Tapahtumavelho Samuli Pasanen toivoo Suomeen kulttuurinmuutosta sekä tapahtumatekijöiltä että asiakkailta. Suomeen hän toisi mielellään ”brutaalia suoraviivaisuutta” Ranskan malliin. Pasanen kertoo tässä jutussa näkemyksiään tapahtuma-alasta ja käytännön tekemisestä.
Samuli Pasanen odottaa innolla kesää. Turun Kirkkopuiston suurterassin ympärille on tulossa normaalia tapahtumamenoa keskiaikamarkkinoineen ja kirkon suvivirsikonsertteineen. Kaupunki herää jälleen eloon.
Pasasen tuottama Turku Craft Beer otti varaslähdön kesään jo maaliskuussa, jolloin monet muut tapahtumat oli pandemian vuoksi peruttu.
”Seurasin tilannetta ja laskin, että jos tämä tapahtuma peruuntuu, siitä tulee vähän takkiin. Epävarmuus kuuluu asiaan, ja riskejä voi ottaa – mutta vain sen verran, mitä on valmis menettämään.”
Turku Craft Beerin prosessi oli tapahtuman kokoa työläämpi. Kävijäarvioita ja tuotto-odotuksia jouduttiin koronan vuoksi muuttamaan moneen kertaan. Vaivannäkö kuitenkin kannatti.
Viime hetken paniikkialet lipunmyynnissä eivät nekään ole kivoja niille, jotka ovat ostaneet lippunsa ajoissa ja maksaneet niistä täyden hinnan.”
”Jos et itse tee, joku toinen varmaan tekee. Ei ihmisluonne ole muuttunut pandemian aikana: haluamme edelleen mennä, tehdä ja kokea asioita.”
Pandemian jälkeisessä ajassa Pasanen näkee sekä hyviä että huonoja puolia. Näistä ensin mainittuihin kuuluu itsetutkiskelu: korona pakotti miettimään entistä tarkemmin, millainen tekeminen on mielekästä, järkevää ja mahdollista.
”Uskon, että ala on menossa entistä enemmän freelancer-vetoiseen toimintaan. Isokaan takapakki ei silloin tarkoita välttämättä koko firman kaatumista. Myös sopimusehtoja, kuten maksuaikoja ja vuokrasitoumuksia, on varmasti neuvoteltu uusiksi.”
Se, miten kaupungin päättäjät suhtautuvat tapahtumien tarpeellisuuteen parin vuoden hiljaiselon jälkeen, aiheuttaa sen sijaan hienoista kuumotusta.
”Toivottavasti päättäjät eivät ajattele, että kun viimeiset pari vuotta pärjättiin ilman tapahtumia, niitä ei tarvita jatkossakaan. Totuus on täysin päinvastainen. Monien kaupunkien keskustat tyhjenevät, ja tapahtumilla on niiden täyttämisessä suuri merkitys. Tapahtumat ovat kiinteä osa elävää kaupunkia.”
Teksti jatkuu kuvan jälkeen.
Kulttuurinmuutos, kiitos
Pasanen on järjestänyt tapahtumia sekä uudessa että vanhassa pääkaupungissa. Hän kuvaa turkulaisia ja helsinkiläisiä asiakkaita enemmän valveutuneiksi kuin varautuneiksi. Tämä aiheuttaa uudistumispaineita: ”kaiken nähneitä” asiakkaita on vaikea yllättää.
”Monet ovat matkustelleet ja käyneet hyvissä ravintoloissa ja kokkaavat itsekin erinomaista ruokaa. Siksi miljöön ja tunnelman rakentamisen merkitys korostuu. Tapahtumilta odotetaan viihtyisyyttä, iloa, ihmisiä ja toimivaa kokonaisuutta.”
Ulkotapahtumissa merkittävä tunnelmanluoja tai -latistaja on luonnollisesti sää: iloitseminen sujuu auringonpaisteessa huomattavasti rankkasadetta helpommin. Laadukasta asiakaskokemusta poutasääkään ei silti takaa.
”Juomien tarjoaminen muovimukeista, toimimattomat maksutavat ja jonojen kertyminen, likaiset vessat, huonot opasteet… on sanomattakin selvää, ettei asiakaskokemus ole näillä eväillä laadukas. Ja käänteisesti: näissä asioissa ei kannata säästää, vaikka raha olisi tiukassa.”
