Mitä tulee ottaa huomioon, kun haaveena on etätyö ulkomailla? Työoikeusjuristi Oskari Lindholm ja työoikeusasianajaja Mari Mohsen kertovat.
Monenkaan työnkuvan kannalta ei ole merkitystä, tekeekö työn toimistolla, kotona, Pariisin kahvilassa tai Aurinkorannikolla. Mikä olisikaan mukavampaa kuin tehdä Suomen pimeimpinä kuukausina työt auringonpaisteessa? Valoisassa ja lämpimässä paikassa työskenteleminen saattaa auttaa työntekijää jaksamaan töissä paremmin.
Vaikka etätyöstä on tullut monelle arkea, on hyvä muistaa, että päätös etätyön tekemisestä kuuluu työnantajalle ja etätyöstä ja sen pelisäännöistä on sovittava yhdessä. Varsinkin ulkomailla työskentelyn osalta työnantajan on syytä olla erityisen hereillä.
Etätyöllä tarkoitetaan ansiotyötä, jota tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella niin, että siitä on sovittu työnantajan kanssa. Monessa organisaatiossa ulkomailla työskentely saattaa olla lähtökohtaisesti ongelmitta toteutettavissa. Eri maiden lainsäädäntö vaikuttaa etätyömahdollisuuksiin merkittävästi, ja juridiset kysymykset saattavat tuoda monia yllättäviäkin käytännön ongelmia. Huolellinen suunnittelu on siis avain onnistumiseen.
Organisaatio
Mieti, kuinka etätyö ulkomailla ylipäätään sopisi organisaation kulttuuriin ja liiketoimintaan. Etätyöhön ulkomailla liittyy sekä hyötyjä että riskejä, joita työnantajan on harkittava. Erityisesti kohdemaa ja sen lainsäädännölliset erityispiirteet on selvitettävä ja arvioitava huolellisesti.
Toimenkuva
Pohdi, onko työntekijän työ sellaista, että se voidaan suorittaa ulkomailla. Aiheuttaako eri aikavyöhyke ongelmia? Vaatiiko työ joskus työntekijän läsnäoloa toimistossa lyhyelläkin varoitusajalla – kuka kattaisi matkakustannukset siinä tapauksessa?
Luottamus
Etätyö ulkomailla on pitkälti kiinni työntekijän ja työnantajan välisestä luottamuksesta. Tätä silmällä pitäen on hyvä tehdä tapauskohtainen arvio työntekijän kyvystä suoriutua etätyöstä ulkomailla. Myös työntekijöiden tasa-arvoinen kohtelu on huomioitava.
Verotus
Verotuskysymykset on syytä selvittää erityisen tarkasti. Työntekijän ansiotulo verotetaan yleensä tämän asuinmaan verotuksen mukaan. Säännöt voivat kuitenkin vaihdella lainkäyttöalueittain. Lisäksi työskentelyvaltion veroviranomaiselta kannattaa jo toimintaa suunniteltaessa varmistaa, katsotaanko, että työnantajayritykselle muodostuu etätyöskentelymaahan niin sanottu kiinteä toimipaikka. Tällöin työnantajalle voi muodostua yhteisöverovelvollisuus myös työskentelymaahan.
Työlupa
Työlupaa ei vaadita esimerkiksi Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen maihin. Työntekijän tulisi kuitenkin rekisteröityä, jos etätyöskentely kohdemaassa kestää vähintään kolme kuukautta. Etätyöskentelymaasta riippuen työlupa voi edellyttää kiinteää toimipaikkaa kyseisessä maassa.
Sosiaaliturva
Työnantajan on haettava työntekijälle A1-todistus, josta käy ilmi, minkä maan sosiaaliturvalakeja sovelletaan ja mihin maahan työnantajan ja työntekijän on maksettava sosiaaliturvamaksuja. Työntekijän etätyö muualla kuin EU-maassa, ETA-alueella tai muussa sopimuksettomassa maassa voi merkitä työnantajalle kaksinkertaista maksuvelvollisuutta, eli työnantajan sosiaaliturvamaksut on maksettava sekä Suomeen että maahan, jossa työntekijä työskentelee.
Vakuutukset
Muistuta työntekijää oman matka- ja sairausvakuutuksen tärkeydestä varsinkin, jos työnantajan vakuutukset eivät täysin kata ulkomailla etätyöskentelyn aikana sattuneita tapaturmia tai sairastumista. Vakavien tapaturmien tai sairauskohtausten sattuessa ambulanssilennot Suomeen voivat tulla työntekijälle hyvinkin kalliiksi ilman riittäviä vakuutuksia.
Työturvallisuus
Työnantajan on huolehdittava työntekijän työturvallisuudesta myös silloin, kun työntekijä työskentelee etänä ulkomailla, vaikka etätyössä työntekijän vastuu omasta työhyvinvoinnista onkin korostunut. Nykyään työterveyshuoltoa voidaan joltain osin toteuttaa myös etänä, joten työnantajan kannattaa keskustella työterveysasioista oman työterveyshuollon kanssa ja tarkistaa, mitä työterveyshuoltosopimus kattaa ulkomailla etätyöskentelyn osalta.
Tietoturva
Ulkomaan etätyöhön liittyy myös monia työnteon välineisiin ja tietoturvaan liittyviä käytännön seikkoja, joita työnantajan olisi syytä miettiä uudella tavalla. Ota siis selvää ulkomaan etätyön mahdollisista tietoturvaongelmista ja -kustannuksista. Etätyö edellyttää työnantajan tietosuoja- ja turvallisuusperiaatteiden noudattamista sekä luotettavaa verkkoyhteyttä.
Kirjallinen sopimus
Tee aina kirjallinen sopimus etätyöstä ulkomailla (mitä, missä, milloin, kuinka kauan, jne). Työnantajalle on suositeltavaa jättää mahdollisuus etätyöjärjestelyn keskeyttämiseen esimerkiksi siltä varalta, että jotain odottamatonta tapahtuu tai jos työnantaja tarvitsee työntekijän takaisin työpaikalle. Kustannusten jakautuminen työnantajan ja työntekijän välillä on tarpeen huomioida kattavasti etätyösopimuksessa.
Etätyö = Ansiotyötä, jota tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella niin, että siitä on sovittu työnantajan kanssa.
