Messutoiminta on palannut kasvu-uralle ja messuja järjestetään entiseen malliin. Epävakaa taloustilanne ja Ukrainan sota aiheuttavat kuitenkin haasteita erityisesti materiaalihankinnoissa.
”Joitakin materiaaleja on hankalampi saada, ja niiden toimitusajat ovat pidentyneet, vaikka tilanne onkin jo parempi kuin viime vuonna. Epävakaa taloustilanne näkyy osittain myös asiakkaiden budjeteissa, jotka ovat maltillisia. Messuosallistuminen suunnitellaan entistä tarkempaan ja osaston neliöistä tingitään tarvittaessa”, Messukeskuksen design-palveluiden designer Marita Korhonen kertoo.
Vaikka budjetit ovat tiukalla, haluavat messuille osallistuvat yritykset erottautua muista entistä visuaalisemmilla ja näyttävämmillä osastoilla. Suunnitteluun haetaan yhä useammin apua ammattilaisilta.
”Asiakkaat ovat ammattimaistuneet messuosallistumisen suhteen. He osaavat paremmin kuvailla tarpeensa ja toiveensa ja ovat miettineet tapahtuman kärjen sekä budjetin etukäteen. Näin he pystyvät antamaan paremman briiffin osaston suunnittelijalle”, Korhonen lisää.
Messut kannattaa hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti.
Digitaalisuuden myötä messuosastoille on saapunut uusia elementtejä. Esitetelineet ovat vaihtuneet QR-koodeihin, mutta vuorovaikutteisuus ja elämyksellisyys ovat edelleen tärkeitä elementtejä. Myös vastuullisuus, ympäristönäkökohdat ja kierrätettävät materiaalit ovat osastosuunnittelussa arkipäivää.
”Esimerkiksi uudelleenkäytettäviin moduulirakenteisiin suhtaudutaan nykyään suopeasti. Monet yritykset käyttävät samoja ständirakenteita ja elementtejä useilla messuilla”, Korhonen sanoo.
Messuosallistumisen helmasynti on monelle edelleen asioiden viime tinkaan jättäminen. Osasto varataan ajoissa, mutta muihin asioihin herätään viime hetkillä.
”Esimerkiksi tiedot painettuun messuoppaaseen tarvitaan hyvissä ajoin ja oma markkinointikin on syytä aloittaa ajoissa ennen messuja. Jälkitilaukset messuosastolle ovat normaalia kalliimpia ja kasvattavat budjettia”, Tampereen Messut oy:n brändi- ja viestintäjohtaja Heidi Pitkämäki muistuttaa.
Pitkämäen mukaan tärkeintä messuosallistumisen suunnittelussa on konkreettisten tavoitteiden asettaminen. Niiden perusteella on helppo suunnitella niin messuosasto kuin messujen aikana tehtävät toimenpiteet.
”Messut kannattaa hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti eli ständillä päivystämisen lisäksi itsekin kiertää messuilla, tehdä kilpailija-analyysiä, haistella trendejä ja etsiä uusia yhteistyökumppaneita.”
Pitkien messupäivien jälkeen moni halajaa ylimääräistä vapaapäivää, mutta sen sijaan kannattaa heti kontaktoida yhteydenottoa odottavat asiakkaat ja uudet liidit.
”Myös kaikki sisäiset palautteet ja kehityskohteet kannattaa kirjata ylös ennen kuin ne unohtuvat. Messujärjestäjäkin toivoo palautetta. Kannattaa kertoa ne asiat, jotka sujuivat hyvin ja ne missä on kehitettävää, sillä parhaimmat messut syntyvät yhteistyöllä”, Pitkämäki sanoo.
LUE MYÖS: Näkökulma: Helsingin Lego-pettymys ja mitä siitä voimme oppia
Tärppilista onnistuneille messuille
- Aseta messuosallistumiselle tavoitteet
- Perehdytä osastohenkilökunta
- Kutsu mukaan nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat
- Hyödynnä messuosastolla vaikuttamisessa kaikkia aisteja ja tarjoa elämyksiä
- Kerää liidejä
- Messujen jälkeen kiitä asiakkaita osallistumisesta
- Hyödynnä opit seuraavassa tapahtumassa
