Juttu on osa Työkalupakki-sarjaa, jossa esitellään käytännön vinkkejä tapahtuma-ammattilaisille.

1. Ääni. Kutsun kieli kertoo, kenet haluat tapahtumaasi vieraaksi. Koko kutsun kääntäminen kolmelle kotimaiselle saattaa tehdä kokonaisuudesta pitkäpiimäisen. Voit lähettää kutsun kielikohtaisesti tai liittää eri kieliversioita liitetiedostoon. Jos tapahtuman kieli on englanti, on loogista lähettää myös kutsu pelkästään englanniksi – muu saattaisi johtaa tapahtumavierasta harhaan.

2. Kanava. Sähköinen vai fyysinen kutsu? Tasavallan presidentin itsenäisyyspäivän vastaanoton pahvista kutsua säästetään ehkä koko elämä. Kaikki tapahtumat eivät yllä arvovaltaisuudessaan samaan, mutta fyysinen kutsu tekee vaikutuksen ja kertoo tilaisuuden luonteesta. Voisiko tätä hyödyntää myös ei-niin-muodollisen tapahtuman huomioarvon nostamisessa? Tai voisiko tapahtuman muistijälkeä pidentää fyysisellä kiitoskortilla, vaikka itse kutsu olisi lähetetty sähköisesti? 

3. Faktat. Kerro tilaisuuden täydellinen päivämäärä, myös vuosi. Tästä on hyötyä erityisesti,­ jos kutsu esitetään vuosittain ja asiakkaalla on sähköpostilaatikossaan useita saman järjes­täjän kutsuja. 

4. Vetovoima. Millä keinoin tapahtuman vetovoimaa ja tunnelmaa on mahdollista viestiä kutsussa? Jos kutsu lähetetään laajalla jakelulla, liian ympäripyöreät ilmaisut tai sisäpiirivitsit voivat ärsyttää ja vieraannuttaa.

5. Pito. Vaikka henkilö ei pääsisi tapahtumaan, kutsu voi silti lisätä kiinnostusta tapahtumaa ja sen järjestäjää kohtaan. Tämä kiinnostus kannattaa tyydyttää ohjaamalla tapahtumavieras esimerkiksi sosiaalisen median kana­vien pariin.

LUE MYÖS: Sanna Forsström tekee Helsingistä maailman parasta tapahtumakaupunkia – yhden luukun periaate tavoitteena

LUE MYÖS: Kulttuurikattila kiehuu – Tallinnan tapahtumatilat tarjoavat huimaa arkkitehtuuria 

LUE MYÖS: Maailman ensimmäinen event success manager löytyy Suomesta – Chryssa Skodran titteli on räätälöity tapahtuma-alan tarpeisiin

---

---