Älä tingi sisällöstä tai tekniikasta
Jos jostain tapahtumassa tingitään, niin sitä ei kannata tehdä ainakaan sisällöstä tai toimivasta tekniikasta, Professio Groupin toimitusjohtaja Janne Kuusinen sanoo. Myös tilat ja niiden sijainti, asiakaspalveluhenkilöstön määrä sekä hyvä ruoka kuuluvat perusasioihin, joihin Kuusinen ei mielellään kajoaisi. Oikein mitoitetuilla valinnoilla säästöä voi silti saada kriittisiltäkin osa-alueilta.
”Usein sisällön kustannuksen vaihtelussa puhutaan muutamasta tuhannesta eurosta, tekniikassa jopa 10 000–15 000 eurosta kahden vaihtoehdon välillä.”
Elämyksellisyyttä luovista puitteista, kuten somistuksesta ja viihteellisistä esiintyjistä Kuusisen mukaan voi tarvittaessa leikata, mutta rajansa kaikella.
”Kotikutoisuus on pahinta, mitä tapahtumalle voi tehdä. Vaikuttavuus ja vau-fiilis kuuluvat aina asiaan.”
Ulkoistaminen kannattaa
Sisäisellä työllä on aina hintalappu, ja se voi olla tapahtumajärjestäjän lähettämää laskua suurempi. Tapahtuman ulkoistamista ei siis pidä arastella.
”Tapahtuma-alan ammattilaisella on valmiina tapahtumajärjestämisen koneisto sekä käytössään neuvotellut vuosisopimushinnat tapahtumapaikoille, esiintyjille ja tekniikalle. Kaupan päälle asiakas saa järjestämisen helppouden ja laatutakuun”, Profession Janne Kuusinen sanoo.
Creative Technologyn operatiivinen johtaja Eero Helle vertaa tapahtuman omatoimista järjestämistä rippijuhliin: h-hetkelläkin osa talon väestä on useimmiten sidottuna keittiöön ja muihin taustatoimiin. Ovelta ehditään huikata pikaiset heipat, mutta siihen se sitten jääkin.
”Jos haluaa itsekin osallistua tapahtumaan, pitää miettiä, missä vaiheessa oma kapasiteetti ylittyy”, Helle muistuttaa.
Budjetti heti agendalle
Käytettävissä oleva budjetti kannattaa nostaa keskusteluun heti eikä myöhemmin. Näin vältytään turhilta ja turhauttavilta suunnittelukierroksilta, joiden lennokkaat ideat eivät välttämättä kohtaa taloudellisia realiteetteja.
”Rehellisyys omaa tilaisuutta ja käytössä olevia resursseja kohtaan on kaiken a ja o. Kun rahaa on vähän, on tärkeää valita oikein se henkilö, joka rahan käyttämisestä päättää”, Eero Helle kertoo.
Tapahtumia järjestettäessä tämä henkilö on tapahtumajärjestäjä. Lataamon vastaavan tuottajan Sofia Jokisen mukaan ammattilainen pitää huolen siitä, että käytettävissä olevat varat kuluvat tapahtuman onnistumisen kannalta tärkeimpiin asioihin.
”Ammattilainen tietää, mitä tietyllä summalla saa. Hän kertoo, mitä kannattaa tehdä ja miten toiveita voi muokata, jos raha ei riitä kaikkeen.”
Eero Helle muistuttaa, etteivät alan toimijat ole helppojen tienestien perässä. Huijatuksi ja rahastetuksi tulemista on siis turha pelätä.
”Kaikki laadukkaat toimijat uskovat pitkiin asiakassuhteisiin ja jokainen haluaa palvella asiakastaan niin hyvin, että asiakas palaa heille uudestaan. Ammattiylpeys ja moraali ovat alalla todella korkealla.”
Kilpailuta ja keskitä
Kilpailuttamisella voi olla huono kaiku, mutta oikein tehtynä se on kannattavaa kaikille osapuolille. Suurimmat ongelmat liittyvät useimmiten kilpailutuksen dokumentaatioon, jonka yksiselitteisyydessä saattaa olla toivomisen varaa. Kilpailutettaessa pitääkin kertoa, miten tarjouksia verrataan toisiinsa ja millä parametreilla kilpailu voitetaan.
Hinta edellä puuhun ei kuitenkaan kannata kiivetä. Sofia Jokinen huomauttaa, että kyseessä on aina vain tarjous yhdestä toteutuksesta, ja ratkaisuja voidaan muokata tarpeiden ja budjetin tarkentuessa.
