Host. Se, joka ottaa hymyillen vieraat vastaan, juontaa tapahtuman ja luo paikalle hyvän hengen. Tapahtuman keulakuva. Se, jolta löytyy esiintymisvarmuutta ja kykyä improvisoida tiukoissa tilanteissa.

Hostin rooli vaihtelee riippuen tapahtuman koosta ja siitä, tuleeko host järjestävän yrityksen sisältä vai ulkoa. Host voi toimia tapahtuman juontajana, ja laajimmillaan hän vastaa kaikesta aina vieraiden vastaanottamisesta aulassa ruuan tuloon ajallaan sekä loppujuontoihin.

”Host on tapahtuman tärkein esiintyjä. Hän luo halutun tunnelman ja katsoo, että tapahtuman tavoitteet toteutuvat”, Maikki Median toimitusjohtaja Kati Vasell sanoo.

Host sisäistää tapahtuman hengen ja tavoitteet. Hän tietää, puhutaanko huumorilla vai vakavia, onko tarkoitus edistää myyntiä vai luoda verkostoitumismahdollisuuksia.

Hyvällä hostilla on sosiaalista älyä. Hän on persoonallinen, varmaotteinen ja sellainen, joka tekee tapahtumasta ikimuistoisen kokonaisuuden.

”Host huomioi esiintyjät ja aistii yleisön. Tärkeintä on sosiaalinen älykkyys”, Tuuli-Elina Andersén kertoo. Andersén työskentelee kehitysjohtajana Maikki Mediassa, joka välittää ammattijuontajia tapahtumiin sekä järjestää esiintymisvalmennuksia.

Sosiaalinen älykkyys on kykyä tulkita tapahtuman henkeä ja yleisön fiiliksiä. Kykyä ymmärtää, mitä muut ajattelevat ja tuntevat.

”Ja myös rohkeutta toimia havaintojensa mukaan. Jos host aistii, että yleisön mielenkiinto alkaa laskea, hänen pitää uskaltaa omalla toiminnallaan vetää huomio takaisin tapahtumaan.”

Host on filtteri yleisön ja tapahtuvien muutosten välissä. Usein kaikki ei mene suunnitellusti. Esiintyjää ei kuulu tai lämmin ruoka on myöhässä.

”Host toimii niin, ettei yleisö edes huomaa, että jokin meni pieleen. Oma epävarmuus ei saisi näkyä yleisölle, ettei yleisön tarvitse kokea myötähäpeää”, Vasell sanoo.

Se vaatii kykyä improvisoida.

Hostin valinta

Host voi olla ulkopuolelta tilattu ammattilainen tai sopiva henkilö yrityksen sisältä. Oikeanlaisen hostin valitsemiseen kannattaa käyttää tovi, sillä hyvä host jää ihmisten mieleen ja herättää tapahtuman henkiin.

”Hyvä host antaa lisäarvoa tapahtumaan. Hän sopii tapahtuman henkeen ja tunnelmaan ja saa tavoitteet täyttymään. Hänellä on tapahtumaan sopiva kokemus, koulutus ja tausta”, Vasell listaa.

Jos host tulee yrityksen sisältä, vaatii ryhtyminen usein enemmän valmistautumista. On myös tärkeää, että henkilö on sopiva ja yrityksessä ymmärretään roolin laajuus.

”Usein hostiksi otetaan yrityksen sisältä ’kahvihuoneen jutunkertoja’ tai kokenut esiintyjä. Hyvät esiintymistaidot ovat toki välttämättömyys, mutta niillä ei yksin pärjää, koska hostin rooli on paljon laajempi”, Andersén sanoo.

Host ei ole pelkkä juontojen vetäjä. Hän myös sisäistää tapahtuman tavoitteet, tekee käsikirjoituksen ja luo tapahtuman hengen.

”Jos näitä ei tehdä, toteutus jää usein vähän pinnalliseksi ja tavoitteiden täyttyminen sattuman varaan.”

Hostiksi päätyneen ensikertalaisen kannattaa etukäteen miettiä, miten selviää yllättävistä tilanteista.

Etukäteistyö

Valtaosa hostin työstä tehdään ennen tapahtumaa. Usein host buukataan heti, kun tapahtuman tila ja vierasmäärä on tiedossa.

”Usein ammattihostilla on ihan mieletön tapahtuma-alan kokemus ja osaaminen, joten häntä kannattaa hyödyntää myös suunnitteluvaiheessa”, Vasell vinkkaa.

”Etenkin jos tapahtumassa on paneelikeskusteluja tai haastatteluja, ei yhteydenotto ihan edellisenä päivänä riitä, vaan asioihin perehtyminen vie aikaa”, Andersén lisää.

Hänen mukaansa noin 80 prosenttia hostin työstä on suunnittelua, 20 prosenttia paikan päällä toimimista ja improvisointia.

Suunnittelu

Hyvä host suunnittelee kaiken tarkkaan etukäteen. Suunnitteluun kuuluvat taustatyö, tapahtuman suunnittelu ja juontojen käsikirjoittaminen. Ensimmäisenä, usein muutama kuukausi ennen tapahtumaa, käydään läpi tapahtuman alkuspeksit.

”Istutaan alas, käydään läpi tapahtuman tunnelma, kesto ja tavoitteet”, Vasell sanoo.

Seuraava tapaaminen kannattaa järjestää lähempänä tapahtumaa. Silloin pureudutaan jo käytännön yksityiskohtiin. Viimeinen palaveri kannattaa pitää juuri ennen tapahtumaa.

