Oli tapahtuma millainen hyvänsä, jossain vaiheessa osallistujille tulee nälkä ja jano. Tilaisuuden luonteeseen sopivat herkulliset tarjoilut ovat paitsi vireyttä ylläpitävää polttoainetta myös tärkeä osa tapahtuman kokonaiselämystä.
Löydä tarpeisiisi sopiva catering-toimija
Hyvä catering-yritys löytyy kaupungin ja sen lähiympäristön palveluntarjoajia googlaamalla sekä oman verkoston suosituksia kuuntelemalla. Sosiaalinen media ja erityisesti Instagram tarjoavat paljon kuvamateriaalia toteutuneista tapahtumista ja niiden tarjoiluista.
Mitä aikaisemmin sovit cateringista, sitä parempi. Yritystapahtumien kuuminta catering-
sesonkia on pikkujoulukausi, johon varaukset tehdään jo keväällä. Muuten suurten ja keskisuurten yritystapahtumien hyvänä nyrkkisääntönä on 4–6 kuukauden varoaika. Pienemmät tapahtumat mahtuvat pitopalveluiden kalenteriin usein myös lyhyemmällä varoitusajalla.
Kerro kaikki mahdollinen tapahtumastasi
Kun teet tilauksen, kerro tulevasta tapahtumasta niin paljon kuin osaat. Alussa riittävät tilaisuuden kulun tärkeimmät suuntaviivat, joita tarkennetaan h-hetken lähestyessä. Kerro catering-toimijalle kaikki, mitä mieleesi pälkähtää – parhaat ratkaisut löytyvät asiantuntijoiden kanssa yhdessä pohtimalla.
Summittainen osallistujamäärä on hyvä tietää jo tilausta tehtäessä. Tarkat tiedot tarvitaan noin kuukausi ennen tapahtumaa, jotta catering-yritys osaa mitoittaa henkilökuntansa määrän oikein.
Valmiit menut, ajattomat klassikot ja erityisruokavaliot
Valmiit menut helpottavat tarjoilujen valitsemista. Pitopalveluilla on useimmiten muutamia menuvaihtoehtoja, joiden joukosta tarjoilut valikoituvat käytettävissä olevan budjetin ja asiakkaan muiden toiveiden perusteella.
Luota ajattomiin klassikoihin, kuten savuloheen, katkarapuskageniin ja erilaisiin salaatteihin, mutta ole avoin myös uusille ruokatrendeille. Rennommissa tarjoiluissa suositaan tällä hetkellä esimerkiksi street foodia ja aasialaishenkistä makumaailmaa.
Tavallisimpia huomioitavia erityisruokavalioita ovat laktoosittomuus, gluteenittomuus ja vegaanisuus. Pitopalvelujen ruoat ovat lähtökohtaisesti mahdollisimman moniin ruokavalioihin soveltuvia. Muista kuitenkin tiedustella osallistujien erityisruokavaliot ja ilmoita ne pitopalvelulle viimeisimpien henkilömäärien ja aikataulujen tarkennusten kanssa noin kuukausi ennen tapahtumaa.
Buffet vai pöytiintarjoilu lautasilta?
Buffet vai pöytiintarjoilu lautasilta? Oikeaa vastausta ei ole, vaan valintaan vaikuttavat lukuisat seikat. Pöytiintarjoilu koetaan usein noutopöytää juhlavampana, minkä lisäksi siitä syntyy vähemmän hävikkiä. Pikkujouluihin ja firman kesäpäiviin buffet on tavallisesti nappivalinta. Napakymppiin osutaan, kun asiaa puntaroidaan yhdessä catering-yrityksen kanssa.
Cateringin voi hoitaa lähtökohtaisesti tilassa kuin tilassa, kunhan pitopalvelu pääsee tarvittaessa tutustumaan siihen etukäteen. Huomaa kuitenkin, että keittiölaitteiden ja kylmäsäilytyksen puuttuminen saattaa sulkea pois tiettyjen ruokien tarjoilemisen.
Se, mitä catering-pakettiin kuuluu ja miten siitä laskutetaan, vaihtelee palveluntarjoajittain. Kysy ja keskustele rohkeasti. Muista, että itsellesi helpoimman ratkaisun saat valitsemalla mahdollisimman kattavan palvelupaketin.
LUE MYÖS: Tapahtumajärjestäjä, älä pihistele vessa-asioissa
LUE MYÖS: Aikatauluta tapahtumasi ammattilaisen vinkeillä – ota 10 kohdan lista talteen
LUE MYÖS: Showstopper toimii aina – näin somistat tapahtumasi
Muista myös
Selvitä etukäteen, onko anniskelu sallittu valitsemassasi tapahtumatilassa. Tarvittaessa catering-toimija voi hakea anniskelulupaa myös erikseen. Ethän unohda alkoholittomiakaan juomavaihtoehtoja!
Pohdi
Herkuttelu kuuluu elämään, mutta voisiko esimerkiksi perinteisen kokousviinerin korvata terveellisemmällä välipalalla?
