Tapahtumajärjestäjä – ota (tunne)tila haltuun. Brändi ei jää mieleen esitteellä, vaan elämyksellä

Astut ovesta sisään. Taakse jää tihkusade ja kiireen tunne. Silmiesi eteen avautuu toinen todellisuus. Katseesi harhailee värivalojen maalaamassa tilassa ja pysähtyy projisoidulle seinälle, jossa liikahtaa jotain yllättävää. Iloisen puheensorinan taustalla soi miellyttävä musiikki. Jokin tuttu tuoksu leijailee ilmassa. Kokonaisvaltainen, hykerryttävä tunne saa hymyn nousemaan kasvoille.

Tila viestii tapahtuman tunnelmaa jo ennen ensimmäistäkään puheenvuoroa. Ensivaikutelma on ratkaiseva. Ammattitaitoisella suunnittelulla voit vaikuttaa osallistujien kokemukseen heti ensi metreistä alkaen.

– Tila kannattaa ottaa haltuun. Varsinainen ohjelma voi alkaa vasta tunnin tai kahden kuluttua asiakkaan saapumisesta. Tähän alkuhetkeen kannattaa kiinnittää suunnittelussa erityistä huomiota, vinkkaa Niko Vikström, PunaMusta Coloro Oy:n avainasiakaspäällikkö.

PunaMusta Colorolla tiedetään, miten tapahtumasta tehdään ilmiö jo ennen ensimmäistäkään alkuspiikkiä. Vaikuttavan tapahtumapaikan brändäämiseen on käytettävissä lähes rajaton määrä mahdollisuuksia – ulkomainonnasta painettuihin kaulapasseihin, opasteista somisteisiin, seinäpinnoista digipintoihin. Tila herää eloon LED-screeneillä, videoprojisoinneilla ja pienilläkin visuaalisilla yksityiskohdilla.

– Sisääntulo voi olla valoilla ja videotehosteilla rakennettu portti. Perinteinen kuvausseinä voidaan toteuttaa LED-screenillä, jossa vilisee hauskoja yksityiskohtia, ideoi Profilight Oy:n toimitusjohtaja Mika Yli-Jyrä.

Yhdellä kontaktilla, kaikilla aisteilla tuntuva tapahtumailme

Rebl Groupiinkuuluvilla PunaMusta Colorolla ja Profilightilla on vuosien kokemus erikokoisten tapahtumien toteuttamisesta – yritysten pikkujouluista ja tuotelanseerauksista aina suurten areenoiden urheilutapahtumiin, mitalijuhliin ja kansainvälisiin konferensseihin. Vaikuttava, tunnejäljen jättävä tapahtuma järjestyy yhdellä kontaktilla.

Yritysten saumaton yhteistyö takaa yhtenäisen, näyttävän ja moniulotteisen tapahtumailmeen. Riittää, että asiakas kertoo tapahtuman speksit ja sijainnin.

– Projektinhallinta on vahvuutemme. Asiakas voi keskittyä itse tapahtumasisältöön – me huolehdimme kaikesta muusta, Vikström lupaa.

Yli-Jyrä kertoo, että asiakkaat hakevat AV-tekniikalla perustarpeiden lisäksi ennen kaikkea mieleenpainuvaa wau-efektiä.

– Meillä ammattilaisilla on kokonainen kirjasto näyttäviä ratkaisuja mielessämme – sellaisia, joita asiakas ei välttämättä osaa edes kuvitella. Hoidamme tekniikan ja tarvittaessa myös sisällön asiak­kaan puolesta.

Perusasiat kuntoon paikkavisiitillä

Vikström korostaa, että kokemus auttaa fokusoimaan tärkeimpiin asioihin jo suunnittelun alussa. Ensivaikutelman lisäksi onnistuneen tapahtuman kulmakiviä ovat toimivat kulkureitit, selkeät opasteet ja riittävä valaistus – ja kyllä, myös wc-tilojen saavutettavuus vaikuttaa asiakaskokemukseen.

– Kun tapahtumapaikka on selvillä, sovimme asiakkaan kanssa tapaamisen paikan päälle. Tilojen tarkastelun lomassa sparrailemme toteutusta ja käytännön asioita yhdessä, Vikström kertoo.

Tilassa liikkuminen on kaiken tapahtumasuunnittelun lähtökohta. Yli-Jyrän mukaan alkutilanne on usein teknisesti haastava – siksi hän käy aina paikan päällä selvittämässä, mitä kyseisessä tilassa kannattaa tehdä.

– Taitavalla suunnittelulla teollisuushallin rosoisista betoniseinistä saa vaikka marmoripintaisen palatsin. Savun, laserin ja hologrammi-efektien avulla tila saadaan jopa leijumaan. Me näemme heti, mikä on mahdollista ja mikä ei, Yli-Jyrä sanoo.

Vastuullisia valintoja, pitkäikäisiä materiaaleja

PunaMusta Colorolla ohjataan asiakasta suunnittelemaan kestäviä ratkaisuja. Uudelleenkäytettävät materiaalit säästävät kustannuksia ja ovat vastuullisia valintoja.

– Toistuvissa tapahtumissa pyrimme välttämään esimerkiksi päivämäärien tai tarkkojen ohjelmien painamista materiaaleihin, Vikström kertoo.

Suurien teippausten sijaan käytetään kankaita – kevyempi, helpompi ja kierrätettävämpi vaihtoehto.

– Tarjoamme myös varastointipalvelua. Puhdistamme ja dokumentoimme kaikki materiaalit, joten ne ovat valmiit ja nopeasti saatavilla seuraavaa tapahtumaa varten.

Wau-elementti ei synny vain laitteilla

Yli 30 vuotta alalla toiminut Mika Yli-Jyrä muistuttaa, että pelkkä teknologia ei riitä.

– Sisällöllä ja oikealla kuvasuhteella on iso merkitys. Jos videoseinä on 50 metriä leveä ja neljä metriä korkea, siihen täytyy tehdä oma sisältönsä. Näytöt voivat olla vaikka soikioita, noppia tai mutkittelevia muotoja. On tärkeää suunnitella tarkasti, mitä niissä pyörii.

Yllättävä liikahdus, hauska hahmo, jokin tunnelmaa rikkova yksityiskohta – ne jäävät mieleen.

– Teemme nykyisin paljon myös 3D-sisällöntuotantoja, joissa hahmo ikään kuin hyppää ruudusta ulos. Niissä katselukulma pitää kuitenkin määritellä erittäin tarkasti, Yli-Jyrä muistuttaa.

Elämys jää mieleen. Pelkkä esite ei.