Digitalisaatio on tullut jäädäkseen horeca-alan henkilöstövuokraukseen. Bolt.Works on edelläkävijä digitaalisten ratkaisujen hyödyntämisessä: työntekijät ja -antajat yhdistävä sovellus sisältää lukuisia arkea helpottavia toimintoja. Ensisijaisesti sovellus poistaa vuokratyövoiman hankinnasta soittelurumban, joka vei aikaisemmin arvokasta aikaa.
Puhelimessa roikkumisen sijaan työntekijät pääsee valikoimaan helposti ajantasaista tietoa hyödyntäen. Sovelluksesta pystyy jopa kutsumaan työvuoroon tekijän sen perusteella, kuka bolttilaisista on lähimpänä omaa toimipaikkaa. Jokainen sovelluksesta löytyvä aktiivinen työntekijä on haastateltu ja referenssit tarkistettu. Ympäri vuorokauden operoiva sovellus mahdollistaa työntekijöiden hakemisen mihin vuorokauden aikaan tahansa.
Niin sanottuun vanhaan hyvään aikaan henkilöstövuokrausyritysten toimistot olivat auki arkisin virka-aikana, ja sen jälkeen oli turha toivo saada ketään kiinni. Horeca-alan hektisessä arjessa ja muuttuvissa tilanteissa digitaalisuus on tuonut siis suurta helpotusta työvuorojen täyttämiseen.
“Kun asiakas avaa vuoron, haku käynnistyy saman tien. Tämä palvelee erityisesti pikatilauksissa, kun työvuoro pitää saada täytettyä 24 tunnin sisällä”, toteaa Bolt.Worksin horeca-alan toimialajohtaja Kai Karrenberg.
Lisäksi perehdytysmateriaalit saadaan sovelluksen kautta tehokkaasti tekijän käyttöön. Bolt.Worksillä on panostettu myös työntekijöiden noshow-tapauksien poistamiseen.
“Järjestelmästä lähtee edellisenä päivänä muistutusviesti, joka työntekijän täytyy kuitata. Meidän järjestelmä määrittelee myös työntekijän asuinpaikan ja laskee työmatkan keston. Sen perusteella lähtee vielä uusi kuitattava viesti töihin lähdöstä. Jos viestiin ei vastaa, botti soittaa perään.”
Ylivertainen sovellus: kaikki toiminnot samassa
Entisenä keittiömestarina Karrenberg tunnustaa kokkiurallaan vieroksuneensa kaikenlaisia järjestelmiä. Bolt.Worksin appi on kuitenkin saanut konkarin hyväksynnän. Karrenberg mittaa järjestelmän toimivuutta sillä, miten monella klikkauksella se toimii ja minkälainen käyttäjäkokemus on.
“Olen vuosien varrella käyttänyt jos jonkinlaista järjestelmää, ja oman kokemuksen mukaan tämä on ihan ylivertainen.”
Karrenberg esittelee, miten helposti sovellus toimii. Sen voi ladata puhelimeen esimerkiksi App Storesta tai Google Play Kaupasta, minkä jälkeen työntekijätilaus onnistuu muutamalla klikkauksella. Avatusta työvuorosta tulee ilmoitus työntekijöille, jotka voivat ilmoittaa olevansa kiinnostuneet vuorosta. Se ei kuitenkaan vielä tarkoita, että työvuoro olisi automaattisesti kyseisen työntekijän.
“Tässä tulee se pihvi: asiakas pystyy itse valikoimaan ja tekemään ostopäätöksen niistä työntekijöistä, jotka työvuoroon ilmoittautuvat.”
Päätöksentekoa helpottaa rekrytointikonsultin laatima perusesittely, joka sisältää tiedon tekijän työkokemuksesta ja osaamisesta. Valintaprosessin voi myös ulkoistaa Bolt.Worksin rekrytointikonsulteille, jotka valikoivat tekijät vuoroihin asiakkaan kanssa sovittujen kriteerien perusteella.
Oikean tekijän löydyttyä myös jatkotoimenpiteet hoituvat kätevästi samassa sovelluksessa. Siellä hoidetaan tuntikuittaukset, ja asiakkaalla on käytössään reaaliaikaiset tuntiraportit. Myös palautteenanto puolin ja toisin hoituu järjestelmässä. Sekä asiakkaat että työntekijät voivat antaa toisistaan arvosteluita tähtiasteikolla. Viiden tähden suorituksesta Bolt.Works maksaa tekijöilleen automaattisesti bonuksen seuraavaan palkkaan. Heikon arvosanan arvoiset suoritukset käydään aina läpi kaikkien osapuolten kanssa.
“Meille tulee ilmoitus, jos asiakas antaa yksi tai kaksi tähteä työntekijälle. Silloin soitamme perään ja kysymme, mitä on tapahtunut. Yleensä syynä on myöhästyminen tai puhelimen jatkuva näprääminen.”
Tuntemus horeca-alasta mahdollistaa paremman rekrytoinnin
Karrenberg korostaa, että vaikka työntekijä ei pärjäisi yhden työnantajan tehtävissä, hän saattaa silti sopia alalle. Hän korostaakin jatkuvasti tiimilleen, että jos on halua ja motivaatiota, löytyy myös oikea paikka. Rekrytointikonsulttien tehtävä onkin auttaa työntekijöitä ja asiakkaita löytämään toisensa. Siinä Karrenbergin vuosikymmenten kokemus horeca-alalta on kultaa arvokkaampaa.
