Somefiidissä tulee vastaan mielenkiintoinen tapahtuma, tai sähköpostiin kilahtaa kutsu. Linkin klikkaus vie ilmoittautumislomakkeelle, ja muutaman tiedon täyttämisen jälkeen painetaan lähetä. Kas, näin potentiaalinen asiakas ja tapahtuman osallistuja on kirjattu rekisteriin. Tie kohti elämystä on jo pitkällä. Asiakas on tapahtumahallinnan putkessa, joka kuljettaa hänet läpi koko tapahtuman elinkaaren.
Palataan alkuun. Ennen kuin tapahtumaa aletaan suunnitella tai viimeistään suunnittelun ensi askelilla on päätettävä, mikä järjestelmä valitaan avuksi. Ja nimenomaan valitaan, sillä modernilla tapahtumatuottajalla on monia digitaalisia vaihtoehtoja. Kaukana ovat ne ajat, kun tapahtumahallintaa pyöritettiin exceleissä ja ruutupaperilla.
Mutta se valinta. Se voi olla hankala. Erilaiset alustat tarjoavat hieman erilaisia palveluita – ja hyvin erilaisia kustannuksia.
Loppupeleissä kysymys on projektinhallinnasta, joka tapahtumajärjestelmän kautta tehtynä tuo tapahtumaan ammattimaisuutta, helppoutta, turvallisuutta sekä mitattavuutta. Monesti myös säästetään kustannuksissa, kun tapahtumahallinta on keskitetysti yhdessä paikassa.
Pääosa järjestelmistä tarjoaa vähintään kutsut, ilmoittautumis- ja palautelomakkeet, sähköposteihin ja tekstareihin pohjautuvan viestinnän, oman tapahtumasivun sekä raportointityökalun.
Hieman tarjoajasta ja valitusta työkalun tasosta riippuen valikoimaan voivat kuulua myös esimerkiksi maksuliikenne, liidigenerointi, tapahtuman mobiilisovellus, tapahtuma-alueen kulunvalvonta, videokeskustelutilat, pelillistäminen ja vaikka CRM-integrointi.
Tärkeintä on aivan ensimmäiseksi tunnistaa oma tapahtumahallinnan tarve. Mitkä ominaisuudet ovat pakollisia, jotta elämys onnistuu? Entä mitkä auttavat tekemään parhaan tapahtuman, mutta ilmankin selvitään? Entä mitä ominaisuuksia ei tarvita lainkaan?
Tutustumalla eri järjestelmien tarjontaan saa kokonaiskuvan hallintatyökalujen ominaisuuksista. On äärimmäisen fiksua vertailla eri järjestelmiä keskenään ja pallotella työkalun tarpeita kunkin palveluntarjoajan edustajan kanssa. Useimpia voi kokeilla esimerkiksi kaksi viikkoa maksutta. Tämä kannattaa hyödyntää ennen kuin alkaa suunnitella tapahtumaa, jotta on sopiva järjestelmä haarukoituna, kun tapahtumatyö alkaa.
Näillä hallinnoit
- Liveto | liveto.io
- Lyyti | lyyti.com/fi
- Eventilla | eventilla.com
- Eventos | eventos.fi
- Gemilo Ilmo | gemilo.com
- Kongressi | dataprisma.fi
Muista, että…
- …tapahtuman elinkaari alkaa jo tapahtuman suunnittelusta ja jatkuu tapahtuman jälkimarkkinointiin.
- …tapahtumaviestintä on kokonaisuus, johon kuuluvat etukäteismarkkinointi, kutsut, ilmoittautumisten vahvistusviestit, muistutukset, ohjeviestit, kiitosviestit ja palautteet.
- …hoivaamalla osallistujaa aina kiitosviestiin saakka luot tunteen, että hänestä pidetään huolta.
- …ilmoittautumisen täytyy olla helppoa. Kysy siis osallistujalta vain aivan pakolliset asiat.
- …tapahtumahallinnan teknologia ylläpitää ajantasaista osallistujalistaa ja on turvallinen myös GDPR:n näkökulmasta.
LUE MYÖS: Karkkia, heijastin tai ehkä aineeton lahja? Valitse tapahtumasi giveaway-tuotteet tarkasti
