Tapahtuma-alan ammattilaisten ja palveluntarjoajien Kongressimessut järjestetään Helsingin Messukeskuksessa 27.–28. huhtikuuta. Kuusi tapahtumateollisuuden rautaista ammattilaista pohtii alan näkymiä messujen alla.
Tapahtumat ovat parasta terapiaa
Juho Hiidenmaa
Tuotanto- ja asiakkuusjohtaja, Lataamo
”Koronavirustauti on muuntautunut asiantuntijaennustusten mukaisesti kausiflunssaksi, minkä ansiosta arki alkaa palata vanhoihin uomiinsa. Ihmismielen muisti on lyhyt, joten jos saamme hyvän live- ja festarikesän, asiat normalisoituvat. Pitkän kaavan käyttäytymismallit eivät ole muuttuneet, mutta jotkin järjestelyt, kuten käsidesi ja tilannekohtainen maskin käyttö pysyvät myös jatkossa. Ukrainan tilanne tulee näkymään kuoppina taloudessa. Aidon kohtaamisen arvo kuitenkin korostuu. Jos korona eriytti meitä, Ukraina yhdistää.
Kriisitilanteissa parasta terapiaa on tavata ja vaihtaa ajatuksia. Tapahtumat ovat tähän paras ja turvallisin alusta. Kun muutos on rajua, pään on pysyttävä kylmänä, sanoi tasavallan presidentti Sauli Niinistö. Media ruokkii ajatusmallia, jonka mukaan lyhyen aikavälin asioihin ylireagoidaan, pitkän aikavälin muutoksiin puolestaan alireagoidaan. Itse kannustan elämään elämää, nauttimaan siitä ja tapaamaan ihmisiä. Ylenmääräiseen negaatioon ei ole tarpeen lähteä mukaan.
Tapahtumakenttä aktivoituu tämän kevään aikana, ja syksystä on tulossa kiireinen. Kannustan tekemään päätökset ajoissa, sillä tekijöitä ja tapahtumatiloja ei riitä mattimyöhäisille. Koska viimeiset kaksi vuotta ovat olleet kuoppaisia, trendaa tapahtumissa ennen kaikkea ihmisistä ja heidän hyvinvoinnistaan huolehtiminen, olivat he sitten oman organisaation työntekijöitä, asiakkaita tai kumppaneita. Ihmisten kohtaamiseen halutaan nyt varata aikaa.”
”Jos korona eriytti meitä toinen toisistamme, Ukraina yhdistää.”
Sisältö edellä
Osnat Mangs
Perustaja, Sisters Inc.
”Ihmiset ovat kyllästyneet virtuaalisuuteen – nyt halutaan livekohtaamisia. Osa kuitenkin vielä empii, emmekä voi pakottaa heitä paikan päälle. Oikea ratkaisu on hybriditapahtuma, jossa tapahtuman volyymi muutenkin lisääntyy pienellä lisäpanostuksella. Koronan tuoma muutos on ollut tapahtuma-alalle yleisesti ottaen hyvästä. Koneen ääressä ihminen jaksaa keskittyä noin puolet vähemmän kuin livetilanteessa, joten virtuaalitoteutusten myötä on ollut pakko tiivistää ja keskittyä timanttiseen sisältöön.
Pelkkä puhuva pää enää riitä. Tapahtuman toteutukseen tarvitaan TV-tuotantomainen ote: tarinallisuutta, audiovisuaalisuutta, vahva käsikirjoitus ja oikeanlainen rytmitys. Totuttuja perinteitä on jouduttu virtuaalitoteutuksissa rikkomaan, eikä livetapahtumissakaan ole enää mitään syytä palata vanhaan.
Pandemian myötä oman ajan arvostus lisääntyi. Jotta potentiaalinen osallistuja on valmis uhraamaan aikaansa tapahtumalle, tulee sen tuottaa hänelle entistä enemmän lisäarvoa. Siinäkin on keskiössä sisältö.
Viime vuosien tapahtumatrendejä ovat olleet kestävä kehitys, inklusiivisuus ja saavutettavuus. Samoilla linjoilla jatketaan edelleen. Tarjoilujen kasvis- ja paikallispainotteisuus, ilmastokysymykset, esiintyjäkaartin monipuolisuus ja osallistumisen helppous todennäköisesti vahvistuvat entisestään. Lisäksi aidon yhteyden saaminen muihin ihmisiin on tervetullut vastapaino pitkään jatkuneelle yksin puurtamiselle.”
”Hybridissä tapahtuman volyymi lisääntyy pienellä lisäpanostuksella.”