Vieraiden vastaanotto

Pienissä tapahtumissa host on mukana vastaanottamassa vieraat ovelta asti ja huolehtii myös viihtyvyydestä. Vähänkään isommassa tilaisuudessa hostin ja juontajan rooli kannattaa eriyttää, koska yksi ihminen ei voi olla lavalla ja vieraiden joukossa yhtä aikaa.

Juontojen käsikirjoittaminen

Käsikirjoitus linjaa, mitä missäkin juonnossa sanotaan. Se muuttaa tunnelman ja tavoitteet konkreettisiksi sanoiksi. Pohjana toimivat asiakkaalta tulleet taustatiedot.

Ulkopuolinen ammattijuontaja osallistuu usein käsikirjoittamiseen. Tilaaja voi myös kirjoittaa valmiit spiikit. Parhaiten käsikirjoituksen teko sujuu tiiminä, jossa host on mukana, koska on tärkeää, että juonnot sopivat hostin suuhun.

Juontaminen

Näkyvin osa tapahtuman hostaamista on juontaminen. Host on lavalla, saa vieraat tuntemaan itsensä tervetulleiksi ja asiakkaan tyytyväiseksi. Hän luo tilaisuuden hengen ja paikkaa mokat. Host voi ottaa mukaan lavalle juontojen käsikirjoituksen. Käsikirjoitus voi olla sanasta sanaan auki kirjoitettu tai asiasanatyyppinen muistilista. Usein muistiinpanot ovat tabletilla tai perinteisillä A5-kokoisilla pahvisilla juontokorteilla.

”Tärkeintä on, ettei lavalle viedä mitään isoa paperipinoa, vaan muistiinpanot ovat tyylikkäät ja sopivat tilaisuuden henkeen.”

Juonnoissa host myös paikkaa eteen tulevat yllättävät muutokset.

”Siinä auttaa kokemus. Mitä enemmän on kokemusta, sitä helpompi on reagoida muutoksiin ja keksiä, miten tullut tyhjä viisitoistaminuuttinen täytetään, ottaako mukaan verkostoitumisharjoituksen vai ylimääräisen haastattelun.”

Tärkeä aikataulu

Aikataulussa pysyminen on iso osa onnistunutta tapahtumaa. Siksi on tärkeää keskustella etukäteen siitä, kenen vastuulla siitä huolehtiminen on. Pienessä tilaisuudessa host voi katsoa, että esiintyjät ovat lavalla ajoissa, keskeyttää juontajana puhujien liian pitkät puheet ja kommunikoida cateringin kanssa siitä, milloin vieraat siirtyvät illalliselle.

Isommassa tapahtumassa yksi ihminen ei voi tehdä tätä kaikkea. Lavan viereen kannattaa printata aikataulu ja hankkia kello, josta seurata ajan kulumista.

Pukukoodi

Hostin kannattaa selvittää tapahtuman pukukoodi hyvissä ajoin. Jos ei ole varma pukukoodista, on parempi yli- kuin alipukeutua.

”Jos yrityksestä sanotaan, että pukeudutaan rennosti, kannattaa vielä täsmentää, mitä se tarkoittaa. Osalle rento tarkoittaa, että on puvuntakki päällä mutta auki, osalle taas t-paitaa ja farkkuja”, Vasell vinkkaa.

Oma persoona saa hostinkin ulkonäössä näkyä, kunhan kokonaisuus on huoliteltu.

Mitä isompi tapahtuma on, sitä varmempaa hostin on turvautua ammattimeikkaajan tai kampaajan apuun. Isot lavat ja valot vaativat meikiltä enemmän.

Mokat ja yllätykset

Usein jokin asia menee pieleen, oikeastaan melkein aina. Mikki ei toimi, esiintyjän juna on myöhässä tai ruokaa ei kuuluu. Hostin on tärkeintä säilyttää oma varmuus.

”Jos hostilla ei ole kokemusta, mokat näkyvät helposti yleisölle. Se antaa yrityksestä epävarman kuvan, vaikka yritys ei itse olisi järjestänyt tapahtumaa. Hyvä host on siis kullanarvoinen”, Andersén sanoo.

Parhaiten auttavat ennakointi ja suunnitelmat. Kannattaa miettiä myös erilaisia skenaarioita siitä, mitä voi tapahtua.

”Ennen tapahtumaa kannattaa tarkistaa tilan äänentoisto ja varmistaa, että osaa käyttää sitä. Asiaan vihkiytynyt ääniteknikko on aina palkkansa arvoinen. Välillä myös ajatellaan, että äänentoistoa ei tarvita, kun hostilla on niin kuuluva ääni. Kyllä tarvitaan”, Vasell sanoo.

Joskus host ei uskalla pitää aikataulusta kiinni tapahtuman aikana, ei esimerkiksi uskalla keskeyttää toisen puhetta tyylikkäästi. Sitäkin kannattaa treenata.

Jälkipuinti

Tapahtuman jälkeen on hyvä muistaa tapahtuman purku. Se voi olla vaikka videopalaveri tai sähköposti. Host on usein mukana jälkipuinnissa, jossa käydään läpi, mikä meni erinomaisesti, ja oliko jotain, missä voisi vielä parantaa. Usein käsitellään myös osallistujilta tullut palaute. Jälkipuinti antaa myös tilaisuuden jälkimarkkinointiin; hostin kanssa voidaan tehdä vaikka kiitosvideo osallistujille.

---

---