Asiat tärkeysjärjestykseen

Keittiössä on täysi hässäkkä päällä, pöydät notkuvat tyhjistä astioista, laskutettavia riittää. Jono on ulos asti ja muutama ruokalähetti odottaa tilauksiaan. Miten tällaisessa tilanteessa saa pidettyä itsensä kasassa?

”Kaoottisessa tilanteessa priorisointi on ratkaisevan tärkeää, ettei lamaannu työmäärän alla. Jos mahdollista, kannattaa hetkeksi pysähtyä ja miettiä, mikä on tärkeintä juuri nyt. Voisiko ruokalähettiä ja asiakkaita pyytää hetken odottamaan ja hoitaa ensin annokset pöytiin?”, Mehiläisen työterveyspsykologi
Sannamari Ahola sanoo.

Kiireen keskellä ”peruna kerrallaan” -ajatus on usein toimiva. Sinulla ei ole mahdollista kuoria kuin yksi peruna kerrallaan. Tär­keintä on miettiä, minkä perunan laarista valitsee ensimmäisenä.

”Monen asian hoitaminen yhtä aikaa ei loppujen lopuksi ole mahdollista. Se aiheuttaa sähellystä ja heikentää usein myös työn ja asiakaskokemuksen laatua.”

Ennakoi ja valmistaudu

Vaikka ravintolassa monet asiat tulevat eteen yllättäen, on tilanteita, joita on mahdollista ennakoida. Esimerkiksi lounasruuhkiin voi valmistautua käymällä tilanne etukäteen mielessä läpi.

”Kun tilanne on päällä, ei usein ole aikaa miettimiseen, vaan toimitaan pitkälti vaistojen varassa. Toimintasuunnitelman laatiminen ja sen ennalta läpikäyminen voi auttaa säilyttämään hallinnan tunteen kovankin paineen alaisuudessa”, Ahola sanoo.

Asiakaspalveluasenne ja ammattimaisuus on säilytettävä kiireenkin keskellä. Se saattaa kuitenkin olla helpommin sanottu kuin tehty tilanteessa, jossa teet kaikkesi asiakkaidesi eteen ja joudut siitä huolimatta kritiikin kohteeksi. Tässäkin tilanteessa ennakointi on valttia.

”Ennalta voi pohtia, miten tilanteessa pystyisi olemaan provosoitumatta ja miten asiakkaalle saisi jätettyä loppujen lopuksi positiivisen kokemuksen. Hyvin hoidettu reklamaatio on parasta, mitä ravintolalle voi tapahtua.”

Opi toisilta

Erityisesti uudessa työpaikassa on hyvä aluksi selvittää esihenkilön kanssa tiimin yhteiset tavoitteet ja toimintatavat sekä asiat, jotka priorisoidaan ensimmäiseksi. Keskusteluhetki kollegoiden työskentelytavoista on aina paikallaan.

”Työkavereiden kanssa on hyödyllistä keskustella erilaisista käytännöistä ja saada heiltä vinkkejä, joita voi soveltaa omiin toimintatapoihin. Kollegoilta voi oppia paljon, esimerkiksi sen, miten toiset ratkoivat kiireisen tilanteen”, Ahola sanoo.

Työuransa alussa oleva voi listata esimerkiksi puhelimen muistiinpanoihin, mitkä työtehtävät hoidetaan aina ensi tilassa. Sieltä ne on helppo tarkistaa kiireenkin keskellä. Kun ammattitaito karttuu, ne vakiintuvat osaksi omaa toimintaa.

Aamuisin voi tehdä myös to do -listan asioista, jotka on muistettava hoitaa päivän aikana. Työtehtävien listaamiseen voi pyytää apua työkavereilta. Tarpeen tullen listaan voi lisätä
uusia, työpäivän aikana ilmeneviä tehtäviä ja myös tarvittaessa siirtää ei-akuutit tehtävät seuraavalle työpäivälle.

Älä mene mukaan kiireen tunteeseen

Kun luolaihminen kohtasi uhan, hän valmistautui taistelemaan tai pakenemaan. Samanlaisen reaktion meissä aiheuttaa myös voimakas kiireen tunne: adrenaliinin ja stressihormonin eritys voimistuu aivoissa, verenpaine nousee ja syke kiihtyy. Tällöin alamme juosta, puhua nopeammin ja keskittyminen herpaantuu.

”Kehollinen kiire ruokkii hädän ja stressin tunnetta. Kun kiireessä on tietoisesti rauhallinen ja toimii niin kuin ei olisi kiire, voi mielikin rauhoittua.”

Ripeä mutta rauhallinen liikkuminen ja verkkainen hengitys rentouttavat ja rauhoittavat sisäistä kiireen tunnetta. Näin toimintakyky säilyy eikä paniikki ota kehossa valtaa.