Tiukassa raha tuntuu alalla usein olevankin, samoin aika. Suurin syy tähän on Pasasen mukaan harrastelijamaisuus: tapahtumia tuotetaan Suomessa usein oman toimen ohessa. Resurssien puute rajoittaa, olivat tekijät miten osaavia ja motivoituneita tahansa.
Kulttuurinmuutosta tarvittaisiinkin sekä alan sisällä että asiakkaiden ajatusmaailmassa. Alalla toimivien on opittava laskemaan ja varmistamaan, että kulut saadaan katettua. Asiakkaiden on opittava hahmottamaan, että kaikenlaisten tapahtumien järjestämiseen tarvitaan aina rahaa.
”Konserttiyleisö ymmärtää, että pääsyliput maksavat. Tapahtumien, kuten olutfestareiden tai ruoka- ja viinitapahtumien, kohdalla maksullinen sisäänpääsy saattaa sen sijaan ihmetyttää, kun myös alueella esiteltävistä ja myytävistä juomista on maksettava. Tällaisenkin tapahtuman järjestäminen vaatii kuitenkin työtä.”
Puolen vuoden valmistautuminen
Pitkäjänteinen tapahtumien kehittäminen on harrastuspohjalta haastavaa, ja alan ammattilaiset tarvitsevat ponnisteluistaan korvauksen.
”Toinen vaihtoehto on kerätä rahat sponsoreilta. Tämä kuitenkin muuttaa tapahtuman luonnetta: sponsorin näkyvyys vaikeuttaa pienempien tekijöiden tukemista.”
Pasanen määrittelee projektin onnistuneeksi, kun sekä asiakkaat että järjestäjät ovat tyytyväisiä ja kaikki asianosaiset saavat työstään asianmukaisen korvauksen.
”Pienyrittäjän näkökulmasta olennaista on myös se, ettei ole tapahtuman jälkeen henkisesti aivan loppu, vaan haluaa järjestää sen vielä uudelleen.”
Jotta kokonaisuus saadaan toimimaan, on hallittava sekä iso kuva että asiakaskokemuksen kannalta olennaiset yksityiskohdat. Elementtejä on paljon, joten aikaa palapelin rakentamiselle kannattaa varata reilusti.
”Viime tingassa kiireellä tehdyt päätökset aiheuttavat yleensä vain ongelmia. Siksi aloitan orientoitumisen ja aikatauluttamisen viimeistään puoli vuotta ennen tapahtumaa – myös silloin, kun konsepti on tuttu. Aikaa tarvitaan myös yhteistyökumppaneiden valitsemiseen ja viestinnän pohtimiseen.”
Ammattimaisen, selkeän ja mietityn markkinointiviestinnän merkitys on tullut vuosien varrella selväksi. Siihen on Pasasen mukaan syytä satsata enemmän kuin äkkiseltään luulisi. Näin säästetään paljon työtä ja harmaita hiuksia projektin edetessä.
Teksti jatkuu kuvan jälkeen.
Ei paniikkialennuksia
Viestintään liittyy myös isoja riskejä. Sitä voi olla liian vähän, se voi olla perusteettoman positiivista tai se voi yksinkertaisesti luvata liikoja.
Olennaista niin asiakkaiden kuin yhteistyökumppaneiden suuntaan on rehellisyys.
”Tärkeintä ei ole se, että saa myytyä paljon lippuja, vaan se, että lippunsa lunastaneet ovat tyytyväisiä. Pelkkä hype ei siis riitä: todellisuuden on kohdattava annetut lupaukset paikan päällä. Viime hetken paniikkialet lipunmyynnissä eivät nekään ole kivoja niille, jotka ovat ostaneet lippunsa ajoissa ja maksaneet niistä täyden hinnan.”
Todellisuuden pitää kohdata annetut lupaukset myös näytteilleasettajien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa – eikä vähiten silloin, kun on kyse rahasta.
