Kun Olympiastadionilla järjestetään loppuunmyyty konsertti, kansainvälinen urheilutapahtuma tai yritystilaisuus, kävijät näkevät valot, esiintyjät ja tunnelman. Harva tulee ajatelleeksi, kuinka paljon suunnittelua, analysointia ja riskienhallintaa tapahtuman taustalla on tehty jo kuukausia aiemmin.
Kyse on paljon muustakin kuin järjestyksenvalvojista, poistumisreiteistä tai turvallisuussuunnitelmista. On hallittava kiinteistön, vuokralaisten, henkilöstön, tietoturvan, liiketoiminnan jatkuvuuden ja tapahtumatuotantojen riskit.
Olympiastadionilla tätä kokonaisuutta haluttiin tarkastella aiempaa systemaattisemmin. Kumppaniksi valittiin Securitas, jonka tehtävänä oli auttaa rakentamaan kokonaisvaltainen riskienhallinnan malli koko Stadion-säätiön toiminnan tueksi.
Riskienhallinta ei ole projekti vaan toimintatapa
Kehityshankkeen tavoitteena ei ollut tuottaa yksittäistä raporttia tai tarkistaa viranomaisvaatimusten täyttymistä. Tarkoituksena oli rakentaa malli, joka tukee päivittäistä toimintaa ja päätöksentekoa.
Tarkastelussa olivat tapahtumaliiketoiminnan lisäksi kiinteistöt, vuokralaiset, tietoturva, henkilöstö, jatkuvuudenhallinta ja erilaiset operatiiviset prosessit. Työn aikana toteutettiin haastatteluja, työpajoja, riskikartoituksia ja dokumentointia.
Olympiastadionin turvallisuuspäällikkö Antti Mäkisen mukaan yksi hankkeen tärkeimmistä hyödyistä oli yhteisen tilannekuvan muodostaminen.
”Kun riskit tunnistetaan ja dokumentoidaan järjestelmällisesti, niitä voidaan myös johtaa. Organisaatiolle luotiin yhteinen näkemys siitä, mitä pitää kehittää ja mitä pitää seurata.”
Securitaksen asiakkuusjohtaja Janne Tanttu korostaa, ettei tärkein lopputulos ole dokumentti.
”Raportti ei ratkaise mitään, jos riskienhallinta ei siirry osaksi arjen toimintaa. Oleellista on, että organisaatio oppii tunnistamaan, arvioimaan ja käsittelemään riskejä myös projektin jälkeen.”
Turvallisuutta ei voi ulkoistaa
Keskusteluissa Securitaksen ja Olympiastadionin asiantuntijoiden kanssa yksi teema nousi jatkuvasti esiin: vastuu turvallisuudesta ei kuulu yhdelle toimijalle.
Tapahtumajärjestäjä tuntee tapahtumansa, yleisönsä ja sisältönsä. Tapahtumapaikka tuntee omat tilansa, rakenteensa ja toimintamallinsa. Turvallisuuskumppani tuo kokonaisuuteen riskienhallinnan asiantuntemuksen. Jos jokin näistä näkökulmista jää puuttumaan, syntyy helposti katvealueita.
Securitaksen Senior Project Manager Ari Soljan mukaan tapahtuma-alan suurin haaste ei useinkaan ole yksittäinen turvallisuuspuute vaan oletus siitä, että joku muu on jo huomioinut asian.
”Tapahtumapaikka, järjestäjä ja turvallisuuskumppani eivät voi ulkoistaa turvallisuutta toisilleen. Jokaisen on ymmärrettävä oma vastuunsa ja roolinsa kokonaisuudessa.”
Turvallisuustyö onnistuu parhaiten silloin, kun vastuista ja tiedonkulusta keskustellaan jo suunnitteluvaiheessa. Tapahtumajärjestäjän tehtävä on tunnistaa tapahtuman omat erityispiirteet, yleisöt ja riskit. Tapahtumapaikan tehtävä puolestaan on tarjota selkeät toimintamallit, ohjeistukset ja turvallisuustieto järjestäjän käyttöön.
Hyvä riskienhallinta näkyy asiakaskokemuksessa
Olympiastadionin tekninen johtaja Jani Helenius näkee riskienhallinnan ennen kaikkea toiminnan kehittämisen välineenä.
”Turvallisuuden näkökulmasta projektin aikana syntyi paljon uusia toimintatapoja ja käytäntöjä. Samalla ymmärrys turvallisuuden merkityksestä on kasvanut koko organisaatiossa.”
Heleniuksen mukaan turvallisuus ei ole tapahtumien tuotannosta erillinen osa-alue, vaan osa onnistunutta tapahtumakokemusta.
Kun vastuut ovat selkeät, tieto kulkee ja mahdollisiin häiriöihin on varauduttu etukäteen, tapahtumajärjestäjän työ helpottuu ja tapahtumapaikka pystyy palvelemaan asiakkaitaan paremmin. Lopulta suurin hyöty näkyy tapahtumavieraalle. Kun saapuminen sujuu, ihmisvirrat liikkuvat hallitusti, henkilökunta tietää tehtävänsä eikä kävijä kohtaa turhia häiriöitä, turvallisuus on tehnyt työnsä.
Parhaimmillaan turvallisuutta ei huomaa lainkaan.
Kysy itseltäsi…
tapahtuman järjestäjänä:
1. Onko tapahtuman riskit tunnistettu vai oletettu?
Kukaan ei tunne yleisöäsi ja sisältöäsi paremmin kuin sinä.
2. Tiedätkö,mitä tapahtumapaikka odottaa sinulta?
Onko ohjeet, käytännöt ja yhteyshenkilöt pyydetty ja luettu?
3. Onko oleelliset tiedot toimitettu ajoissa?
Yleisöprofiili, ohjelma ja erityisjärjestelyt ovat tietoa, jota venue ei voi itse tietää.
4. Onko vastuut kirjattu?
Kuka vastaa mistäkin, milloin ja missä tilanteessa?
tapahtumapaikan edustajana:
1. Onko järjestäjän helppo toimia turvallisesti meillä?
Selkeät ohjeet, toimintamallit ja turvallisuustieto kuuluvat tapahtumapaikan vastuulle.
2. Tiedämmekö, mitä emme tiedä?
Mitä järjestäjältä pitää kysyä ennen kuin tapahtuma voi alkaa?
3. Onko tiedonkulku sovittu suunnitteluvaiheessa?
Kuka kertoo kenelle, ja milloin?
4. Mitä olemme mahdollisesti jättäneet huomaamatta?
Ulkopuolinen asiantuntija voi tunnistaa riskejä, joita järjestäjä tai venue ei itse näe.
Onko teillä riskit hallinnassa?
Riskienhallinta ei ole pelkästään turvallisuuteen liittyvä velvoite. Parhaimmillaan se tukee päätöksentekoa, kehittää toimintaa, vahvistaa yhteistyötä ja auttaa luomaan parempia tapahtumakokemuksia.
Securitas auttaa organisaatioita tunnistamaan ja hallitsemaan toimintaansa liittyviä riskejä sekä rakentamaan pitkäjänteisiä riskienhallinnan toimintamalleja.
Lue lisää riskienhallinnan palveluista ja asiantuntijatyöstä osoitteessa