”Sama pätee, jos olemme vaikkapa myöhässä aikatauluista”, Ahola vinkkaa.

Yhteinen kiire voi lisätä hankalaa oloa, sillä tunteilla on tapana tarttua. Oman mielenrauhan saavuttaminen vaatii tällöin tarkkaavaisuutta ja harjoittelua.

Pidä taukoja

Kiireenkin keskellä on hyvä pitää taukoja. Pienikin tauko riittää rauhoittumiseen. Erityisen paikallaan tauko on silloin, kun kiire ottaa kehosta ja mielestä vallan.

”Kun paniikki alkaa nostaa päätään, olisi hyvä mennä ulos hengittämään raitista ilmaa tai vähintään toiseen tilaan katselemaan ikkunasta ulos”, Ahola neuvoo.

Toiset rauhoittuvat myös juomalla lasin vettä tai pesemällä kasvonsa viileällä vedellä. Tärkeää on löytää oma keino olon rauhoittamiseen.

Myös omaan hengitykseen keskittyminen auttaa sulkemaan häiritsevät asiat pois mielestä ja rentoutumaan. Aivot saavat happea ja samalla meneillään ollut hektinen tilanne hetkeksi katkeaa.

Opettele sanomaan ei

Onko sinulla taipumusta tehdä asioita toisten puolesta tai ottaa tarjottuja lisähommia lisähommien päälle? Erityisesti henkilöt, joilla on luontainen halu miellyttää, ovat alttiita hyväksymään valtavan määrän lisätöitä.

Tilapäiset joustot kuuluvat työhön, mutta jos työkaveri pyytää jatkuvasti palvelusta vedoten omaan kiireeseensä, on hyvä opetella sanomaan ei.

”Rajaamisessa voi auttaa, että ennen kuin lupautuu ja sanoo kyllä, miettii hetken ennen vastaamista. Jos kieltäytyy, kannattaa kertoa, milloin ehtisi auttaa, ellei juuri nyt pysty sitä tekemään.”

Esihenkilön kanssa on tärkeää ottaa puheeksi esimerkiksi, jos työaika venyy säännöllisesti yli sovitun eikä työtä ehdi tehdä työajan puitteissa. Puheeksi ottaminen on taito, jota voi harjoitella, vaikka se voi jännittää.

Älä jää yksin

Kun töitä on liikaa suhteessa työntekijöihin, on kiire usein väistämätöntä. Silloin tilanteesta on hyvä puhua esihenkilölle ja pyrkiä löytämään yhdessä keino rauhoittaa työympäristöä.

”Jos lisävoiman palkkaaminen ei ole mahdollista, voisiko kiirehuipuissa joustaa roolituksessa? Sekin kannattaa kertoa ääneen, missä tilanteissa ja tehtävissä toivoisi apua.”

Jos tilanne on haastava ja kiire vaikuttaa omaan jaksamiseen ja mielialaan, on hyvä suunnata työpsykologin juttusille. Avun pyytämistä ei kannata hävetä tai väheksyä.

”Ammattilainen neuvoo, miten selviytyä haastavissa tilanteissa ja millaisia stressinhallintakeinoja voi omassa työssä kokeilla. Työterveys voi auttaa myös esihenkilöä suunnittelemaan työtä ja johtamaan työkykyä.”

Panosta palautumiseen

Huomaatko, että olet töiden jälkeen niin väsynyt, ettet jaksa tehdä mitään tai nähdä ketään? Heräätkö öisin kesken unien? Tällöin työstä palautumisessa saattaa olla haasteita.

”Palautumisen keinot ovat hyvin yksilölliset. On tärkeää miettiä, miten juuri sinä palautuisit parhaiten kiireisen päivän jälkeen. Rauhoitutko liikunnan, kutomisen vai ystävien parissa?”

Perusasiat, kuten liikunta, säännöllinen syöminen, riittävä uni ja ihmissuhteet, ovat jokaisen ihmisen palautumisen kannalta oleellisia asioita.

”Työpäivästä on hankala selviytyä, jos on nälkäinen tai väsynyt tai ihmissuhteet takkuavat. Tällöin kiire saattaa tuntua vielä uuvuttavammalta.”

Jos voimavarat ovat vähissä, asia on hyvä ottaa rohkeasti esiin työyhteisössä ja pohtia yhdessä, voisiko työtaakkaa keventää, jotta arjen saisi taas rullaamaan.

LUE MYÖS: Suomen ravintolakulttuuri on liian arka ja äijämäinen, sanoo Kozeen Shiwan: “Ihan absurdia”

---

---