”Taloudellisten riskien on oltava tiedossa, ja jos riskejä on, niistä on viestittävä selkeästi. Esimerkiksi ulkoilmatapahtumista puhuttaessa on hyvä painottaa sään merkitystä. Jos keli on hyvä, ihmisiä on paljon ja tapahtuma todennäköisesti onnistuu – jos se on huono, väkeä on vähän tai ei lainkaan. Jos peli ei ole selvä ja maksut jäävät maksamatta, maine menee Suomen kokoisessa maassa hetkessä. Vastaavasti saavutettu luottamus palkitsee ja helpottaa seuraavan tapahtuman järjestämistä.”
Palautekeskustelu heti, ei myöhemmin
Pasanen kehottaa odottamaan odottamatonta ja varautumaan hyvissä ajoin kaikkeen mahdolliseen. Apuna tässä voi käyttää esimerkiksi roolileikitystä ja entä jos -skenaarioita.
”Käytännössä tämä tarkoittaa, että me järjestäjät yritämme nähdä tapahtuman alusta loppuun asiakkaan silmin. Kuljemme mielessämme tapahtuma-alueella ja mietimme, miten kokonaisuus saadaan kävijöiden kannalta toimivaksi. Pohdimme myös erilaisia entä jos -tilanteita: entä jos tulee sähkökatkos, entä jos joku pyörtyy ja niin edelleen. Näihin skenaarioihin haetaan ratkaisut tai vähintäänkin vastuuhenkilöt.”
Kun tapahtuma on ohi ja tekijätiimi vetänyt hieman henkeä, käydään palautekeskustelu. Keskustelussa kaikki asianosaiset pääsevät kertomaan näkemyksensä siitä, mikä meni hyvin ja missä voidaan parantaa. Palautteet kirjataan ylös tulevia koitoksia varten.
”Tämä henkinen tilinpäätös kannattaa käydä mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Kolmen kuukauden päästä kukaan ei muista enää mitään.”
Brutaalia suoraviivaisuutta
Pasanen on aina halunnut tehdä kivoja asioita. Toteuttamiaan projekteja hän kutsuu innostaviksi ja luoviksi, alkuinnostusta kantavaksi voimaksi. Tämän voiman sekä kivan, osaavan työryhmän voimin jaksaa puurtaa myös perustyötä, jota iso osa tekemisestä on.
”Ajattelen, että kaikki tapahtumat ovat kulttuurin kehittämistä ja että ne tekevät kaupungissa olemisesta kivaa. Tässä kehitystyössä haluan olla omalta osaltani mukana.”
Ihan pienestä osasta ei etenkään Turun kaupunkikuvan elävöittämisessä voida tosin puhua. Toukokuun puolivälissä avautui edellisvuottakin monipuolisempi Kirkkopuiston suurterassi. Heinäkuun lopulla Turku Food & Wine Festival tarjoilee yhdessä Turku Sea Jazz Festivalin kanssa uudenlaisen kattauksen ruokaa, juomaa ja elävää musiikkia. Eikä tapahtumailottelu tähän lopu: tulossa on myös Turku Craft Beer Park -pienpanimotapahtuma sekä Viinipuisto-tapahtuma.
Mitä muuta Turun ja Bordeaux´n väliä seilaava Pasanen haluaisi tuoda suomalaiseen ravintolaelämään ja katukuvaan?
”Enemmän yksinkertaisempaa hyvää – sellaista brutaalia suoraviivaisuutta. Ranskassa tarjolla on tyypillisesti muutama hyvä juoma sekä pala patonkia juuston ja kuivatun makkaran tai sardiinien kera, ja se on siinä. Suomessa panostetaan paljon kauneuteen, koristeluun ja wau-efektiin, mutta ruoka onkin sitten tosi kallista.”
Tervetulleita olisivat Pasasen mukaan myös helposti syötävä katuruoka, pienten toimijoiden paljous sekä ranskalaiset ja saksalaiset talvitapahtumat, joissa hän näkee ison kasvun paikan.
”Lisäksi olisi hienoa saada suomalaiset ulos syömään monen sukupolven voimin. Muutosta tähän suuntaan on onneksi jo tapahtunut.”
Kuka?
Samuli Pasanen
Mitä?
Yrittäjä, tapahtumatuottaja, freelancer-kirjoittaja (viinit)
Missä?
Syntynyt 1990 Turussa. Asuu Turussa ja Rions’n kylässä Bordeaux’n viinialueella. Perheessä puoliso Nea Berglund ja kolme kissaa
Harrastukset?
Lukeminen ja äänikirjat
