Olli-Pekka Kallio on nähnyt suomalaisen tapahtumatuotannon evoluution aitiopaikalta. 

Kallion ura alkoi koulupoikana Aira Samulinin Rytmikkäiden roudarina 1970-luvulla. 1980-luvulla hän pääsi valotaiteilija Ekku Peltomäen yritykseen, ensin valomieheksi ja lopulta tuotannon yleisjampaksi. Kun Peltomäki myi yrityksensä Eastwaylle, Kallion toimenkuva laajeni yritystapahtumiin ja lopulta Eastwayn johtoon.

Kallio on työskennellyt 27 maassa ja varmistanut, että niin bändien kuin maailman kärkipoliitikkojenkin vierailut Suomessa sujuvat hyvin.

Hän oli tuotantotiimissä Bushin ja Gorbatshovin, Clintonin ja Jeltsinin sekä Trumpin ja Putinin tapaamisissa Helsingissä.

Vuodesta 2018 lähtien Kallio on työskennellyt omassa yrityksessään Slow Rocket oy:ssä, ja tänä keväänä hänet palkittiin Evento Awardseissa Kulissien virtuoosi -palkinnolla. Kallio on alan kävelevä infopankki, joka tietää, miten tuotanto saadaan rullaamaan tai milloin se yskähtelee.

Kysyimme konkarilta, miten tapahtumatuotannon riskejä voi ennakoida ja mitä pitäisi tehdä, kun ongelmia ilmaantuu tapahtuman aikana.

Budjetoi avoimesti

Ennen kuin tapahtuman suunnittelu voidaan aloittaa, tarvitaan budjetti. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta sitä se ei aina ole.

”Asiakkaalla voi olla epärealistiset odotukset suhteessa budjettiin. On jopa asiakkaita, jotka eivät halua kertoa budjettia, vaan tieto pitää lypsää heiltä. Tilanne on parantunut, mutta tätä tapahtuu edelleen”, Kallio kertoo.

Salailija saattaa ajatella, että tuotantokulut voivat alittua, jos hän ei paljasta, kuinka paljon rahaa on käytettävissä. Tiedon panttaamisesta ei kuitenkaan ole hyötyä, vaan se vain vaikeuttaa suunnittelua.

”Budjetin idea on juuri siinä, että tiedämme summan, joka on käytettävissä. Se määrittää, mitä voimme ylipäätään tehdä.”

Kallio kannustaa organisaatioita avoimuuteen ja realistisuuteen jo budjetointivaiheessa. Tapahtuman ei pitäisi tähdätä budjetin alittamiseen, ja tuotannon pitää tietää, kuinka paljon sillä on rahaa käytettävissään.

Viesti runsaasti

Kallio painottaa jo esituotantovaiheen kommunikoinnin tärkeyttä. Hän suosittelee Slackia, Teamsia ja vastaavia online-kanavia, johon kootaan kaikki tuotannon kanssa työskentelevät ihmiset.

”On hyvä, jos kaikki päivitykset ja viestit ovat samassa paikassa ja kaikkien osallisten tiedossa. Siten rikkinäinen puhelin -efektiä ei pääse syntymään.”

Komentoketjun selkeys on osa hyvää viestintää. Oli kyse budjettimuutoksesta tai kadonneesta takista narikassa, tiimin on tiedettävä, kuka on vastuussa ja kuka siunaa muutokset. On myös oltava käsitys siitä, missä asioissa tapahtumatoimistolla on valta toimia itsenäisesti ja missä päätöksissä asiakkaalta on vielä kysyttävä.

Kun suunnittelusta siirrytään tuotantovaiheeseen, Kallio aloittaa jokaisen työpäivän palaverilla, jossa käydään läpi päivän kulku ja vastuualueet.

”Palaverissa käydään läpi, kuka tekee mitäkin, missä on hätäpoistumistiet ja sammuttimet, mihin aikaan syödään ja niin edespäin. Briiffin ei tarvitse kestää kuin kymmenen minuuttia. Jengi tekee paljon paremmin työtä, kun tietää, että kello kaksitoista tulee ruokaa.”

Varaa aikaa

Aikataulutus on tapahtumatuotannon ikuinen haaste. Ongelmia syntyy, jos aikataulu laaditaan varmistamatta eri työvaiheiden tekijöiltä, kuinka paljon heidän työnsä vaatii aikaa. Kallio mainitsee mielenkiintoisena esimerkkinä konsertit, joissa käytetään flyygeliä.

”Flyygelin roudaamisessa kestää aikansa, ja roudaus heikentää flyygelin viritystä. Tarvitaan virittäjää, joka saattaa tarvita tunnin täysin hiljaista työaikaa. Tietyt toimijat taas eivät voi keskeyttää töitään tunniksi.”

Ison soittimen roudaamiseen ja virittämiseen kuluva aika pitäisi siis huomioida ja aikatauluttaa etukäteen. Ammattimainen tapahtumatuottaja osaa suunnitella aikataulun siten, että toisiaan häiritseviä päällekkäisiä toimintoja ei tule. Aikatauluongelmia voidaan ehkäistä jo siinä vaiheessa, kun tuottaja valitaan.

