Ravintoloilla menee huonosti, kuuluttavat sekä media että alan liitto Matkailu- ja ravintolapalvelut Mara ry. Isona kokonaisuutena huonot ajat ovatkin totta, mutta yksittäisten ravintoloiden tilinpäätöksistä löytyy merkittäviäkin kannattavuuseroja.
Yksittäinen yrittäjä tai ravintolatyöntekijä ei mahda mitään kuluttajakäytökselle, veronkorotuksille tai inflaatiolle, mutta ravintolan kannattavuuteen voi vaikuttaa ruohonjuuritasollakin. Kannattavuus kohenee monenlaisilla konsteilla, jotka liittyvät ravintolabisneksen jokaiseen osa-alueeseen.
Ilman henkilökuntaa ei ole ravintolaa. Ravintolan ydintarkoitus on tuottaa elämyksiä ruoan ja juoman keinoin, ja jos ei henkilökunta tuotteita paikan päällä valmista, niin vähintäänkin tarjoilee ne asiakkaalle. Asiakas puolestaan maksaa siitä, että saa eteensä valmiin ja laadukkaan tuotteen asiantuntevan palvelun kera.
Henkilökunta on suurimpia yksittäisiä menoeriä ravintolabisneksessä, ja henkilökunnan merkitys kannattavuuteen on iso.
”Henkilökunnan määrän suunnittelu onkin tarkkaa puuhaa, jossa tasapainoillaan palvelulupauksen ja kannattavuuden välillä”, sanoo oululaisen Café Kuluman ravintolapäällikkö Petri Määttä.
Pitkän linjan ravintola-ammattilainen ja Olarin Panimon talous- ja hallintopäällikkö Olli Majanen kertoo, että yleisesti ravintolan kulurakenne jakautuu siten, että ainakin yksi kolmasosa liikevaihdosta menee henkilöstökuluihin ja loput raaka-ainekuluihin sekä muihin kiinteisiin kuluihin, toki hieman ravintolan konseptista riippuen.
Ravintola-alalla henkilöstökulut ovat isot, joten fiksu työvuorosuunnittelu on avainasemassa. Pitkällä aikavälillä pienilläkin tuntieroilla alkaa olla merkitystä, muistuttaa vaasalaisen Oy Fondis Ab -ravintolaryppään toimitusjohtaja Susanna Tuohiniemi.
Aloitetaan kannattavuussuunnittelu siis siitä, miten työvuorolistat kannattaa laatia.
Laadi lista vuosikellon avulla
Harva kadehtii ravintolan työvuorolistan laatijaa, joka kasaa vuorot ja yrittää ottaa samalla huomioon ravintolan kiireaikataulut, työntekijöiden tarpeet, ravintolan kannattavuuden ja palvelun laadun.
Työvuorolistaa koskee lainsäädäntö, joka pitää huomioida, eikä vuoroja saa muuttaa koska vain listan laatimisen jälkeen. Listaa laatiessa kannattaakin hyödyntää mahdollisimman paljon ”historiatietoa”. Fondiksen Tuohiniemi suosittelee rakentamaan vuosikellon, joka huomioi, millaisia kuukausia edellisinä vuosina on ollut ja mitä kaupungissa tapahtuu eri kuukausina.
”Meillä esimerkiksi toukokuu on hiljainen kuukausi, kun Vaasasta lähtevät opiskelijat eikä kesätyöntekijöitä ole vielä niin paljon, ja tämä näkyy muun muassa yökerhon puolella”, Tuohiniemi kertoo.
Tuohiniemen mukaan Fondis seuraa jatkuvasti, millaisia tapahtumia, konsertteja ja opiskelijabileitä Vaasassa järjestetään, sillä ne vaikuttavat ravintoloiden myyntiin.
”Optimoimalla tarkkaan henkilökunnan määrän saamme sekä palvelulupauksen huomioitua että kannattavuuden pidettyä plussan puolella. Toki emme mekään onnistu kaikissa tapahtumissa ja täysin optimaalisessa suunnittelussa aina, mutta tavoite se on ja siihen pyritään”, sanoo Tuohiniemi.
Usein ravintoloissa on käytössä tuntipankkeja vakihenkilökunnalle. Niiden avulla voi saada hieman joustoa hiljaisten ja kiiretuntien välille. Sekä Fondiksessa että Café Kulumassa tarjotaan vakiväelle joustoa työvuoroihin, jolloin on helpompi pitää avainhenkilökunta talossa, vaikka hiljaisia aikoja olisikin.
Jaa henkilökunnalle taloustietoa
Café Kuluma jakaa taloutensa avainluvut henkilökunnalle avoimesti. Ne löytyvät taukotilassa olevasta excelistä, jota voi halutessaan selailla vaikkapa tauon yhteydessä. Petri Määtän mukaan henkilökunta on hyvin kiinnostunut luvuista, ja kun näkee oman työnsä vaikutuksen kannattavuuteen, myös työmotivaatio paranee.
Jokainen kulumalainen voi katsoa tiedostosta päivä-, kuukausi- ja tilikauden ”tähän mennessä” -työtehotavoitteen sekä miten tavoitteet ovat toteutuneet, jolloin näkee konkreettisesti päivä päivältä, miten oman työn jälki vaikuttaa kokonaisuuteen.
Café Kulumassa työsuhteet ovatkin pitkiä, Määtän mukaan osin sen takia, että henkilökunta näkee oman menestyksensä ja puhaltaa yhteisen tavoitteen takia samaan hiileen.
