Ulkotapahtumien arvaamattomin muuttuja on sää. Viime elo-syyskuun vaihteessa Yhdysvalloissa Nevadan autiomaata piinasivat yllättäen rankkasateet, joiden vuoksi Burning Manin festivaalialue muuttui upottavaksi mutavelliksi. Juhlat jatkuivat olosuhteista huolimatta, mutta koska kulku alueelle oli käytännössä mahdotonta, huolto takkusi ja maailmalle levisi mitä villeimpiä huhuja viruksista ja festivaalivieraita tappavista sähköiskuista.
Vain vähän aikaisemmin sateet olivat riepotelleet Saksassa järjestettyä metallifestari Wacken Open Airia. Mutainen ja tulviva festivaalialue päätettiin sulkea ennen aikojaan, ja matkalla olleita vieraita kehotettiin palaamaan kotiin. Paikalle jo ehtineet nauttivat keikkatarjonnasta haastavissa olosuhteissa.
Suomen festivaalihistorian musta hetki koettiin 14 vuotta sitten, kun yksi vieras kuoli ja kymmenet loukkaantuivat Porin Sonisphereen iskeneen syöksyvirtauksen seurauksena.
Sen jälkeen Porissa on kiinnitetty tapahtumaturvallisuuteen huomiota entistä tiukemmin, kertoo Porin kaupungin turvallisuuspäällikkö Jukka-Pekka Schroderus.
Vara on viisautta siksikin, että Pori on Rovaniemen ohella Suomen tulvavaarallisin alue.
”Kokemäenjokeen liittyvät luonnonilmiöt ovat täällä tavallisia. Se tarkoittaa, että niihin on myös varauduttu”, Schroderus kertoo.
Porissa toteutetaan Suomen ehkäpä tiukinta tapahtumaturvallisuutta. Siihen sisältyy kosolti palavereja, viranomaiskatselmuksia ja teknisiä tarkastuksia. Käytänteistä ei lipsuta, oli tapahtuman koko tai luonne mikä tahansa. Myös säätiedotuksia seurataan herkeämättä.
Ennakointi ja komentoketju kuntoon
Porissa järjestettävän Suomi-areenan avajaispäiväksi luvattiin viime kesänä kovaa vesisadetta. Ukkoskuuro saapui lopulta kello viideltä iltapäivällä. Kadut alkoivat tulvia, ja keskustelutapahtumasta katkesivat sähköt. Ohjelma keskeytettiin.
Iltaseitsemältä tilanne oli jo ohi. Ohjelmaa pystyttiin jatkamaan, mutta kaksi lavaa pidettiin turvallisuussyistä suljettuna. Laajalti uutisoidusta luonnonoikusta huolimatta vain kaksi tapahtuman kaikkiaan 230 keskustelusta jäi pitämättä.
Schroderuksen mukaan se oli ennakoinnin ja vahvan komentoketjun ansiota.
”Käytössämme on turvallisuus- ja pelastussuunnitelma sekä perusteellisesti mietitty johtosuhdekaavio. Se määrittää selkeästi, ketkä vastaavat eri osa-alueista, kuinka tieto välittyy ja kuka tekee päätökset.”
Lisäksi Suomi-areenan lavavastaaville ja -avustajille järjestettiin ennen tapahtumaa turvallisuuskoulutus, jossa käsiteltiin ”mitä tapahtuu, jos jotain tapahtuu”. Ajankohtaiset askelmerkit käytiin läpi tuottajien ja muiden avainhenkilöiden kanssa päivittäisissä aamupalavereissa.
”Taustalla on ajatus saumattomasta yhteistyöstä koko ketjun kanssa moderaattorista tekniikkaan ja järjestyksenvalvonnasta ensihoitoon.”
Turvallisuusohjeita tullaan viime kesän perusteella edelleen päivittämään tämän vuoden tapahtumaan.
”Turvallisuusasioista ei voi luistaa, sillä se asettaa vaaraan sekä katsojat, esiintyjät että työntekijät. Turvallisuus on ykkösasia muista paineista huolimatta”, Schroderus sanoo.
