Juttu on osa Työkalupakki-sarjaa, jossa esitellään käytännön vinkkejä tapahtuma-ammattilaisille.
1. Päätä, ketä kutsutaan Pohdi, kenelle juhla on tarkoitettu, ja arvioi vierasmäärä. Onko tarkoitus kutsua oman henkilöstön lisäksi esimerkiksi tärkeät yhteistyökumppanit tai sidosryhmät? Entä entiset työntekijät? Muista huomioida vierasmäärää laskiessa, onko kutsu avecillinen.
2. Valitse juhlapaikka. Missä juhla halutaan pitää ja paljonko odotetaan vieraita? Halutaanko kaikki juhlijat samaan yhtenäiseen tilaan? Mieti myös yrityksen brändiä ja mielikuvaa, jonka haluat vieraille juhlista jättää. Ota sopivan tilan valinnassa huomioon myös käytännön järjestelyt. Mitä enemmän palveluita juhlapaikka tarjoaa, sitä helpompi juhlien järjestäminen tapahtumajärjestäjälle on.
3. Mitä ohjelmaa? Tilaisuuden luonne määrittää ohjelman. Selvää on, että mieleenpainuvissa juhlissa on jotain ohjelmaa, esimerkiksi livemusiikkia, stand upia tai kuvashow’ta. Tärkeää on miettiä, tarvitseeko juhla juontajan, joka kertoo, mitä milloinkin tapahtuu.
LUE MYÖS: Järjestä viininmaistelu henkilökunnan pikkujouluun – näillä vinkeillä onnistut
4. Päätä tarjottavat. Tarjoillaanko pöytiin vai valitaanko buffet? Onko istuva juhla vai pystypöydillä varustettu juhlatila? Suunnittele myös juomapuoli. Onko alkumaljat ja jos on niin mitä tarjotaan? Alkudrinkki on yhtä hyvä kuin lasi kuohuvaa. Entä ruokailun jälkeinen aika – onko baari auki yrityksen laskuun? Muista aina myös alkoholittomat vaihtoehdot.
5. Aikatauluta selkeästi. Tee selkeä ajolista, jossa on huomioitu kaikki juhlassa tapahtuva ohjelma tekniikkatarpeineen ja ruokailu sekä kasaukseen ja purkuun liittyvät seikat. Jaa aikataulu hyvissä ajoin järjestävän tahon avainhenkilöille, jotta kaikille syntyy selkeä kuva juhlan kulusta.
6. Muista koristelu. Suunnittele juhlien värimaailma ja koristelut ajoissa. Esimerkiksi ledikannuilla taiot yrityksen brändivärit juhlatilan seinille. Kukat ja ilmapallot toimivat aina, samoin lamppuroikat. Pystypöydistä saat näyttävät hupuilla, ja istuvan juhlan kruunaa valkoiset liinat.
7. Kutsu ajoissa. Muista lähettää tilaisuuden kutsut hyvissä ajoin, mielellään vähintään 6 viikkoa ennen tapahtumaa. Muista myös muistutuskutsut noin 3 ja 1 viikkoa ennen juhlahetkeä. Mainitse kutsussa ainakin juhlan nimi, ajankohta, paikka, pukukoodi ja RSVP (eli viimeinen ilmoittautumispäivä) sekä mahdollinen majoitus- ja kuljetusinfo. Viimeinen ilmoittautumispäivä kannattaa olla noin 5 vuorokautta ennen kuin vierasmäärä ja ruokarajoitteet tulee ilmoittaa juhlapaikkaan.
LUE MYÖS: Tee tapahtumaasi hyvä kutsu – 5 helppoa vinkkiä
8. Älä unohda vieraskirjaa. Ihania muistoja varten tilaisuuteen kannattaa kiikuttaa vieras- tai ystäväkirja, johon kerättyjä terveisiä on ilo lueskella myöhemmin!