Satelliitteja, vastuullisuutta ja mitattavia tuloksia
Juhapekka Koppanen
Toimitusjohtaja, Prime Event & Event Metrics Pro
”Tapahtumakentällä on tällä hetkellä hyvä pössis. Bisnes on piristynyt, ja jotkut alan yritykset povaavat jopa ennätysvuotta. Korona vei tapahtuma-alan virtuaalimaailmaan. Digitaaliset ratkaisut tulevat yleistymään jatkossakin, eivätkä hybriditapahtumat katoa minnekään. Niitä voi järjestää monella eri mallilla, ja yhtenä trendinä ovatkin hybridijärjestettävät satelliittitapahtumat.
Satelliittitapahtuma koostuu yhdestä päätapahtumasta ja useammasta alueellisesta tapahtumasta, joissa ollaan läsnä mutta seurataan yhteistä, yleensä päätapahtumasta lähetettävää ohjelmaa. Tapahtumatyyppi sopii epävarmaan tilanteeseen, ja pienemmässä ryhmässä pääsee myös helpommin keskustelemaan omien kontaktiensa kanssa.
Lisäksi ilmastotietoisuus ja vastuullisuus kasvavat entisestään. Monissa tapahtumissa ammattilaiset ovat jo aiemmin ohjanneet kestävämpiin ratkaisuihin, mutta nyt painetta alkaa tulla asiakkaidenkin suunnalta. Mitä pidemmälle ilmastokriisi etenee, sitä suuremmaksi kysymys vastuullisuudesta muodostuu.
Kolmas trendi on tavoitteellisuuden kasvattaminen, joka on saapumassa maailmalta Suomeenkin. Tapahtumat ovat isoja investointeja, ja kansainvälisten organisaatioiden lisäksi pienemmätkin asiakkaat ovat yhä kiinnostuneempia sijoituksensa kannattavuudesta. Tulosten mittaaminen ei sinänsä ole uusi asia. Siitä puhutaan usein aloituspalavereissa, mutta se tuntuu unohtuvan projektin aikana.
Toisaalta mitä enemmän mitataan, sitä enemmän siitä saadaan kokemusta ja sitä enemmän tavoitteellisuuteen aletaan kiinnittää huomiota. Sitä paitsi taloudellisten faktojen näyttäminen kasvattaa omalta osaltaan myös tapahtuma-alan arvostusta.”
”Digitaaliset ratkaisut tulevat yleistymään jatkossakin, eivätkä hybriditapahtumat katoa minnekään.”
Nyt on aika kohdata
Hannu Takala
Kaupallinen johtaja, Tapaus
”Tarve nähdä on nyt kova. Luovat ideat ja erilaiset toteutustavat ovat hyvä lisä, mutta tärkeintä tuntuu olevan livenä kohtaaminen. Lisäksi kiinnostusta herättävät uudet elämykselliset venuet, kuten Nokia Arena ja Pikku-Finlandia.
Pohjoismaisena trendinä on kokeilla asioita, joista on viimeiset kaksi vuotta puhuttu, mutta joita ei ole voitu vielä toteuttaa. Tällaisia ovat muun muassa hybriditapahtumat. Toistaiseksi harva yritys on panostanut sellaiseen hybridiin, jota tapahtuma-alalla ajatellaan. Silloin livetilaisuutta ja virtuaalitapahtumaa ei ole käsikirjoitettu vain toisen yleisön ehdoilla, vaan kumpikin osallistujakokemus on yhtä elämyksellinen.
Myös tapahtumien tavoitteellisuus trendaa. Se on jo pitkään kiinnostanut alan toimijoita, mutta oikeanlaisten tavoitteiden löytäminen ei aina ole ollut helppoa. Ruotsalainen kollegani on todennut ongelman olevan siinä, etteivät oikeat ihmiset kohtaa tapahtuman suunnitteluvaiheessa.
Tavoitteellisuutta voi tarkastella myös eri aikaperspektiiveistä. Yhden yksittäisen tapahtuman tuloksia ei välttämättä kannata tuijottaa – voittajia ja nopeimpia oppijoita ovat ne yritykset, jotka testaavat eri vaihtoehtoja nähdäkseen, mitkä niistä vaikuttavat eniten. Kyse on pitkäaikaisesta kehittämistyöstä ja siitä, että tapahtumat suunnitellaan osaksi isompaa kokonaisuutta.
Vaikka nyt rynnätään kohtaamaan, virtuaalitapahtumat ovat selvästi löytäneet oman paikkansa. Asiakkaat ovat oppineet, mitkä tapahtumat heidän organisaatiossaan kannattaa jatkossakin järjestää virtuaalisina, mitkä livenä.
Kaiken kaikkiaan kysynnän kulmakerroin on huikea. Kesälle myydään jo eioota, kun patoutunut tarve tavata purkautuu.”
”Kysynnän kulmakerroin on huikea.”
Tallenteita ja kotimaan helmiä
Mikko Kaarlela
Toimitusjohtaja, Management Events Studio
”Juuri nyt tehdään moneen kertaan siirrettyjä tapahtumia. Kysyntä piristyy koko ajan, ja liikkeellä ollaan lähtökohtaisesti kahdella kärjellä. Pitkän eristyksissä olon jälkeen pääosassa on henkilöstö. Nyt keräännytään yhteen ja koetaan asioita aidosti yhdessä.