Myös Fondiksessa käydään läpi ravintoloiden taloustilannetta esihenkilöiden kanssa, jolloin operatiivinen johto tietää missä mennään. Näin voidaan esimerkiksi viestiä henkilökunnalle lisämyynnin merkityksestä osana työvuoroa.
”Jos saat myytyä vaikka erikoiskahvin jokaiselle aterian nauttineelle, se on vuositasolla jo iso raha, ja siitä on hyvä henkilökunnan olla tietoinen, liittyyhän se myös heidän työtunteihinsa”, vinkkaa Susanna Tuohiniemi.
Nopea reagointi avainasemassa
Olli Majasen mielestä on ehdottoman tärkeää, että henkilöstökustannuksia seurataan hyvin tiiviisti, koska siten reagointi onnistuu nopeasti, jopa heti seuraavassa työvuorolistassa.
Yrittäjävetoisissa paikoissa se voi tarkoittaa sitä, että yrittäjä itse joutuu käärimään hihat ja hyppäämään tiskin taakse. Avainhenkilökunnasta ei kuitenkaan kannata nipistää, Majanen muistuttaa, vaan sitoutuneista työntekijöistä on syytä pitää kiinni kynsin ja hampain.
Samoilla linjoilla on Petri Määttä.
”Me seuraamme henkilökuntakuluja viikkotasolla ja muutamme tehtäviä, jos näyttää siltä, että teholuvut ovat laskeneet. Yksi olennainen asia on saada asiakkaat pysymään meillä. Pyrimme tekemään olon mukavaksi, jotta paikkaa ei tarvitse vaihtaa. Annamme mahdollisuuden ostaa lisää, emme niinkään myy.”
Laske työn hinta
Asiakkaat ovat nyt varovaisia, ja kulutus on vähentynyt. Olli Majasen mielestä ravintolan päättäjien on tärkeää miettiä, mitä elämysten tuottaminen todellisuudessa maksaa. Kun päivittäinen toiminta kannattaa, se luo kannattavuutta myös pitkällä tähtäimellä. Kiva fiilis on tarpeellinen lisä mutta huono isäntä bisnekselle, joten taskulaskin kannattaa pitää ulottuvilla, jotta toiminta pysyy plussalla.
Huolellinen analysointi vie aikaa ja vaivaa, mutta maalissa saattaa odottaa palkinto, havaitsi Petri Määttä.
”Nyt panostan enemmän omia aikaresurssejani toimintamme analysointiin. Pystyn tekemään yritykselle kannattavampia päätöksiä, kun keskityn enemmän laskemaan tunnuslukuja ja mietin päätöksiä kunnolla. Tämä oli yllätys itsellenikin. Huomaisin, että näin pysyn esimerkiksi analysoimaan hiljaisten päivien merkitystä ja tekemään korjausliikkeitä, kun on aikaa kerätä, lukea ja pähkäillä ravintolan avainlukuja”, sanoo Määttä.
Petri Määttä muistuttaa, että taustatyö on tärkeää myös elämysten tuottamiselle. Hiljaisia päiviä on jokaisessa ravintolassa joskus, mitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Café Kulumassa hiljaiset ajat käytetään uuden ideointiin ja esimerkiksi somistamiseen, jotta ravintola näyttäisi mahdollisimman viehättävältä.
Hiljaisina aikoina voidaan myös tehdä etukäteisvalmisteluja, kuten misausta, jolloin ruuhka-aikana voi keskittyä vain myyntiin.
Lisämyynti kohentaa kannattavuutta
Vanhan viisauden mukaan kannattaa mieluummin pitää vanhat asiakkaat sisällä kuin hankkia uusia. Lisämyynnillä on tärkeä merkitys henkilöstön työtehojen lisääjänä, kertovat kaikki juttuun haastatellut ravintola-alan ammattilaiset.
”Haluamme tarjota asiakkaille paikan, missä on viihtyisää ja kiinnostavia tuotteita niin, että he haluavat jäädä. Hiljaisempana päivänä on enemmän aikaa olla läsnä, silloin kiertelemme pöydissä enemmän, juttelemme asiakkaiden kanssa ja suosittelemme”, sanoo Petri Määttä.
Määtän mukaan hyvä lisämyyntituote on kiinnostava, ja se tarjoaa asiakkaalle nautinnon lisäksi puheenaiheen. Tällainen voisi olla vaikkapa nitrosifonilla valmistettu cocktail, josta innostunut asiakas kertoo eteenpäin. Usein erikoistuotteet alkavat kiinnostaa muitakin asiakkaita, kun yksi utelias ensin tilaa sellaisen, mikä luonnollisesti lisää myyntiä.
Lisämyyntiä tuo myös asiakkaan heikkojen signaalien lukeminen, siksi työvuorossa olevan henkilökunnan ei tulisi räpeltää puhelinta tai lukea lehteä, vaan keskittää huomionsa asiakkaaseen. Baaritiskin takaa on hyvä lähteä kiertelemään vaikka laseja keräämään, niin saa syyn mennä juttelemaan asiakkaille, vaikka ei mitään myisikään.
Asiakkaat kyllä muistavat hyvän fiiliksen ja hyödyntävät myös herkemmin tilausmahdollisuuden, kun ei itse tarvitse liikkua tiskille asti.
Staff Efficiency
Restaurant profitability can be improved by optimizing staff roles and resources.
- Effective Scheduling: Properly planned shift schedules balance customer service and profitability. Use tools like annual calendars and historical data.
- Financial Transparency: Share key financial figures with staff to foster motivation and understanding of their role in profitability.
- Maximizing Sales: Encourage staff to offer appealing upsells and to be proactive with service. This enhances revenue and customer loyalty.
The abstract is AI-generated and reviewed by the editor.
