Käännekohta nykyajan työelämässä ei ollut pandemia, vaan muutos oli alkanut jo ennen koronaa – pandemia vain vauhditti sitä. Tarve uudistaa työelämää kumpuaa tietotyön lisääntymisestä sekä tarpeesta työskennellä globaalisti. Syntyi hybridityö, joka on tullut jäädäkseen moderniin työelämään.
Osaajapula työmarkkinoilla muokkaa myös työn tekemisen tapoja, kertoo Paula Kilpinen. Kilpinen on palkittu puhuja, tietokirjailija ja Henley Business School Finlandin uusi toimitusjohtaja. Henley Business Schoolissa pyritään kehittämään opiskelijoista tulevaisuuden johtajia, jotka hallitsevat muuttuvan työn haasteet ja mahdollisuudet.
Mittaa työn tulosta, älä aikaa!
Kilpisen mukaan talentit eivät ole enää halukkaita palaamaan perinteisiin työskentelytapoihin, vaan he haluavat muovata niitä paremmiksi ja joustavammiksi.
Hän kertoo, että maailmalla ei puhuta etätyöstä vaan käytetään termiä ”flexible work” eli joustava työ. Työ siis mielletään ajasta ja paikasta irrallaan olevaksi asiaksi, jossa keskitytään siihen, miten saataisiin työstä kaikkien osapuolten kannalta paras lopputulos. Suomessa ajatus etätyöstä on osin vielä vanhanaikainen ja kankea.
”Liian usein työ mielletään hyvin aika- ja paikkasidonnaiseksi ja nähdään hyvin mustavalkoisesti: joko ollaan etätyössä tai sitten lähityössä. Oikeasti hybridityö on sekä että.”
Nykyisin monen työntekijän kärkikriteereihin työpaikkaa valitessa kuuluukin se, että töitä voi tehdä myös etänä. Erityisesti introvertit nauttivat enemmän kotitoimistolla työskentelystä. Myös pitkä työmatka vaikuttaa siihen, että hybridimallia arvostetaan.
”Yhä enemmän ollaan havahduttu siihen, että työmatkoihin kuluu paljon aikaa ja sen ajan voisi käyttää johonkin muuhun, kuten omaan hyvinvointiin tai perheeseen”, Kilpinen sanoo.
Uusi työelämä, uudet roolit
Työelämän muutoksen mittakaavaa voi ymmärtää kokousten kautta. Pelkästään Yhdysvalloissa pidetään 55 miljoonaa kokousta päivässä, Kilpinen kertoo kuulleensa kollegaltaan, johtamisen professori Benjamin Lakerilta.
Kokouksissa hybridimallia pidetään perinteistä työskentelymallia parempana erityisesti, jos kokouksia on paljon. Moni kuitenkin kokee jatkuvat kokoukset kuluttavina ja tehottomina. Kokousmaailmassa tuoreille innovaatioille onkin kysyntää, jotta tuottavuus ja aikaansaavuus pysyvät raiteillaan.
”Yhdysvalloissa on kehitetty aivan uusia rooleja kokouksiin, kuten ‘meeting scientist’ ja ’meeting doctor’. Heidän tehtävänään on tutkia, miten kokouksista saataisiin osallistavampia ja tehokkaampia. Näitä rooleja saatetaan tulevaisuudessa nähdä myös Suomessa.”
Työelämän uudelleen muovaaminen vaatii erityisesti johtajien panosta. Esihenkilö luo pelisäännöt työpaikalle ja on vastuussa siitä, että työpaikalla voidaan hyvin ja tuottavuus on mahdollisimman hyvä. Tämä vaatii johtamisen osaamista ja aikaa paneutua asiaan.
Uskalla menettää kontrolli
Ensimmäinen askel on päästää irti kontrollin tarpeesta ja luottaa alaisiinsa: siihen, että työt kyllä hoituvat muuallakin kuin työpaikalla. Samalla on muistettava, ettei työntekijää saa jättää yksin työtaakkansa kanssa.
”Monesti ajatellaan, ettei työntekijä tee töitä yhtä tehokkaasti kotona kuin töissä. Tilanne voi kuitenkin olla myös päinvastainen. Työntekijä saattaa etänä tehdä töitä pitämättä edes taukoja, ja vaarana on uupuminen”, Kilpinen huomauttaa.
Hybridijohtajan on tärkeää muistaa kohtaamisen merkitys, oli kohtaamispaikka sitten kasvokkain tai esimerkiksi puhelimen tai virtuaalisen kokouspalvelun avulla. Jos yhteydenpito kutistuu pelkäksi viestittelyksi, ollaan metsässä.
”Nykyajan työelämässä luotetaan liikaa työntekijöiden itseohjautuvuuteen. Tämä on riski erityisesti hybridityössä, sillä jos työntekijät kokevat jäävänsä yksin omiin bunkkereihinsa, työpaikan yhteisöllisyys ja sitä kautta myös työntekijöiden motivaatio kärsivät.”
