittaamaan onnistumistaan.

”Kysymys, jonka haluamme selvittää tapahtuman osallistujalta, on yksinkertaisesti: oliko tapahtumamme aikasi arvoinen? Aika on rahaa, ja ajan käyttäminen tapahtumaan on iso investointi.”

Lyytin kokoaman tiedon avulla tapahtumajärjestäjä voi verrata onnistumistaan omiin aiempiin tapahtumiinsa tai kilpailijoiden tapahtumiin. Jos EVS:n keskiarvo on yleensä 86, 80 pistettä saanut tapahtumajärjestäjä tietää, että on varaa parantaa, Skodra havainnollistaa. Tavoite on, että jokainen tapahtuma on edellistä parempi.

Skodra arvioi, että pandemian jälkeen ihmisillä on valtava kaipuu toistensa luo, mutta toisaalta he valitsevat entistä tarkemmin, mihin tapahtumaan osallistuvat.

”Suurin osa ihmisistä on kaiken etäisyyden pitämisen jälkeen kohtaamisten ja kokemusten nälkäisiä. Ihmiset ovat väsyneitä etätyöhön. Uskon, että tapahtumat, ihmisten tapaaminen ja elämykset kaikille aisteille tekevät paluun.”

Online- ja hybriditapahtumat säilyvät keinovalikoimassa samalla kun halutaan tavata ihmisiä. Niiden puolella on paljon etuja: ne edustavat kestävää ajattelua, mahdollistavat isomman määrän myytyjä lippuja ja usein myös puhujat, jotka eivät ikimaailmassa matkustaisi paikan päälle.

”Toivon, että ensi kesä on täynnä tapahtumia! Uskon valoisaan tulevaisuuteen, kunhan toimimme vastuullisesti. Etenkin ulkoilmatapahtumien järjestäminen houkuttaa talven jälkeen. Sisätapahtumien järjestämisen kynnys voi olla korkeampi, ja ne varataan luultavasti b2b-tilaisuuksiin.”

”Tehtäväni on varmistaa, että asiakkaillamme on selkeä käsitys siitä, miksi he järjestävät tapahtumia ja millaisia tapahtumia heidän kannattaa järjestää.”

Tärkeintä tapahtumien järjestämisessä on jatkuva kehitys, Skodra huomauttaa. Jos haluaa luoda parempia tapahtumia, ei voi toimia kuten aina ennenkin. Myös muutoksen keskellä on kyettävä uudistumaan.

”Jos yrität miellyttää kaikkia, et ole hyvä kenellekään. Pohjantähtimittari auttaa tunnistamaan, ketkä ovat kohdeyleisömme ja teemmekö tapahtumia oikeilla sisällöillä. Voisi sanoa, että yksi tehtävistäni on synergian rakentaminen yritysten ja osallistujien välille”, Skodra sanoo.

---

---