No show -ilmiöllä tarkoitetaan tilannetta, jossa osallistujat eivät saavu paikalle tapahtumaan ilmoittautumisestaan huolimatta. Syitä saapumatta jättämiselle on monia, kuten kiire, unohtaminen, sairastuminen tai äkillisesti muuttuneet suunnitelmat. Toisaalta jotkut saattavat myös ilmoittautua useampaan yhtäaikaiseen tapahtumaan ja valita viime hetkellä niiden väliltä.
Mikä syy onkin, no show aiheuttaa järjestäjille monenlaisia ongelmia. Näihin kuuluvat turhat kustannukset esimerkiksi tilavuokrasta ja tarjoiluista. Myös ohjelmasisällön läpivieminen voi vaikeutua ja läsnäolon hyödyt vesittyä paikalle saapuneiden osalta, mikäli poissaoloja on merkittävästi.
ME Studion toimitusjohtaja Juho Hiidenmaa tuntee yllättävien pois jäämisten dilemman ja tapahtumajärjestäjälle koituvat haitat. Hänen mukaansa ongelman ehkäisy on aloitettava mahdollisimman ajoissa.
Hiidenmaa korostaa, että jo suunnitteluvaiheessa on tärkeää tunnistaa tapahtuman tärkeimmät kohderyhmät ja käyttää aikaa sisällön hienosäätöön vieraiden tarpeet tunnistaen. On myös olennaista valita tapahtumalle sopiva ajankohta, jotta osallistujilla on aito mahdollisuus saapua paikalle.
”Suunnitteluvaiheessa resurssit ja aika on kohdennettava olennaisiin asioihin, kuten kohderyhmän tuntemiseen, kutsuprosessin parantamiseen sekä tapahtuman sisällöllisen viestinnän ja toiminnallisuuksien kehittämiseen.
Kun tapahtumasta luodaan tavoitellun kohderyhmän kannalta houkutteleva, osallistujat oppivat arvostamaan sitä ja saapuvat kerta toisensa jälkeen paikalle. Jos kaikesta huolimatta no show on yhä ongelma, on panostettava jälkihoitoon.
”Tapahtuman jälkihoidossa on viestittävä onnistumisista ja luotava paitsi jäämisen pelkoa niin, että sekä paikalla olleet että pois jääneet haluavat varmistaa mukana olonsa seuraavalla kerralla”, Hiidenmaa sanoo.
Eräänä keinona no show’n taltuttamiseen on pohdittu maksun lähettämistä niille, jotka eivät saavu paikalle ilmoittautumisesta huolimatta. Tästä on tietenkin kerrottava jo ilmoittautumisvaiheessa. Hiidenmaa näkee keinon mahdollisena mutta ei optimaalisena.
”Ajatus on teoriassa hyvä mutta käytännössä hieman ongelmallinen. Onko ihmisten rankaisu tällä tavalla järjestävän tahon brändin mukaista toimintaa?”
Kepin sijasta Hiidenmaa kannustaa järjestäjiä keskittymään enemmän siihen, että tapahtuman kohderyhmälle luodaan positiivisia ajatuksia tulevasta ja kohotetaan odotusarvoa. Näin voidaan varmistaa, että ihmiset eivät hevillä jättäydy tapahtumasta pois, sitoutuvat sen ajankohtaan ja saapuvat kerta toisensa jälkeen paikalle. Tätä kautta voidaan varmistaa se, että tapahtuma kiinnostaa juuri oikeita ihmisiä, saa heidät sitoutumaan tapahtumaan ja saapumaan kerta toisensa jälkeen paikalle.
Keinoja no show’n ehkäisemiseen
- Suunnittele tapahtumasi sisältö kohderyhmälle vastustamattomaksi.
- Keskity kutsuprosessissa kohderyhmään, ei tekniseen suoritukseen.
- Lähetä vahvistus ja muistutuksia ilmoittautumisesta.
- Luo jonotuslista täyteen varatulle tapahtumalle.
- Muista jälkihoito. Viesti onnistumisista ja luo paitsi jäämisen pelkoa.
