Arcticstartup Eventsin Bikash Gurung, Event Director & Head of Investor Relations, kertoo että Arctic 15 on yrityksen merkittävin tapahtuma. Sen erikoisuus on yrittäjille ja niiden mahdollisille rahoittajille tarjottu mahdollisuus kahdenkeskisiin keskusteluihin, mutta kokonaisuuteen kuuluu myös laaja lavaohjelma ja pitchaus-kisa, jonka voittaja sai tänä vuonna start upilleen 150 000 euron arvoisen sijoituksen.
”Meillä oli sata puhujaa. Joukossa oli niin sijoittajia kuin yritysten perustajia, ja aiheet kattoivat tekniikan eri osa-alueet kuten Deep Tech, AI, ilmasto ja kestävyys, Health tech ja pelaaminen. Kävijöitä oli noin 1 300, joista lähes neljännes oli sijoittajia ja noin 500 start up-yrittäjiä”, Gurung kuvailee vuoden 2024 erittäin onnistunutta Arctic 15 -tapahtumaa.
Jo vuodesta 2011 järjestetyn Arctic 15:n rinnalla ArcticStartup Events järjestää myös Tonic Summitia, joka keskittyy erityisesti ruoka-alan innovaatioihin ja houkuttelee vuosittain marraskuussa 400–500 henkeä, sekä sijoittajia että pääomaa kerääviä yrittäjiä. NORDEEP, Nordic Deep Tech Business Summit lokakuussa, on teknologian ja tieteen kohtaamispaikka. Se järjestettiin tänä vuonna ensi kertaa Tukholmassa. Lisäksi portfolioon kuuluu sijoittajatapahtuma Hamam Istanbulissa.
Yrityksen tapahtumapäällikkönä Gurung vastaa kaikista tapahtumista ja siitä, että ne sujuvat. Hänelle on tärkeää löytää joka tapahtumaan oikeat kumppanit, ja vuosien kokemuksen myötä hän tietää, mihin kääntää katseensa.
”Tutustuin Eventgardenin työhön järjestäessäni edellisessä työpaikassani Women in Tech -tapahtumaa. He tekivät fantastista työtä”, Gurung muistelee.
Hän korostaa tapahtumatoteutuksen kumppanin valinnassa sitä, että visiot ovat linjassa ja puhutaan samaa kieltä: molemmilla osapuolilla on ymmärrys, millaisella resursseilla tapahtumaa tehdään ja mitä niillä voi saada aikaan.
”Kun aloitamme keskustelut tapahtuman toteutuksesta, kerron odotuksistamme mitä tulee tekniikkaan, kalustukseen ja somistukseen. On tärkeää, että tapahtuman rakentaja ymmärtää visiomme ja kykenee toteuttamaan sen budjetin raameissa. Heidän on tietysti oltava valmiita tekemään parhaansa!”
Alan henkeen kuuluu, että tapahtumatuottajat taklaavat tuotannolliset haasteet huolellisella suunnittelulla ja luovuudella.
”Luotettavuus ja joustavuus täydennettynä kekseliäisyydellä ovat ominaisuuksia, joita arvostan tapahtumatuotannossa. Aina tulee viime hetken muutoksia ja peruutuksia, joihin täytyy mukautua nopeasti, ja kykyä reagoida niihin arvostan todella Eventgardenin työssä”, Gurung toteaa.
Arctic 15 ja muut päätapahtumat rakennetaan joka vuosi uudelleen, ja hinta tarkistetaan aina kun neuvottelut joitakin kuukausia ennen tapahtumaa käynnistyvät.
”Muutamaa kuukautta ennen tapahtumaa käymme läpi, mitä toivomme tälle vuodelle. Ensin käymme läpi edellisen tapahtuman palautteen, sitten listaamme muutostoiveemme, tarpeemme ja ideamme. Tämä varmistaa, että järjestelyt vastaavat tapahtuman vaatimuksia ja odotuksiamme. Useiden vuosien yhteistyön jälkeen kaikki sujuu joustavasti, ja meidän on helppo ymmärtää toinen toistamme”, Gurung kehaisee.
Eventgardenin rooli vaihtelee tapahtumasta toiseen. Arctic 15:ssä Eventgardenin tilaukseen kuuluu koko setti valoista tekniikkaan, kalusteisiin ja opasteisiin sekä muun muassa yhteistyökumppaniseinä.
”Eventgarden tuo Arctic 15 -tapahtumaan kaiken. Heillä on kolme päivää aikaa rakentaa monisäikeinen tuotanto Kaapelitehtaalle. Eventgarden herättää tapahtuman henkiin!”
Gurung on erityisen tyytyväinen hyvään hinta-laatusuhteeseen yhteistyössä Eventgardenin kanssa. Yllätyksistäkin selvitään aina: joskus banneriin on eksynyt virhe, mutta Eventgardenin suhteilla uusi virheetön mainos oli valmis muutamassa tunnissa. Jos tarvitaan vaikka kesken tapahtuman uusi puhujakoroke tai uudenlaista tekniikkaa, se onnistuu käden käänteessä.
”Eventgardenilla on taito pitää meidät tyytyväisinä. Heidän kohdallaan voin rastittaa kaikki kohdat: luotettava, joustava ja innovatiivinen. Heillä on aina hyviä ideoita toteutukseen”, Gurung kiittää.
Eventgardenin 20–30 hengen tiimi saa suitsutusta, ja Gurung palaa mielellään Eventgardenin asiakkaaksi. Arctic StartUp Eventsille Eventgardenista on tullut siinä mielessä luottofirma, ettei ole väliä, minkä kokoinen tapahtuma on, Eventgardenilta löytyy aina sopiva tiimi.
”Eventgarden on suosituslistani kärjessä”, Gurung summaa.
Eventgarden palveluksessanne
- Asiakas- ja henkilöstötapahtumia, seminaareja, koulutuksia, messuja, lanseerauksia, juhlia ja keikkoja 20 vuoden ja yli 2 000 toteutetun tapahtuman kokemuksella. Järjestämme tiimillenne myös supersuositun seikkailu- ja tiimikisan Amazing Helsingin!
- Intohimomme on suunnitella ja toteuttaa uniikkeja tapahtumia. Tapahtumakävijöiden kokemus ja asiakkaidemme tyytyväisyys on meille kaikki kaikessa.
- Tapahtumien suunnittelu, tekninen toteutus, projektinjohto ja tuotanto yksittäisinä elementteinä tai huolettomana kokonaispakettina.
