Tapahtuman kalustevalinnoilla ja tilasuunnittelulla on tärkeä rooli kävijäkokemuksen luomisessa. Erityispiirteiden viilaaminen ei auta, jos tilasuunnittelussa epäonnistutaan.
”Yksityiskohdat kiinnittävät vieraan katseen, mutta yhtä lailla muistiin jää se, oliko tapahtuma käytännön toteutukseltaan toimiva”, toteaa Jubileen myynti- ja kehitysjohtaja Tuomo Pehkonen.
Astiavuokrauksesta tunnettu Jubilee on erikoistunut myös tapahtumien tilasuunnitteluun ja kalusteiden vuokraamiseen.
Laadun lisäksi Jubileen kilpailuetu on valikoiman laajuus ja tuotteiden suuret määrät, ja Jubilee onkin tapahtuma-alan kokonaisvaltaisin kumppani astia- ja kalustevuokrauksen saralla. Jubilee pystyy palvelemaan yksittäisen messuosaston kalustamisesta aina kesän suurimpien festareiden toteutukseen. Valtaosa kalustevuokrauksesta hoituu avaimet käteen -periaatteella. Tällöin Jubileen tiimi hoitaa koko prosessin lähtötilanteen kartoittamisesta tilasuunnitteluun ja logistiikasta rakennukseen ja purkuun saakka. Kokonaiskustannukset pyritään huomioimaan mahdollisimman realistisesti heti ensimmäisestä tarjouksesta lähtien. Tapahtuman henkilömäärän lisäksi keskustelua käydään tilaisuuden luonteesta. Myös erikoistoiveet toteutukseen liittyen käydään läpi.
”Verkostoitumiseen tarkoitettu tapahtuma vaatii erilaista kalustusta ja tilankäyttöä esimerkiksi seminaariin verrattuna”, Pehkonen havainnollistaa.
Tapahtuman tilasuunnittelu on kannattava investointi
Jubileen suunnittelupalvelu tehostaa asiakkaan ajankäyttöä ja tapahtuman budjetointia. Tilasuunnittelua voidaan tehdä asiakkaan kanssa yhdessä, mutta yleensä tehokkainta on toteuttaa suunnittelutyö omana kokonaisuutenaan aloituspalaverin pohjalta. Lähtökohdaksi riittää mittatiedoilla varustettu pohjakuva ja ajatus tilaan tulevista toiminnoista. Ensimmäisen pohjakuvan jälkeen päivityskierroksia käydään tarpeen mukaan yhdestä jopa kymmeneen kappaletta.
”Kokonaisuus eri vaihtoehtoineen hahmottuu kyllä matkan varrella. Usein tilasuunnitteluun investointi kannattaa jo tarjousvaiheessa, sillä se selkeyttää päätöksentekoa.”
Joskus osapuolet ovat niin tyytyväisiä jo ensimmäiseen suunnitelmaan, että asiaan sovitaan palattavan vain tarvittaessa. Mitä isompi tapahtuma on kyseessä, sen enemmän vuoropuhelua oikeanlaisten ratkaisujen löytäminen vaatii. Sesonkeihin mentäessä suunnittelupöydällä on useita kymmeniä tapahtumia ja hankintapäätöksissä vaaditaan ripeyttä.
”Kannustan asiakasta aina etenemään päätöksissä, sillä myös tilausvahvistusta voidaan muokata sen mukaan, miten suunnitelmat etenevät.”
Jubileen osaaminen tyhjän tilan rakentamisessa on hyödyksi niin pienten kuin isojen tapahtumien toteuttamisessa. Tapahtumatuottajilta löytyy vahva osaaminen omasta takaa, mutta Pehkonen kannustaa silti kysymään kalustetoimittajan vinkit tuotteiden toimivaan käyttöön.
”Lopputulos on aina parempi, kun huomioita tekee useampi taho. Meillä on pitkä kokemus alalta, ja uskallamme myös haastaa meille valmiiksi tehdyn suunnitelman, mikäli toteutus näyttää toimimattomalta.”
Jubilee auttaa valitsemaan oikeat kalusteet tapahtumiin
Jubileen palveluita hyödyntää esimerkiksi Järvenpäässä sijaitseva Aino Areena. Jubilee on ollut tapahtuma-areenan kumppani sen rakennusvaiheesta lähtien. Silloin tilasuunnittelun avulla mallattiin vaihtoehtoja tapahtumien toteutukseen jo ennen tilojen valmistumista.
”Kun tilaa ei konkreettisesti vielä ollut, oli Tuomon kanssa tehdystä yhteistyöstä todella iso apu. Yhdessä sparrattiin ja ratkottiin erilaisia tilatarpeita. Siitä oli meille iso hyöty heti alkuvaiheessa”, kertoo liiketoimintajohtaja Antti Lehto.
Suuren areenatilan jakaminen esimerkiksi erilaisiksi tapahtuma-alueiksi on aina oma projektinsa, ja siksi tilasuunnittelusta on hyötyä myös toiminnan vakiinnuttua.
”Arvostamme kumppaneissamme luotettavuutta ja ammattitaitoa. Arjen rutiinitekemisessä on tärkeää, että asiat hoituvat niin kuin pitääkin. Jubilee on laadukas palveluntarjoaja. ”
Lehdon mukaan tapahtumasuunnittelua helpottaa se, että käytössä on kumppani, joka pystyy tarjoamaan ratkaisuja tilasuunnitteluun.
”Voimme suoraan ehdottaa asiakkaallemme, miten juuri heidän tapahtumansa kannattaisi kalustaa. Se on iso etu.”
Jubilee
- 30 vuotta täyttävä Jubilee on Suomen tapahtuma-alan suurin ja kokonaisvaltaisin kumppani astia- ja kalustevuokraukseen.
- Toimipisteet Helsingissä ja Tampereella – yhteensä 30 ammattilaista valmiina tapahtumaasi varten.
- Kattava ja monipuolinen valikoima – jopa 700 tuotetta.
- Palvelua pienistä perhejuhlista Suomen suurimpiin yritys- ja vapaa-ajan tapahtumiin.
- Verkkokauppa – koko tuotevalikoima näkyvillä ja helposti tilattavissa.
- Kuljetuspalvelu – kalusteiden toimitus paikanpäälle ympäri Suomen.
- Tapahtumarakennus – ammattitaitoinen tiimi palveluksessasi.
- Suunnittelu – tee parempia kalustevalintoja yhdessä Jubileen kanssa.
Yhteystiedot
Tuomo Pehkonen, myynti- ja kehitysjohtaja
tuomo@jubilee.fi, (09) 7599 4412