Lavamodulit auttavat
Tuskassa on nähty 24 vuoden aikana sääolosuhteita laidasta laitaan, mutta yhtään peruutusta ei Helsingin metallifestareilla ole sään vuoksi jouduttu tekemään.
Juuri ennen pandemiaa tosin liippasi läheltä.
”Kova ukonilma pyyhki ohi muutaman kilometrin päästä. Pysyimme kuivina, mutta pimeys ja välkkyvät salamat loivat keikalle dramaattisen taustan”, Tuskan toimitusjohtaja Eeka Mäkynen kertoo.
Viime kesänä sadetta taas saatiin senkin edestä, mutta asiakastyytyväisyys oli korkeinta koskaan. Onko siis niin, että huonoa säätä ei ole, on vain huonot varusteet?
”Sekä huonoa viestintää ja huonoa ennakointia”, Mäkynen sanoo.
Suomen suvi on lyhyt, kaunis ja yllättävä. Sateen sijaan aurinko voi porottaa pilvettömältä taivaalta tai tuuli tehdä teltasta purjeen. Siksi sää on ulkotapahtumia suunniteltaessa pakko ottaa huomioon.
Tuskassa säätiedotteiden aktiivinen seuranta alkaa noin kuukausi ennen h-hetkeä.
”Tarkkailemme kymmenen vuorokauden ennustetta ja tilaamme Ilmatieteen laitokselta myös spesifimpää säätiedotusta, johon kuuluu puhelinpalvelu. Tarvittaessa kysymme neuvoa asiantuntijalta”, Mäkynen toteaa.
Tuskassa ei ole varasuunnitelmaa, joka mahdollistaisi festivaalin siirtämisen sisätiloihin. Mukautuksia pystytään kuitenkin tekemään.
”Esimerkiksi lavarakennelmien modulaarisuus on hyvä keino tuulikuorman pienentämiseksi. Meillä on joskus vedetty show ilman screenejä.”
Kriisiviestintä kunniaan
Hyvä kriisiviestintä torppaa mainehaitan ja turvaa parhaimmillaan tapahtuman jatkumon. Jos jotain odottamatonta tapahtuu, on viestien kuljettava paitsi järjestäjätahon koneistossa myös tapahtumavieraiden suuntaan.
”Pahinta on olla kertomatta yleisölle mitään. Parempi on sanoa vaikka vain niin, että tietoa ei ole tällä hetkellä, mutta asiaa selvitetään.”
Poikkeustilanteessa Tuskaan perustetaan tilannekeskus, jossa olennaista tietoa päivitetään jatkuvasti. Viesti poikkeusolosuhteista viedään yleisölle juontajien, screenien, tapahtumasovelluksen ja sosiaalisen median kautta.
Samoja kanavia hyödynnetään myös normaalitilanteissa. Se palvelee asiakasta ja pitää kanavat jatkuvassa toimintavalmiudessa.
”Tiedotamme niissä esimerkiksi jonojen pituuksista ja muistutamme kuumalla säällä veden juomisen tärkeydestä ja vesipisteiden sijainnista.”
Näin valmistaudut poikkeavaan säähän
- Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Ennakoi yllättävät tilanteet ja varaudu kaikkeen.
- Rakenna vahva komentoketju. Jokaisen tulee tietää paikkansa ja tehtävänsä yllättävässä tilanteessa.
- Kuuntele asiantuntijoita. Ja luota heidän arvioihinsa.
- Älä riskeeraa. Vaan pelaa varman päälle. Turvallisuus tulee aina ensin.
- Ennakoi viestinnässä. Kerro kävijöille jo etukäteen, millaista säätä on luvattu, ja muistuta sopivasta varustuksesta – esimerkiksi sadevarusteista tai vesipullosta ja aurinkosuojasta.
Muista!
Viestintää seurataan myös tapahtumapaikan ulkopuolella. Rehellinen viestintä katkoo tiukassakin tilanteessa huhuilta siivet.