Toinen kärki ovat asiakkaat. Heidät pitää kohdata, jotta voidaan tunteisiin vetoavasti viestiä, missä mennään. Asiakastapahtumissa nähdään kahta koulukuntaa: osa uskoo voimakkaasti liveen, osa on kokenut virtuaalitekemisen tehokkaaksi ja kustannustehokkaaksi. Lisäksi tapahtumasta tehtyä tallennetta ja siitä editoituja versioita voidaan hyödyntää jatkomarkkinoinnissa.
Nyt toteutuukin se, mistä on puhuttu viimeiset parikymmentä vuotta: kasvetaan ulos tapahtumatilasta ja laajennetaan kokonaisuus itseään isommaksi. Se onnistuu laadukkaalla ja laajasti markkinoidulla virtuaali- tai hybriditapahtumalla sekä hyvin editoidulla, monipuolisella tallenteella, jota markkinoimalla tavoitetaan lisää yleisöä. Myös tallenteen mittaaminen on helppoa – voidaan esimerkiksi tutkia, mitkä osiot ovat kiinnostaneet katsojia eniten ja kohdentaa jatkoviestintää sen mukaisesti.
Kuulostaa kornilta, mutta pandemia saattaa hyvinkin olla parasta, mitä tapahtuma-alalle on tapahtunut. Se pakotti ravistelemaan alan pölyttyneitä rakenteita ja sai viemään sisällöt, striimit ja tallenteet tasolle, jolla niistä tulee elämys. Samalla asiakkaat voittivat saadessaan käyttöönsä uuden palvelun. Itse olen ollut alalla 27 vuotta ja olen taas järjettömän innostunut kuin pikkupoika.
Myös kotimaan kohteet ja suomalainen luonto trendaavat vahvasti. Kotona kököttämisen jälkeen vapautuminen tapahtuu raikkaan ulkoilman kautta. Livekohtaamiset viedään esimerkiksi Suomenlinnaan ja Billnäsin kirsikkapuistoon, joista voidaan luoda näyttävää kuvamaailmaa striimiinkin.”
”Pandemia pakotti viemään sisällöt, striimit ja tallenteet elämykselliselle tasolle.”
Tietoa verkossa, tunnetta livenä
Jarkko Kivikoski
Myyntijohtaja, Woltti Group
”Tunnelma on ristiriitainen: bisnes avautuu ja kasvaa, mutta Ukrainassa
soditaan. Nähtäväksi jää, millä aikataululla tilanteen herättämä huoli vaikuttaa
tapahtumiin.
Päällimmäisenä tunteena on kuitenkin optimistisuus. Asiakkaat uskaltavat
suunnitella tätä ja ensi vuotta, ja alalla on väkevä eteenpäin menemisen
tunnelma. Toteutukset vaihtelevat kasvokkaisista tapahtumista virtuaalisiin
ja kaikkeen siltä väliltä.
Messuorganisaattoreilla on kova paine tehdä livetapahtumia ja eniten
rohkeutta olla avaamassa alaa uudelleen. Moni asiakasyritys vielä miettii,
milloin on sopivaa aloittaa ja miltä se viestinnällisesti näyttää. Kaikissa suunnitelmissa
kuitenkin yhä varaudutaan plan b:hen.
Osa livetapahtumista tippui pandemian aikana pois, eikä niitä tulla enää
järjestämään vanhassa muodossaan. Tällaisia ovat erimerkiksi tiedon välittämiseen
keskittyvät tapahtumat. Powerpoint-sulkeiset eivät enää liikuta
yleisöä, sillä tieto välittyy myös virtuaalisesti.
Livetapahtuman tuleekin houkutella uudella tavalla ja tarjota syy paikalle
tuloon. Siksi tapahtumista halutaan tehdä nyt entistä vaikuttavampia ja
kohdennetumpia. Sitä, mikä digimaailmaan ei mahdu, tulisi livenä korostaa:
kohtaamisia, spontaaniutta ja tunnekokemuksia.
Tapahtumamarkkinaa laitetaan parhaillaan uusiksi, ja tapahtumien tekemistä
haastetaan monella rintamalla. Vihdoin ja onneksi olemme palaamassa
sille raiteelle, mikä tapahtumaformaatti on ja mitä sillä pitäisi tehdä.
On innostavaa olla mukana tässä kehityksessä.”
”Markkinaa laitetaan parhaillaan uusiksi ja tapahtumien tekemistä haastetaan monella
rintamalla.”
Kongressimessut on tarkoitettu yritystilaisuuksien ja -tapahtumien järjestämisestä vastaaville ammattilaisille. Osallistuminen on kohderyhmään kuuluville maksutonta – kunhan muistat ilmoittautua etukäteen.
