Juttu on osa Työkalupakki-sarjaa, jossa esitellään käytännön vinkkejä tapahtuma-ammattilaisille.
1. Millainen tapahtuma on kyseessä, miksi se järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Tapahtuman luonne ja tavoite vaikuttavat siihen, miten pöydät plaseerataan ja keitä pöytäseurueisiin kuuluu.
2. Kaikkein virallisimpia ja etikettisidonnaisimpia tapahtumia lukuun ottamatta yhtä tapaa plaseerata ei ole, vaan tilaisuudesta vastaava taho määrittelee istumapaikat hyväksi katsomansa kaavan mukaan. Kunniavieras istuu kuitenkin yleensä isäntää vastapäätä. Myös pariskunnat istuvat suorakaiteen muotoisissa pöydissä tavallisesti vastakkain. Lisäksi pöydissä on usein järjestäjätahon edustajia ylläpitämässä ja ohjaamassa keskustelua.
3. Tapahtuman luonne ja kieli määrittelevät, mitä paikkakorteissa pitää lukea. Korttiin merkitään vähintään nimi. Jos kyseessä on erittäin arvokas tilaisuus, paikkakorttietiketti kannattaa tarkistaa esimerkiksi ulkoministeriön protokollapalveluista tai Tapaseurasta.
4. Pöytäkartta kertoo, minne vieraan tulee suunnistaa. Huolehdithan kuitenkin siitä, että osaava taho auttaa pöytiin ohjaamisessa.
5. Istuva tilaisuus ilman plaseerausta kasvattaa suosiotaan, mutta paikan valitseminen vie aikaa ja on osallistujille vaikeaa. Löyhäkin plaseeraus antaa tällaiselle tapahtumalle ryhtiä. Mikäli suosit rennompaa otetta, plaseeraa osallistujat pöytiin mutta anna heidän valita tuolinsa itse.
6. Merkityillä istumapaikoilla erityisruokavaliot hoituvat sujuvasti eikä niistä tarvitse tehdä numeroa. Myös esimerkiksi hienovarainen väritäplä paikkakortissa kertoo tarjoilijoille vieraan noudattamasta ruokavaliosta.
7. Istuvaan tilaisuuteen sopii myös buffetruokailu. Tällöin noutopöytään kannattaa ohjata pöytäkunnittain, jolloin vältetään turhaa jonottamista.
8. Sijoita esiintyjät lähelle lavaa tai siten, että heidän kulkunsa lavalle on muuten helppoa ja nopeaa. Huomioithan myös lavalle johtavien portaiden sijainnin.
9. Mikäli ohjelmaosuus ja ruokailu järjestetään eri tiloissa, muistathan miettiä istumisjärjestelyt molempiin tiloihin.
10. Onnistunut plaseeraus kuuntelee toiveita vierustovereista ja samaan aikaan sekoittaa erilaiset vieraat sekä elävöittää keskustelua. Johdata siis rohkeasti yhteen ihmisiä eri taustoista ja elämänaloilta.
LUE MYÖS: Tee tapahtumaasi hyvä kutsu – 5 helppoa vinkkiä
Pohdi
Olethan huomioinut esteettömyys- ja saavutettavuusasiat? Esteettömyys ja saavutettavuus koskevat paitsi tilassa liikkumista, myös esimerkiksi näkemistä, kuulemista, ymmärtämistä ja kommunikointia.
Muista myös
Tarvitaanko tulkkia? Tulkki istuu yleensä kunniavieraan vieressä mutta siten, että kaikki kuulevat ja/tai näkevät hänet hyvin.
