Oli juhlan luonne mikä tahansa, kaikki alkaa tavoitteesta. Esimerkiksi pikkujoulujen tavoite voi olla henkilöstön yhteishengen nostattaminen ja ihmisten yhteen tuominen. Mihin tapahtumalla pyritään, siihen panostetaan, kiteyttää Tapahtumantekijöiden asiakkuusjohtaja Kati Korpinen.
Hän neuvoo lyömään budjetin pöytään heti ensimmäisenä, käytettiin tapahtumassa tapahtumatoimiston apua tai ei.
”Jos budjetti on tiukka, otetaan kaikki irti siitä, mitä on, ja tehdään hyvin se, mikä tehdään.”
Henkilöstöjuhlien budjeteissa on tavallisesti paljon skaalaa, ja antoisat juhlat on mahdollista toteuttaa tiukalla budjetilla tai hövelimmin. On helppo säästää esimerkiksi kutsuprosessissa, joka voidaan hoitaa kevyimmillään kalenterikutsuna. Budjetoinnissa tärkeää on ymmärtää, että pienen firman kemut tulevat suhteessa usein kalliimmiksi kuin juhlat isommalle henkilömäärälle, sillä pienellä henkilömäärällä pieninkin kiinteä kulu nostaa yksikköhintaa paljon.
Työssä voidaan säästää ja tehdä suunnittelu ja toteutus omin voimin. Työ voidaan nähdä myös järkevänä satsauksena ja palkata ammattilainen hommiin, sillä myös sisäisellä työllä on hintansa, mikä jää monilta huomioimatta tapahtumaa budjetoitaessa.
”Kustannustehokkuuteen vaikuttaa myös se, miten kokenut ostaja on. Jos tapahtumien järjestäminen ei kuulu jokapäiväiseen työnkuvaan, siihen kuluu enemmän aikaa ja todennäköisesti tulee tehtyä myös virheostoksia”, Korpinen sanoo.
Iloq käyttää kumppanin apua suurimpiin tapahtumiin
Iloq on suomalainen lukitusyritys, joka järjestää suurimman osan vuoden tapahtumistaan itse. Vuosittain tapahtumia mahtuu kalenteriin noin 500 eri sidosryhmille globaalisti. Juhliakin on.
Yritys palkittiin kevään Evento Awardseissa Tapahtumat osana strategiaa -sarjan voittajana. Markkinointipäällikkö Wilma Wallinin mukaan iLoq käyttää tapahtumatoimistoja apuna suurimpiin tapahtumiin.
”Esimerkiksi viime vuonna järjestimme Oulussa Iloqin 20-vuotisjuhlan, jossa kohtasi yli 600 ihmistä ympäri maailman. Markkinointitiimimme resurssit ovat rajalliset, joten luonnollisesti tarvitsemme apua näin suurten tapahtumien järjestämisessä”, Wallin kertoo.
20-vuotisjuhlan suunnittelussa ja tuottamisessa Iloq hyödynsi tapahtumatoimisto NJ Productionia. Kyseessä oli viikon mittainen tapahtuma, jonka ohjelma puhujineen ja elämyksineen muistutti pientä Nordic Business Forumia.
Wallin kertoo, että budjetti asettaa tiettyjä rajoituksia tapahtumien järjestämiselle eikä aina ole mahdollista saada kaikkea haluamaansa.
”Esimerkiksi viime syksynä löysin tapahtumaan upean tilan, mutta budjetin vuoksi se oli vaihdettava toiseen.”
Wallinin mukaan yrityksellä on tietyt kriteerit, joiden mukaan katsotaan, mihin satsataan ja mistä voidaan tinkiä, jos budjetti ei riitä kaikkeen suunniteltuun. Sisältö kuuluu satsauskohteisiin, ja se halutaan pitää korkeatasoisena. Puhujina käytetään myös paljon yrityksen omia asiantuntijoita.
”Jos on pakko karsia, niin karsimme wow-elementeistä ja osittain tekniikasta.”
