Tapahtuman järjestäminen vaatii paljon yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta aina pohjakuvasta sähkö- ja hälytysjärjestelmiin.
Iso ongelma on, että tätä tietoa ei ole kovin hyvin saatavilla, vaan sitä pitää lypsää ja etsiä monesta eri paikasta tai se on dokumentoitu hyvin yksilöllisellä omalla tavalla.
Vesa Walden lähti kehittämään Opens.fi-alustaa tapahtuma-alan ammattilaisille, koska tiesi tällaisen palvelun tarpeellisuuden omasta kokemuksesta. Opens on digitaalisten työvälineiden tuoteperhe tapahtumasuunnitteluun, -johtamiseen ja -myyntiin.
”Kun Opens-alustan kehittäminen alkoi vuonna 2016, olin ollut tavalla tai toisella mukana 3 000 tapahtuman järjestämisessä. Oli tarve alustalle, johon saataisiin yhteen paikkaan kerättyä kaikki projektissa tarvittava tieto helposti löydettävään ja ymmärrettävään muotoon”, Walden sanoo.
Tarve määrittää työkalun
Yleisimpiä Opensin käyttäjiä ovat tapahtumapaikat ja tapahtumajärjestäjät. Yksi alustan käyttöön ottaneista on Joensuun Ilosaarirockin tuotantopäällikkö Jani Salomaa.
”Opensissa mennään muita ohjelmistoja syvemmälle tuotannon mutkiin. Sillä on mahdollista suunnitella artistituotantoakin, takahuoneeseen toimitettavien Vichy-pullojen määrää myöten”, Salomaa kertoo.
”Voidaan päästä jopa 10 000–15 000 euron säästöihin, kun tilaukset mitoitetaan oikein ja hävikki saadaan minimoitua.”
Opensin lisäksi markkinoilla on toki paljon muitakin tapahtumahallinnan työkaluja. Yksi suosituimmista on Lyyti.fi-palvelu, jonka avulla voi luoda kohtaamisia paikan päällä tai verkossa sekä näitä yhdistelevissä hybriditapahtumissa. Webropol.fi:n kaltaisten kyselytyökalujen palveluita taas voi hyödyntää luomalla kyselyitä ja tutkimuksia sekä keräämällä ilmoittautumisia ja palautetta ennen tai jälkeen tapahtuman.
Sähköiset työkalut mahdollistavat tapahtumatuotannon optimoimisen, minkä avulla voidaan säästää merkittävästi paitsi aikaa myös rahaa. Waldenin mukaan tuotantobudjetin ollessa 100 000 euroa voidaan päästä jopa 10 000–15 000 euron säästöihin, kun tilaukset mitoitetaan oikein ja hävikki saadaan minimoitua.
Työkalut täydentävät toisiaan
Walden muistuttaa, että yksi työkalu ei riitä, vaan jokaisen on luotava oma ekosysteeminsä useampaa eri työkalua yhdistelemällä. Pelkkä Opens ei siten riitä hänelle itselleenkään.
”Myynnin ja markkinoinnin työkaluja itselläni ovat myös muun muassa Active Campaign markkinoinnin automatisoimiseen sekä Pipe Drive myyntiprosessien ja asiakastiedon hallinnointiin. Verkkosivuja ja verkkokauppaa hallinnoin WordPress-ohjelmalla. Taloushallintoon käytän muun muassa Procountoria ja arkiseen kanssakäymiseen Teamsia”, hän luettelee.
Teams on ehdoton ykkönen
Videotapaamiset mahdollistava Microsoftin Teams-alusta on ollut Finland Eventsin tuottajalle Minna Sinisalolle ainoa mahdollisuus päästä esittelemään ideoita asiakkaalle koronapandemian aikana.
Finland Eventsin kahden hengen ydintiimi on osa noin 60-henkistä Tampereen Messut -konsernia, ja Sinisalolla onkin käytettävissään koko konsernin osaaminen.
Sinisalon sähköisten työkalujen arsenaali ei juuri jätä toivomisen varaa. Pakista löytyy muun muassa tapahtumakohtainen Lyyti-kutsujärjestelmä ja esitteiden tekemistä varten Canva Pro -design- ja -suunnitteluohjelma.
”Tilasuunnittelussa käytämme PEP Eventiä, sillä asiakkaan voi olla vaikea kuvitella, kuinka tyhjä messuhalli taipuu gaalaillallisiin tai drive in -häihin. Varastonhallintaa varten on käytössä Rentman-varastonhallintajärjestelmä”, Sinisalo kertoo.
”On nopeampaa, kun kaikki välineet kulkevat parhaimmillaan taskussa.”
Finland Eventsillä on kaikista sovelluksista käytössä maksulliset ammattilaisversiot. Myös somekanavat ovat tärkeä osa sähköistä työkalupalettia.
”Etätyö on lisännyt sähköisten työkalujen tarvetta. Teams mahdollistaa etätapaamiset mistä tahansa maailman kolkasta. Aikataulutus ja suunnittelu on myös nopeampaa, kun kaikki välineet kulkevat parhaimmillaan taskussa.”