Helppo ratkaisu hybridityöstä aiheutuneisiin ongelmiin olisi se, että hybridityöstä luovutaan ja työntekijät määrätään lähityöhön. Tässä ratkaisussa ei kuitenkaan ole voittajia, vaan ennemmin pitäisi miettiä, miten hybridimallista saataisiin koko yhteisöä palveleva kokonaisuus.
Hybridityö ei sovi kaikille aloille, työtehtäviin tai työvaiheisiin. Erityisesti innovaatioiden tuottaminen voi olla haastavaa etänä, sillä teknologia ei ole vielä riittävän kehittynyttä siihen.
”Innovaatioiden tuottaminen vaatii tiivistä läsnäoloa. Etäyhteydet pätkivät, ihmisillä ei aina ole kameraa päällä, ja lisäksi jokaisella voi olla etäyhteyden päässä omia häiriötekijöitään. Virtuaalityöskentely kuitenkin kehittyy jatkuvasti, joten ehkä tulevaisuudessa myös tuotekehitystyyppiset tehtävät ovat mahdollisia etänä.”
Myöskään oppimista edellyttävät työtehtävät eivät parhaiten sovi etätyöskentelyyn. Tutkimusten mukaan oppiminen ei ole yhtä tehokasta virtuaalisesti. Tämä koskee erityisesti nuoria työntekijöitä, jotka tarvitsevat työyhteisön tukea ja konkreettista ohjausta.
”Kokeneemmille työntekijöille voi olla mukavaa päästä hyödyntämään etätyössä omaa kompetenssiaan, mutta nuoremmat, jotka vasta opettelevat työelämää, saattavat kärsiä etätyöstä oppimisen puutteen vuoksi.”
Ekstrovertit saavat energiaa työyhteisöstä
Kaikki kokeneetkaan työntekijät eivät välttämättä nauti etätyöskentelystä. Ekstrovertit saavat energiaa työyhteisöstä, ja heille kotitoimistolla yksin istuminen voi olla kauhistus. Kaikilla ei myöskään ole kunnollisia tiloja, joissa työtä voisi tehdä tehokkaasti. Hyvä johtaja kuulee myös tällaisia työntekijöitä ja luo heille parhaat mahdolliset edellytykset tehdä työtä.
”Hybridityön johtaminen vaatii sitoutumista, halua luoda uutta, keskusteluyhteyttä tiimin jäsenten kanssa ja aikaa välttää keinoja, joissa aita on matalin.”
Onnistuneimmillaan hybridityö parantaa paitsi työn tuottavuutta myös työntekijöiden elämänlaatua ja -hallintaa. Erityisesti vanhemmille, joilla on pieniä lapsia päiväkoti- ja harrastusrumban keskellä, joustava hybridityö voi olla arjen pelastus.
”Hyvin johdettu hybridityö lisää merkittävästi tärkeää autonomian tunnetta eli itsemääräämisoikeutta, joka on yksi psykologisista perustarpeista. Samalla se myös vahvistaa esihenkilön ja työntekijän välistä luottamusta.”
LUE MYÖS: Mikä ratkaisuksi työpahoinvointiin? Sano ongelmat ääneen ja odota vastakaikua
Näin johdat joustavaa työtä
- Kuuntele työntekijöitäsi
Vaikka sinusta hybridityö olisi maailman paras innovaatio, kaikkien mielestä se ei ole sitä. Tutustu työntekijöihisi tai tiimisi jäseniin ja opi tuntemaan, millaisia ihmisiä he ovat ja millainen työskentelymalli on heille tehokkain. Pyri vastaamaan tarpeisiin yksilöllisesti. - Ole läsnä
Läsnä voi olla myös virtuaalisesti. Soita tai järjestä videotapaaminen työntekijöillesi tai tiimiläisillesi säännöllisesti. Kysy, mitä heille kuuluu, missä sujuu hyvin ja ennen kaikkea, mihin he tarvitsisivat tukea - Järjestä kohtaamisia
Sosiaalinen kanssakäyminen on yksi ihmisen perustarpeista, eikä sitä saa sivuuttaa modernissa työelämässäkään. Jos koko työyhteisön tai tiimin välisiä tapaamisia on haastavaa järjestää työaikana, järjestä niitä vapaa-ajalla. Erilaiset aktiviteetit koko porukalla vahvistavat tehokkaasti yhteisöllisyyttä ja auttavat tutustumaan kollegoihin. - Anna tiimeille valinnanvapaus
Koko työyhteisön voi olla haastavaa sitoutua samanlaisiin pelisääntöihin. Anna tiimeille vapaus keskustella ja päättää omat toimintatapansa hybridityön suhteen. Myöhemmin voit kartoittaa, onko valittu käytäntö ollut sopiva tiimille kaikkien sen jäsenten mielestä ja tarvitsevatko he kenties tukea muutoksessa. Jakakaa parhaita käytäntöjä tiimien kesken. - Ole valmis oppimaan
Hybridityön johtaminen vaatii paljon uuden opettelua. Saatavilla on paljon erilaisia koulutuksia, joihin kannattaa osallistua mahdollisuuksien mukaan. Myös kollegoilta voi oppia, ja onkin erittäin hyödyllistä pallotella keskenään erilaisia hybridityön käytäntöjä.