Juhlat koostuvat yleensä samoista peruspalikoista: tarvitaan tila, ohjelmaa, tarjoilut ja tunnelma. Eri budjettiluokan tapahtumissa kyse ei ole vain yksittäisten palikoiden lisäämisestä tai karsimisesta vaan olemassa olevien skaalaamisesta tapahtuman budjettia ja kokoluokkaa vastaaviksi.
Tapahtumatekijöiden Kati Korpisen mukaan rahalla saa isomman elämyksen.
”Mitä enemmän tapahtumaan panostetaan, sitä yksilöllisempi, uniikimpi ja elämyksellisempi tapahtumasta tulee.”
Esittelemme seuraavassa tarkistuslistan juhlan suunnitteluun S:n, M:n, L:n ja XL:n budjeteilla. Skaalaa ne budjettiisi sopivaksi.
S, M, L vai XL?
Mitä eri budjeteilla saa? Esimerkkitapahtuma on sadan hengen viihteellinen juhla, esimerkiksi pikkujoulut.
S – Budjetti 50–100 €/henkilö
S-budjetin tapahtuma järjestetään omissa tiloissa. Ohjelman suunnittelee ja järjestää todennäköisesti yrityksen oma huvitoimikunta. Kutsuprosessi ja ilmoittautumiset toteutetaan talon sisäisesti. Ruoka tilataan toimistolle. Puhujat tai esiintyjät yrityksen omaa henkilökuntaa. Ei kuluja tiloista tai esiintyjistä. Esimerkiksi pienen yrityksen pikkujoulut voidaan toteuttaa näin.
M – Budjetti 200–400 €/henkilö
Tapahtumatoimisto avustaa tuotannossa ja ohjaa tapahtumaa paikan päällä. Toteutus voi sisältää kutsut, ilmoittautumiset, ohjelman suunnittelun ja tapahtumapaikan. Tilaksi valitaan tapahtuman tyypille ja henkilömäärälle sopiva paikka. Budjettiin mahtuu jo juontaja, puhujia ja esiintyjiä edullisimmasta päästä.
L – Budjetti 500–700 €/henkilö
Tapahtumatoimisto suunnittelee ja tuottaa kaiken avaimet käteen -palveluna. Toteutus sisältää kutsut, ilmoittautumiset, ohjelman suunnittelun ja tapahtuman tuottamisen paikan päällä sekä kaikki alihankkijayhteydet ja kilpailutukset. Tilaksi valitaan tapahtuman tyypille ja henkilömäärälle sopiva paikka. Tarjoilut monipuoliset ja laadukkaat. Budjettiin sisältyy juontaja, puhujia ja esiintyjä, kuten joku kohtuullisen nimekäs artisti.
XL – Budjetti 700+ €/henkilö
XL-koon luksustapahtumalle valitaan uniikki tila ja sinne luodaan kaikin puolin vip-tason elämys. Ruoat ja juomat ovat ylellisempää tasoa, esimerkiksi kuohuviini vaihtuu samppanjaan. Palvelun laatuun panostetaan, minkä myötä tapahtumassa on enemmän henkilökuntaa. Tapahtumassa on ammattijuontaja, tunnetut puhujat, elämyksellistä ohjelmaa, yksi tai useampi nimekäs artisti tai bändi. Kaikkiin yksityiskohtiin on panostettu kuin huippuluokan hotellissa.
LUE MYÖS: Mieti tarkkaan, mistä tingit! Näin toteutat hyvän ja kustannustehokkaan tapahtuman
Juhlan tekijät
Henkilöstöjuhla sisältää nämä peruselementit. Skaalaa ne budjettiisi sopivaksi.
Tila
Valitse tapahtumatila huolella. Mikäli budjetti on rajallinen, kiinnitä huomiota tilan fasiliteetteihin, kuten olemassa olevaan tekniikkaan ja kalusteisiin: jos ne sopivat tapahtumaan sellaisinaan, vältytään kalliilta lisähankinnoilta. Hyvät kulkuyhteydet varmistavat tapahtuman suosion ja karsivat esimerkiksi firman kortilla tehtyjen taksimatkojen aiheuttamia piilokuluja.