“Osaan omalla ammattiosaamisellani valikoida sopivia henkilöitä. Tunnistan ravintolasegmentin, puhutaan sitten á la carte – tai lounasravintolasta.”
Keittiössä Karrenberg on työskennellyt 16-vuotiaasta lähtien parinkymmenen vuoden ajan. Keittäminen kulkee suvussa: hänen isoisänsä oli kokki ja isä keittiömestari.
“Isä sanoi aina, että jos kokiksi ryhdyt, niin selkään saat. Yritin opiskella, mutta ei se sopinut malttamattomalle nuorelle herralle.”
Karrenberg etenikin yötiskarista keittiömestariksi. Töitä tuli tehtyä manner-Suomessa, Ahvenanmaalla ja Ruotsissa. Pari vuotta vierähti myös kiertävänä kokkina.
“Olen siis tehnyt samoja hommia kuin meidän kokit täällä. Sen perusteella voisin väittää, että tiedän ja tunnen meidän asiakkaat tosi hyvin, ja meidän tiimi osaa hakea oikeat tekijät oikeisiin paikkoihin.”
Mutta miten keittiömestarista tuli rekrytointiguru? Vuonna 2004 Karrenberg työskenteli keittiöpäällikkönä henkilöstöravintolassa, kun entinen kollega soitti henkilöstöpalveluyrityksestä.
“Käytin heidän palveluitaan, ja annoin paljon palautetta työntekijöistä. Hän sanoi, että tulisitko sitten näyttämään, miten nämä hommat hoidetaan paremmin. Silloin aloitin rekrytointikonsulttina.”
Ensimmäiset kuusi kuukautta menivät shokissa. Karrenberg ymmärsi, että huonon palautteen antaminen on paljon helpompaa kuin hyvän palvelun tuottaminen. Tuolloin hän päätti antaa alalle viisi vuotta aikaa.
“Nyt kesällä tulee 18 vuotta täyteen.”
Tulevaisuus: digitaalisuutta ja parempaa työvuorosuunnittelua
Kahdessa vuosikymmenessä henkilöstövuokraus horeca-alalla on muuttunut erityisesti digitaalisuuden johdosta. Painopiste on siirtynyt työntekijöille soittelusta oikeanlaisten ammattilaisten etsimiseen. Karrenbergin mukaan henkilöstövuokrausyrityksen päätehtävä onkin nykyään varmistaa, että alan yrityksillä on saatavilla riittävä määrä laadukkaita ammattilaisia.
“Erityisesti tässä markkinatilanteessa se on tärkeää. Kun meiltä jää pois turhanpäiväinen soittelu, siihen jää enemmän aikaa.”
Kaikki soittelu ei ole tietenkään turhaa. Karrenberg kokee, että digiratkaisujen lisääntyminen ei ole vähentänyt henkilökohtaisen kontaktin arvoa.
“Korostan sitä, että vaikka käyttäisikin sovellusta, niin meille saa aina soittaa tai laittaa sähköpostia.”
Jatkossa Karrenberg haluaisi nähdä horeca-alalla suunnitelmallisempaa työvuorosuunnittelua. Sen avulla henkilöstövuokrausyritykset voisivat palvella asiakkaita paremmin, kun tarpeet voitaisiin ennakoida. Sairaslomia ei tietenkään kukaan osaa ennustaa, mutta ylimääräistä perehdyttämistä olisi silti helppo välttää.
“Vastaan tulee tilanteita, joissa käytännössä olisi tarve pidempiaikaiselle työntekijälle, mutta tekijöitä tilataan viikkotasolla. Siinä käy väistämättä niin, että työntekijät saattaa vaihtua ja perehdyttäminen on vaivalloisempaa.”
Karrenbergin mukaan pitempiaikaisia työsuhteita tarjoamalla ja perehdyttämällä yksi tai kaksi tekijää säästettäisiin aikaa ja sitä kautta arvokkaita resursseja.
Tutustu Bolt.Worksin palveluihin ja ota yhteyttä: https://www.bolt.works/toimiala/horeca/
Näin Bolt Appi helpottaa arkea
- Vuokratyövoiman hankinnasta poistuu soittelurumba.
- Työntekijöitä voi hakea ympäri vuorokauden.
- Työvuoron avaus onnistuu muutamalla klikkauksella.
- Työntekijöiden haku käynnistyy välittömästi vuoron avaamisen jälkeen.
- Työvuoroon voi kutsua sovelluksen avulla vaikka sijainniltaan lähimmän työntekijän.
- Työntekijän valinta tapahtuu ajantasaisen tiedon perusteella.
- Perehdytysmateriaalit ovat työntekijöiden käytössä suoraan sovelluksesta.
- Noshow-tapaukset vähentyvät automaattisten muistutusviestien ansiosta.
- Kaikki vuokratyöntekijöihin liittyvä kommunikaatio onnistuu samasta paikasta: työvuorohaku, tuntikuittaukset, arvostelut ja niin edelleen.
- Sovelluksessa on tarjolla reaaliaikainen tuntiraportti.