”Aivan kuin auton huollossa, voit käyttää merkkikorjaamoa tai kaveria. Toiselta saat varmuutta, toiselta et.”

”Pysähdy, mieti ongelman vaikeusaste ja kiireellisyys ja onko sinulla lupa korjata asia haluamallasi tavalla.”

Vedä henkeä 

Entä miten pitäisi toimia, jos ongelmia ilmaantuu, kun tapahtuma on käynnissä?

Vaikka tapahtumatuotannon sanotaan olevan maailman kuudenneksi stressaavin ala, tuottajan pitäisi pystyä rauhoittamaan hermonsa. Jo 15 sekunnin pysähtyminen voi estää paniikkiratkaisut.

”Pysähdy, mieti ongelman vaikeusaste ja kiireellisyys ja onko sinulla lupa korjata asia haluamallasi tavalla. Jos mahdollista, testaa ratkaisusi esittelemällä se vielä toiselle ihmiselle.”

Vaikka ongelmatilanteissa ei kannata hätiköidä, reagoimisessa ei saa kestää liian pitkään. Kallio suosittelee tekemään ensin korjaavat toimenpiteet ja kertomaan sitten rehellisesti asiakkaalle, mitä on tehty.

”Älä salaa mitään virhettä tai poikkeamaa. Ne tulevat aina ilmi jossain vaiheessa.”

Tuottajan ja asiakkaan kannattaa myös miettiä etukäteen, kuka antaa lausunnot medialle ongelmatilanteissa.

”Vaikka tietäisit, mitä on tapahtunut, oletko silti oikea ihminen puhumaan siitä?”

Lue myös: Kriisiviestinnässä tärkeintä ei ole anteeksipyyntö, sanoo Sini Korpinen – vaan se, että pyytää anteeksi oikeaa asiaa

Kypärä päähän

Kallio kuvailee suomalaisen tapahtumatuotannon kehittymistä siirtymisenä släbäreistä turvakenkiin. Metafora pitää konkreettisesti paikkansa tekniikasta vastaavien firmojen kohdalla – tai ainakin sen tulisi pitää.

”Kunnon tekniikkafirmoissa mietitään työturvallisuutta ja jaksamista. Ei tehdä liian pitkiä työpäiviä ja sellaisia työsuoritteita, joihin ei ole koulutusta. Käytetään kypärää silloin, kun esihenkilö määrää. On sisäiset ohjeistukset, niitä noudatetaan ja joku koordinoi työtä.”

Kallio näkee pienempien toimijoiden työssä edelleen amatöörimäisyyttä, joka vaarantaa pahimmillaan työntekijöiden ja yleisön turvallisuuden. Hän ei ole kohdannut omissa projekteissaan suuria katastrofeja, mutta pienetkin mokat ovat opettaneet paljon.

”1980-luvulla toimin pyroteknikkona kalliiden autojen lanseeraustilaisuudessa. Kun olin polttanut jäljet autojen laseihin, tajusin, että pyrohommissa pitää käyttää ammattilaista. Älä leiki sankaria, vaikka tilanne olisi kuinka kiireinen tai paineinen.”

Kuuntele konkareita, liity alan etujärjestöihin

Tapahtuma-alan riskienhallintaa ja turvallisuutta voi opiskella esimerkiksi ammattikorkeakoulussa. Riskit ja ratkaisut opitaan kuitenkin pääosin työssä.

Kallio kannustaa nuoria työntekijöitä kuuntelemaan alan konkareita, joilla on usein palava halu kertoa työstään.

Jos työ tuntuu kaoottiselta tai jatkuvalta tulipalojen sammuttelulta, hälytyskellojen pitäisi soida. Turvallisinta ja opettavaisinta on työskennellä yrityksissä, jotka tekevät jokaiseen projektiin riskikartoituksen. Yrityksessä tulisi olla aina riittävästi koulutetut, nimetyt henkilöt, jotka vastaavat siitä, että työ tehdään turvallisesti ja suunnitelmallisesti.

Kallio rohkaisee alan työntekijöitä ja yrityksiä liittymään Tapahtumateollisuus ry:hyn. Se tekee töitä alan arvostuksen ja ammattimaistumisen eteen ja toimii äänitorvena päättäjien suuntaan. Tapahtuma-alan kehittymistä ja turvallisuutta ei kuitenkaan kannata jättää vain päättäjien vastuulle.

”Viranomaisten ohjeistukset vaihtelevat alueittain ja ovat osin järjenvastaisia. Toimialan on luotava oma sisäinen ohjeistuksensa, joka jokaisessa hyvässä alan yrityksessä jo onkin.”  

Lue myös: Nappaa 10 vinkkiä tapahtuman jälkeiseen osallistujien sitouttamiseen ja jälkimarkkinointiin

---

---