Taas yksi esitys, jonka pointti poukkoilee aiheesta toiseen kiinnittymättä oikein mihinkään. Slaideja on paljon, ja ne ovat täynnä tekstiä, jota puhuja lukee ääneen yleisölle. Esityksen jälkeen kuulijalla on epävarma olo. Mikä kaiken äskeisen esityksen ja esiintymisen tarkoitus oikein oli?
Tilanne lienee tuttu kaikille, myös uutisankkuri Ripsa Koskinen-Papuselle ja viestintävalmentaja Heikki Laaksolle. Koskinen-Papunen ja Laakso tietävät, mistä erinomainen esitys ja esiintyminen koostuu.
Heidän uutuuskirjansa Painavaa puhetta – Näin saat viestisi perille (Docendo, 2024) esittelee yhdentoista kohdan metodin, jonka avulla kuka tahansa voi rakentaa kuulijoita puhuttelevan esityksen ja saada viestinsä paremmin esille.
Kaikki ovat vaikuttajia
Tv:n uutisankkurin roolistaan parhaiten tunnettu Koskinen-Papunen ja viestintävalmentaja Laakso ovat tehneet pitkän ja monipuolisen uran viestinnän parissa. He ovat opettaneet kirjan metodia lukuisissa esiintymisvalmennuksissa.
Vaikuttavasta esiintymisestä puhutaan usein yritysviestinnän yhteydessä. Esiintymistaidoista on apua konferenssien puheenvuoroissa sekä myynti- ja tiimipalavereissa mutta myös missä tahansa arkisissa viestintätilanteissa. Koskinen-Papunen muistuttaa, että me kaikki olemme vaikuttajia eri yhteyksissä: työpaikoilla, harrastuksissa ja yksityiselämässä.
”Hyviä vinkkejä voi saada jopa siihen, jos haluat pitää puheenvuoron ja vaikuttaa vaikka urheiluseuran rahojen käyttöön”, hän havainnollistaa.
”Ihmiset muistavat viestinnästä vain 10–15 prosenttia. On tärkeää, että he muistavat tärkeimmän asian.”
Toista tärkeintä viestiäsi
Yksi esiintymisen yleisimmistä heikoista lenkeistä on vähäinen tai olematon valmistautuminen. Harva kokenutkaan puhuja pystyy pitämään kylmiltään innostavan ja selkeän esityksen. Valmistautuminen on kuin kivijalka, jonka päälle esitys rakennetaan.
Valmistautuminen ei kuitenkaan ala äänen avaamisesta vaan ennen kaikkea pääviestien ja tavoitteen kirkastamisesta: Miksi pidän tämän esityksen? Mitä haluan sen saavan aikaan?
Jos puhuja ei osaa vastata näihin kysymyksiin, lopputulos on helposti sekava tai lattea. Jos pääviestit ovat kirkkaat, esiintyjä osaa paremmin kertoa asiat selkeästi ja tiiviisti.
Valmistautumiseen kuuluu toki paljon muutakin, kuten yleisöanalyysi ja ymmärtämistä helpottavien esimerkkien miettiminen.
Koskinen-Papunen korostaa myös esitysten ja puheenvuorojen alun ja lopun tärkeyttä. Kuulijoiden tulisi heti puheenvuoron alussa kokea, että esityksen kuuntelemisesta on heille jotain iloa tai hyötyä, muuten heidän ajatuksensa karkaavat muualle. Esityksen lopetus on puolestaan paikka, jossa pääviesti toistetaan ja annetaan mahdollinen toimintakehotus.
”Usein esitys loppuu siten, että oho, aika loppuu, onko kysyttävää, ja sitten lähdetään pois. Mutta lopetus on juuri se hetki, jolloin voit sanoa vielä sanoa pääviestisi, jonka haluat jäävän kuulijoiden mieleen. Ihmiset muistavat viestinnästä vain 10–15 prosenttia. On tärkeää, että he muistavat tärkeimmän asian.”
Taltuta ”slaiditulva”
Liian usein esityksen pitäjä tarjoaa yleisölle liian paljon tietoa, tekstiä täynnä olevia slideja ja erikoissanastoa. Nämä kaikki vaikeuttavat viestin perillemenoa.
”Moni esiintyjä ei erota toisistaan omia muistiinpanojaan ja yleisölle suunnattua materiaalia. He käytännössä lukevat ääneen muistiinpanojaan, vaikka slaidien tulisi olla kartta, joka auttaa kuulijaa seuraamaan esitystä”, Koskinen-Papunen sanoo.
Kuulijoille voidaan vyöryttää oman alan erikoissanastoa ja nippelitietoa myös siksi, että puhuja pelkää, ettei oma ammattikunta arvosta häntä, jos hän popularisoi aihettaan liikaa. Tärkeintä olisi kuitenkin se, että kuulijat ymmärtävät ja muistavat, mistä puhutaan.