Janne Kuusisen mukaan tarjoukset on hyvä pyytää vähintään kolmelta toimijalta. Kun hyvä kumppani löytyy, siitä kannattaa pitää kiinni.
”Paljon tilaisuuksia järjestävän kannattaa myös keskittää ostot ja päästä näin edullisempaan vuosisopimushinnoitteluun.”
Säästöjä suunnitelmallisuudella
Tapahtumia ei pidä järjestää vain tapahtuman itsensä takia, etenkään tiukalla budjetilla operoidessa. Sofia Jokinen kysyy asiakkaalta aina, mikä on tapahtuman tavoite ja mihin sillä pyritään. Vastauksen ei tarvitse olla monimutkainen. Esimerkiksi pikkujoulujen tavoite voi olla yrityksen yhteishengen nostattaminen ja ihmisten yhteen tuominen.
”Kun asiakkaan tarpeet ja tapahtuman tavoitteet ovat tiedossa, voidaan lähteä katsomaan, miten budjetti kannattaa käyttää.”
Tämän hetken trendinä Jokinen nimeää viime hetken päätökset. Se ei ole säästämisen näkökulmasta tarkasteltuna viisasta, sillä kiireessä esimerkiksi lähtökohdat neuvotella kokonaisuudesta alihankkijoiden kanssa ovat huonommat.
”Kun toimitaan hyvissä ajoin, tapahtumat pysyvät paremmin budjetissa ja kustannustehokkuus säilyy. Myös asiakkaan toiveet ehtivät tarkentua paremmin ajan kuluessa.”
Lyhyemmin mutta useammin
Myös tilaisuuden kestolla ja laajuudella on iso vaikutus kustannuksiin. Kesto tulee kuitenkin ensisijaisesti miettiä osallistujien tarpeista käsin. Janne Kuusisen mukaan etenkin koulutusten maailmassa nipistetään toteutusten kestosta.
”Jatkuvan kouluttautumisen trendin harjalla liikutaan kohti lyhyempiä toteutuksia, mutta siten, että tapahtumia ja koulutuksia toteutetaan useammin, esimerkiksi kerran kvartaalissa tai jopa kuukausittain.”
Sinänsä yksi iso tapahtuma ei välttämättä ole halvempi kuin monta pientä, eikä monta pientä kategorisesti yhtä isoa edullisempi. Edellisessä esimerkissä kustannustehokkuus syntyy nimenomaan koulutusten keskittämisestä yhdelle toimijalle.
Tarvitaanko hybridiä?
Hybriditapahtumien osuus kokonaismarkkinasta on vähentynyt mitä kauemmas pandemiasta on tultu. Esimerkiksi Janne Kuusisen edustaman Profession tapahtumista 80 prosenttia toteutetaan silti edelleen hybridinä. Etäyhteyden valitsee noin parikymmentä prosenttia osallistujista. Pelkkiä numeroita ei kuitenkaan pidä tuijottaa. Hybriditapahtuman tarve on tilannekohtaista, ja joskus se voi olla perusteltua pienenkin osallistujajoukon vuoksi.
”Meillä kustannukset pysyvät kurissa oman kuvausstudion ja teknikon ansiosta, mutta muussa tapauksessa hybriditapahtuman hinta voi olla jopa puolitoistakertainen pelkkään lähitapahtumaan verrattuna.”
Sofia Jokinen suosittelee hyödyntämään hybriditoteutuksissa mahdollisimman laajasti alustojen tarjoamia monia mahdollisuuksia ja ottamaan niissä olevista työkaluista kaiken mahdollisen irti.
Tapauskohtaiset ratkaisut
Tapahtumat eivät ole veljiä keskenään. Siksi myös valmiiden vastausten ja vinkkien antaminen on joskus haastavaa.
”Toimialamme eroaa muista siinä, että toteutus aina jollain tavalla räätälöidään. Jokainen tapahtuma on yksilö”, Eero Helle toteaa.
Koska tapahtumien lähtökohdat ja tarpeet eroavat, eroavat suunnitelmat ja toteutukset toisistaan jopa näennäisesti samankaltaisissa tilaisuuksissa. Mutta yksi asia on Sofia Jokisen mukaan varmaa.
”Korona-aika osoitti, miten tärkeää on nähdä kasvokkain. Siksi sanoisin, että tapahtuman järjestäminen kannattaa aina.”