Rakenteet ja kalusteet
Oikein tehdyllä tilavalinnalla erillisten rakenteiden ja kalusteiden osuus on mahdollista hilata jopa nollaan. Kalleimmassa ääripäässä tyhjään tilaan vuokrataan tapahtumakohtainen erikoiskalustus, jolla luotu maailma voi esimerkiksi toistaa yrityksen brändivärejä ja tukea tapahtuman teemaa.
Tekniikka
Jos jostakin tapahtumassa tingitään, ei ainakaan toimivasta tekniikasta. Liikkumavaraa on kuitenkin runsaasti, ja ero kahden vaihtoehdon välillä voi olla tuhansista kymmeniin tuhansiin euroihin.
Visuaalinen toteutus ja somisteet
Kevyimmillään visuaalinen toteutus voi olla videotykki ja valkokangas, jolle heijastetaan valmiin diapohjan päälle tehdyt tervetulotoivotukset, tapahtuman ohjelma ja tapahtuman päättyessä vaikka bussiaikataulut. Näyttävimmillään tila somistetaan tapahtuman teeman ja brändivärien mukaisesti esimerkiksi ledipintoja, liikkuvia valoja ja somekuviin päätyviä showstoppereita käyttäen. Vaikkei äärilaitaan asti mentäisikään, pienikin panostus luo tapahtumaan kaivattua vau-fiilistä.
Esiintyjät
Jokaisessa tapahtumassa joku on roolissa, jossa hän viestii osallistujille jotakin. Pienimmillään kyse voi olla firman omasta väestä, joka toivottaa juhlaväen tervetulleeksi. Toisessa ääripäässä on supertähden näyttävä yksityiskeikka. Esiintyjien hintahajonta on pandemian jälkeisenä aikana kasvanut. Esimerkiksi laadukas coverbändi esiintyy edullisimmillaan 2 500 eurolla, mutta kalleimmassa hintaluokassa palkkiot ovat jopa yli 50 000 euroa. Onko saatava lisäarvo hintansa väärti – vastaus on aina tapahtumakohtainen.
Tarjoilut
Tarjoilut kuuluvat jokaiseen tapahtumaan. Kokonaiskustannuksen ja oman työn minimoimiseksi ruokien tilaaminen catering-yritykseltä voi olla edullisinta, sillä palvelupaketteihin kuuluvat ruoan ja juoman lisäksi myös astiat, kuljetus, säilytys ja tarjoilu.
Viestintä ja markkinointi
Henkilöstötapahtuman markkinointi hoituu kaikkein kustannustehokkaimmin sisäisillä kalenterikutsuilla. Vaa’an toisessa kupissa on monivaiheinen kutsuprosessi, joka ammentaa parhaat palat sekä digistä että printistä – voipa mukana olla myös tapahtuman teemaan liittyvä giveaway-lahja.
Alennusta näkyvyydellä?
Tv-ohjelmista ja elokuvista tuttua tuotesijoittelua näkyy tapahtumissa edelleen verrattain vähän, vaikka yhteistyökumppanit ja tavarantoimittajat voisivat luontevasti saada näkyvyyttä tuotteilleen ja palveluilleen. Näkyvien logojen lisäksi kumppaneiden läsnäolosta voidaan kertoa esimerkiksi lavaohjelmassa tai vaikkapa menukortissa. Suoraa myyntipuhetta tulee kuitenkin välttää, ettei sponsorointi käänny itseään vastaan.
Muista vastuullisuus!
Vastuullisuus on päivän sana, eikä se yleisestä väärinkäsityksestä huolimatta nosta kustannuksia. Uudelleenkäytettävät vuokratuotteet ovat monesti jopa kertakäyttötavaroita kustannustehokkaampia.
