Tapahtuma-alan ammattilaisille paluu koronarajoitusten jälkeiseen uuteen arkeen on ollut hankala. Ihmiset käyvät kyllä tapahtumissa, mutta ostopäätös jätetään helposti viime tippaan. Esimerkiksi kesäfestareita on peruttu kehnon ennakkomyynnin takia. Tapahtumajärjestäjien epäkiitollinen tehtävä on yrittää arvioida ihmisten ostokäyttäytymistä, jota hankaloittavat tuulinen maailmantilanne ja tiukat talousnäkymät.
Helsingissä viikonloppuna järjestetyssä Lego-tapahtumassa ennakkolippujen myynti kävi lopulta liiankin kuumana. Tapahtumajärjestäjä Pii Poo odotti tapahtumaan 17 500 kävijää, mutta määrä ylittyi tuhansilla.
Edellinen Helsingin Lego-tapahtuma oli vetänyt Messukeskukseen 14 000 kävijää vuonna 2019.
“Olimme varautuneet 25 prosentin kasvuun siihen verrattuna”, Lego-tapahtumia vuodesta 2009 lähtien järjestäneen Pii Poon tapahtumavastaava Timo Ranto kertoo Avecille.
“Olemme järjestäneet tänä vuonna Lego-tapahtumia myös Oulussa, Turussa, Lahdessa, Seinäjoella, Porissa ja Jyväskylässä. Helsingin tapahtuman ennakkolippujen myynti ei ollut yhtään linjassa näihin verrattuna”, Ranto huokaa.
Lipunmyynti ovelta jouduttiin pysäyttämään, ja ihmiset vuodattivat somessa tuohtumustaan. Lehdistössä Messukeskuksen “Lego-kaaos” noteerattiin laajasti.
Jokainen tapahtumajärjestäjä yrittää luonnollisesti mitoittaa tapahtumansa niin, että kaikki halukkaat mahtuvat sisään. Nyt ovelta käännytetyille ihmisille jäi paha mieli, ja järjestäjä menetti paljon potentiaalisia lipputuloja. Ranto arvioi, että halukkaita tulijoita jouduttiin käännyttämään pois tuhatmäärin.
“Juuri pidämme palaveria siitä, mitä kaikkea teemme ensi kerralla toisin. Voi olla, että lipunmyynnistä ovella luovutaan jopa kokonaan. Tästä otetaan opiksi”, Ranto sanoo.
Kriisiviestinnän suhteen Pii Poo teki hyvää työtä, ja siitä voi ottaa oppia tapahtuma-alalla laajemminkin. Kun karu tieto kapasiteetin täyttymisestä tuli, yritys päivitti tilannetta nettisivuilleen ja somekanaviinsa. Ranto vastaili toimittajien puheluihin, tiedotti näille oma-aloitteisesti tilanteen etenemisestä ja pyysi Pii Poon suulla anteeksi tapahtunutta.
“Koitin päivittää tietoa kaikkialle, missä luki että lippuja olisi vielä saatavilla”, Ranto kertaa.
Kun mainekriisi on uhkana, saattaa yrityksen viestintä lipsahtaa vähätteleväksi tai vastuuta pakoilevaksi. Toimittajien yhteydenotot ja ihmisten palaute voidaan kokea ilkeämielisenä ajojahtina. Joku kivettyy, eikä pukahda mitään.
Pii Poo ei näihin sortunut – vaikka Ranto paljastaa, ettei yrityksellä ollut kriisiviestinnän suhteen sen kummempaa ennakkosuunnitelmaa.
“Haluan tehdä sellaisia tapahtumia, joissa itse haluaisin käydä. Kriisiviestinnässä teimme parhaamme ja anteeksipyyntö tuli luonnostaan, kun se tuli sydämestä.”
LUE MYÖS: Näkökulma: Ääliölle ääliön kohtelu, kuten Haloo Helsingin keikalla tapahtui