Kalvovyöryn ja ammattislangin sijaan Koskinen-Papunen rohkaisee selkeyttämään esitystä esimerkeillä, tarinoilla ja hyvin valituilla kuvilla. Tärkeä asia jää niiden avulla paremmin mieleen kuin pienenä pränttinä Power Pointissa.
” Jos esiintyjä luettelee vain faktoja, jotka eivät herätä millään tasolla kiinnostusta, innostusta tai yllätystä, ne eivät resonoi.”
Herätä tunteita
Vaikuttaminen onnistuu vain, jos viesti vetoaa tunteisiin. Tämä on yksi Koskinen-Papusen ja Laakson tärkeimmistä teeseistä. Suomalaisessa viestintäkulttuurissa tunteisiin suhtaudutaan kuitenkin usein epäillen, jopa vähättelevästi.
Onko tunteita herättävä puhe epäilyttävää, falskia tai manipuloivaa? Koskinen-Papunen on täysin eri mieltä. Jos viesti ei herätä kuulijassa tunteita, ajatuksia tai halua toimia, siitä ei ole hyötyä.
Hän kyseenalaistaa myös järjen ja tunteiden vastakkainasettelun.
”Ajattelemme usein, että olemme hirveän rationaalisia ja teemme päätökset järjellä, mutta tunteet vaikuttavat esimerkiksi siihen, miten tärkeinä faktoja pidämme. Jos esiintyjä luettelee vain faktoja, jotka eivät herätä millään tasolla kiinnostusta, innostusta tai yllätystä, ne eivät resonoi.”
Konkarikin voi kehittyä
Koskinen-Papunen ja Laakso lupailevat, että kun esityksen rakentaa heidän neuvojensa avulla, se ei käytännössä voi mennä metsään. Oli kyseessä sitten osastopalaveri tai vanhempainyhdistyksen kokous, viesti menee paremmin perille, jos on huomioinut vaikuttavan esityksen elementit. Kirkas viesti jää kuulijan mieleen parhaiten, kun puheen rakenne on selkeä.
Kirjaan haastateltu OP-ryhmän pääjohtaja Timo Ritakallio kertoo aina pohtivansa, mikä on asioiden looginen esittämisjärjestys, sillä esityksellä pitää olla selkeä punainen lanka. Yksi selkeä rakenne on kertoa ensin, mitä aikoo kertoa. Tämän jälkeen puhuja kertoo asiansa ja lopuksi vielä kertaa sen.
Vaikka Ritakallio on kokenut esiintyjä, hänkin haluaa kehittyä aina vain paremmaksi puhujaksi. Tämän vuoksi hän analysoi jatkuvasti esityksiään ja pohtii, mikä toimii ja mikä ei. Jokaisen johtajan ja johtajaksi pyrkivän kannattaa panostaa viestintä- ja esiintymistaitoihin, koska johtaminen on viestinnän kautta vaikuttamista.
Koskinen-Papusen mielestä jokaisesta päivästä löytyy tilaisuuksia harjoitella hyvää ja vaikuttavaa esiintymistä, ja jokainen voi kehittyä siinä paremmaksi.
LUE MYÖS: Toimisiko nelipäiväinen työviikko täydellä palkalla? Tässä yksi esimerkki Suomesta
LUE MYÖS: Sinustako ”meeting doctor”? Muuttuva työelämä vaatii uusia rooleja
Vaikuttavan esityksen elementit
Jo näiden vinkkien huomioiminen terävöittää esiintymistäsi, kertoo Ripsa Koskinen-Papunen.
Kirkasta pääviestisi. Mikä on esityksesi tavoite? Mihin pyrit ja miksi puhe kannattaa ylipäätään pitää? Tee nämä kysymykset selviksi itsellesi ennen kuin lähdet valmistelemaan esitystä.
Valmistaudu, vaikka aihe olisi tuttu. Harva konkarikaan vetää lonkalta kovin hyvän suorituksen, ellei takana ole monta esitystä samasta aiheesta. Harjoittele esitys niin hyvin, että et joudu lukemaan yleisölle muistiinpanojasi. Kiteytä havainnollistamismateriaaliin vain olennaisin. Suunnittele esityksen aloitus ja lopetus huolella.
Innostu ja anna sen näkyä. Vaikka muut asiat olisivat kunnossa, esitys on tuhoon tuomittu, jos et ole kiinnostunut aiheestasi. Yleisö aistii motivaation ja sen puuttumisen. Miksi heidän pitäisi kokea aiheesi tärkeäksi, jos se ei sytytä sinua itseäsi?