Työkaluissa riittää silti myös kehitettävää. Sinisalo toivoisi, että sähköiset työkalut optimoituisivat mobiiliin näppärästi. Lisäksi eri ohjelmat voisivat keskustella keskenään paremmin.
Alkuun ilmaisohjelmilla
Johanna Lamberg, Ida-Maria Muilu ja Elina Tolppi perustivat Evenda-tapahtumatoimiston Jyväskylään juuri silloin, kun korona alkoi sulkea Suomea keväällä 2020. Sähköiset työkalut olivat pelastus aikana, jolloin tapahtumat siirtyivät verkkoon.
Pienellä ja aloittelevalla toimijalla resurssit ovat luonnollisesti rajatummat kuin isolla tapahtumaorganisaatiolla. He ovatkin pärjänneet pitkälti erilaisia ilmaisohjelmia käyttämällä.
”Käytämme Teamsia, Zoomia ja Google Meetsia keskenämme ja asiakastapaamisiin. Markkinointimateriaalin tuottamiseen käyttämämme kuitenkin maksullista Canva Pro -ohjelmistoa”, Lamberg sanoo.
Sähköiset työkalut säästävät niin aikaa kuin rahaa, kun jokaiseen palaveriin ei tarvitse erikseen lähteä. Lamberg kuitenkin muistuttaa, että kaikki sovellukset eivät sovi kaikenkokoisille yrityksille.
Sovellukset tapahtumajärjestäjälle:
Lyyti – kohtaamisiin verkossa ja livenä
- Monipuolinen ja kattava tapahtumanhallintajärjestelmä, jolla toteutetaan niin live-, online- kuin hybriditapahtumia. Lyyti integroituu useimpiin CRM- eli asiakkuudenhallintajärjestelmiin sekä markkinoinnin automaatiojärjestelmiin.
- Hinta 149–449 euroa kuussa.
Opens – tapahtuma-alan oma pilvipalvelu
- Kotimainen pilvipalvelu tapahtumien järjestäjille, tapahtumapaikoille ja tapahtumapalvelujen tuottajille.
- Hinta Alkaen 49 euroa kuussa.
Brella – verkostoituminen
- Kotimainen Brella on verkostoitumistyökalu, jonka avulla on mahdollisuus valita yhteisen mielenkiinnon jakavat ihmiset ja sopia heidän kanssaan tapaamisia vaikkapa messujen ajaksi.
- Hinta Alkaen 2 000 euroa per tapahtuma (100 osallistujaa). Hinta nousee osallistujamäärän ja sovelluksen ominaisuuksien kasvaessa.
ProspectumLIVE – live-, hybridi- ja virtuaalitapahtumiin
- Kotimainen ProspectumLIVE-palvelu tarjoaa monipuoliset palvelut niin live-, virtuaali- kuin hybriditapahtumiin. Virtuaalitapahtuma rakentuu videostriimin tai videokokouksen ympärille.
- Hinta Tapahtumalisenssi alkaen 990 euroa maksimissaan 1 000 osallistujan tapahtumasta.
Teams – videotapaamisten hitti
- Viestintä- ja yhteistyöalusta, jossa yhdistyvät muun muassa jatkuva työkeskustelu, videotapaamiset ja tiedostojen tallennus.
- Hinta Perusversio on ilmainen. Teamsin sisältävien Microsoft 365 Business Basicin ja Microsoft 365 Business Standardin hinnat 4,20–10,50 euroa kuussa per käyttäjä (vuositilaus).
Zoom — kuva, ääni ja teksti yhdistyvät
- Videokonferenssisovellus, joka sopii erinomaisesti yritysten kokouksiin ja työporukan välisiin videopuheluihin. Zoomilla hoituvat niin teksti-, ääni- kuin videoneuvottelut.
- Hinta Esimerkiksi Elisalla ilmainen (max. 40 min), maksulliset versiot 14–19 euroa kuussa.
WordPress — verkkosivujen jättiläinen
- Jopa neljännes maailman verkko-sivustoista on tehty WordPress-ohjelmistolla.
- Hinta Ladattavissa ilmaiseksi, maksulliset lisäosat muutamista kymmenistä euroista tuhansiin euroihin.
Canva — visuaalinen suunnittelu
- Yksi suosituimmista verkkopohjaisista design- ja suunnitteluohjelmista. Valtaosa Canvan käyttäjistä hyödyntää Canvan ilmaisversiota, mutta maksullinen Canva Pro -sovellus tarjoaa enemmän työkaluja projektien ja visuaalisten materiaalien tuotantoon.
- Hinta Ilmainen perusversio, Canva Pro 8,90–11,90 euroa kuussa per käyttäjä, Canva Enterprice 27 euroa kuussa per käyttäjä.
Trello — suunnittelu ja ideointi
- Selainpohjainen projektinhallinta-sovellus, joka soveltuu laajemminkin suunnitteluun ja ideointiin.
- Hinta Ilmainen Free-versio, Trello Enterprice 14,90 euroa kuussa.
Julkaistu Eventossa 5–6/21.
