Sipe Åqvistilla itsellään on usein monta rautaa tulessa. Hän on liiketoimintajohtaja ja toinen omistaja oululaisessa yritystapahtumien ja matkailun monitoimitalo Go Arctic oy:ssä sekä Koiteli elää -festivaalin taiteellinen johtaja. Näiden lisäksi Åqvist on palautumisvalmentaja ja joogaohjaaja.

Åqvist tunteekin hyvin tapahtuma-alan haasteet ja hektiset aikataulut. Näistä huolimatta – tai oikeastaan juuri niiden takia – hän kannustaa varaamaan kaiken kiireen keskellä aikaa myös palautumiseen.

”Palautumisella on merkitystä sekä ihmisten hyvinvointiin että työn tuloksellisuuteen”, Åqvist sanoo.

”Kun hermosto on tasapainossa ja ihminen myös palautuu kaiken arjen touhun ja puuhan keskellä, tekee hän mieluummin sitä, mitä tekee. Palautunut ihminen on tuottavammassa ja luovemmassa tilassa, ja se näkyy myös lopputuloksessa, teki hän mitä tahansa.”

Rauhoita hermosto

Palautumisvalmentaja Åqvist kuvailee palautumista kehon tilaksi, jossa tasapainotetaan autonomisen hermoston toimintaa.

”Autonominen hermosto jakaantuu sympaattiseen ja parasympaattiseen hermostoon. Näistä ensimmäinen on tekemisen moottori, joka saa meidät liikkeelle ja tekemään asioita, joita haluamme saada aikaiseksi.”

Parasympaattinen hermosto puolestaan rauhoittaa ja vie meidät lepoon.

”Näiden kahden tasapaino on hyvän palautumisen tavoite ja tila, johon kehomme luontaisesti pyrkii aina palaamaan”, Åqvist selittää.

Parasympaattisen hermoston aktivointi on tarpeen, jotta voimme palautua kaikesta siitä, mikä aktivoi sympaattista hermostoa. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi kiireen tuntu, äänet ja valot, liikunta ja sosiaalinen kanssakäyminen. Myös erilaiset tunteet – hyviksikin koetut, kuten innostuneisuus ja ilo – stimuloivat hermostoa.

Kun autonominen hermosto on aktiivisena, erittyy elimistöön kortisolia ja muita stressihormoneita. Näille aineille on käyttöä hetkellisesti, mutta pidemmän päälle ne alkavat kuormittaa kehoa ja tästä seuraa monenlaista oireilua.

”On hyvä muistaa, että stressi on reaktiona ihmiselle myös tarpeellinen. Emme nousisi aamulla sängystä ilman stressireaktiota kehossamme”, Åqvist täsmentää.

Pitkittynyt stressitila alkaa kuitenkin kuormittaa kehoamme ja johtaa niin fyysiseen kuin henkiseenkin väsymiseen.

”Katkaisemalla kehon stressireaktion ihminen palautuu. Tasapaino on kaiken a ja o.”

Ota irtiotto arjesta

Kokousjärjestäjä ja tapahtumatuottaja Åqvistin näkökulmasta palautuminen on sitä, että ihminen pääsee tapahtumassa tasapainoiseen, rentoon ja luovaan tilaan.

”Palautuneet aivot toimivat luovemmin. Siksi erityisesti pidemmissä kokouspäivissä olisi hyvä päästä irtautumaan arkipäivästä ja olla vähemmän ärsykkeitä kuin normaalissa työpäivässä.”

Palauttavaa arjesta irtaantumista ja lepoa hermostolle voidaan tarjota eri tavoin. Jo valituilla kokoustiloilla ja niiden ulkopuolisella ympäristöllä on paljon merkitystä.

”Esimerkiksi meidän kokouspaikoissamme luonto on lähellä. On ihan erilaista työskennellä ilmavassa, luonnonläheisessä paikassa kuin tavallisessa neukkarissa tai toimistossa, jossa on koko ajan kuhinaa ympärillä.”

Åqvist pyrkii aina ehdottamaan asiakkaille jotain pientä palauttavaa hetkeä kokouspäivien lomaan.

”On tutkittu juttu, että pitkän kokouspäivän aikana ihmisen tarkkaavaisuus heikkenee ja tämän myötä luonnollisesti myös ajattelun luovuus. Lyhytkin tauko muuttaa tilannetta vapauttamalla ajattelua ja parantamalla keskittymistä.”

Palauttava tauko voi olla esimerkiksi muutaman minuutin happihyppely ulkoilmassa.  Pääasia on, että jokainen pääsisi hetkeksi rauhoittumaan ja irrottautumaan päivän varsinaisesta agendasta.

”Palautumiseen käytettävä aika on tietoinen päätös.  Pitää päättää, että haluaa palautua ja priorisoida omaa hyvinvointia.”

Luo rauhoittava tunnelma

Åqvistin mukaan myös asiakaspalvelulla on väliä. Koska ihmisten hermostot keskustelevat keskenään tietämättämme ja toisten ihmisten tunnetilat tarttuvat, voi tapahtumahenkilökunta omalta osaltaan olla luomassa rauhoittavaa ja luovuutta vahvistavaa ilmapiiriä. Åqvist puhuu lempeästä asiakaspalvelusta.

”Lempeässä asiakaspalvelussa jokainen asiakas kohdataan ajan kanssa. Henkilökunta ei näytä kiirettään. Näin voidaan luoda läsnäololla ja palvelulla kokonaisvaltainen kokemus rauhasta.”

Åqvistin luotsaamaan kokouskeskukseen on tuotu rauhallisuutta myös sillä, että kokousvieraille annetaan kenkien tilalle pehmeät villasukat. Ja koska kokoukset alkavat usein aikaisin aamulla, on hyvä kiinnittää huomiota valaistukseen. Pehmeä valaistus voi olla hermostolle miellyttävämpi kokemus kuin kirkkaat loisteputket. Valaistusta lisätään ja säädetään tarpeen mukaan päivän mittaan.

Palautumisteeman voi huomioida myös kokoustarjoiluissa.

”Kokousvierailijan hyvinvointia voidaan vahvistaa vaikkapa tarjoamalla itse tehtyä ja ei-prosessoitua ruokaa ja suosimalla kotimaisia marjoja”, Åqvist kertoo.

Åqvist päättäisi jokaisen kokouspäivän yhteiseen päivälliseen, jossa olisi mahdollista jutella muustakin kuin työasioista.

”On paljon parempi fiilis lähteä kotiin, kun päivässä on ollut aikaa palautumiseen ja yhteiselle jutustelulle.”

Pysähdy hetkeksi

Jos Åqvist saisi päättää, olisi jokaisen kokouspäivän ohjelmassa myös palautumista edistävä hetki. Åqvist itse käyttää työssään ohjattuja rentoutusharjoituksia.

”Harjoitukset ovat hermostoa rauhoittavia asentoja ja jännitystiloja poistavia lempeitä liikkeitä sekä hengitys- ja keskittymisharjoituksia, joita voidaan tehdä vaikka istualtaan auditoriossa”, Åqvist kuvailee.

”Minulla on omakohtaista kokemusta siitä, kun työtä tehdään intohimolla ja ihanalla flow’lla. Positiivisetkin kierrokset jäävät pitkän päivän jälkeen päälle. Harjoitukset ovat tapa laskea kierroksia.”

Åqvist sijoittaisi hengähdyshetken varsinaisen kokouksen loppuun, ennen mahdollista päivällistä.

”Tällainen yhteinen harjoitus on tietyissä tilanteissa omiaan myös lujittamaan työryhmän yhteenkuuluvuutta ja yhteisen työn arvostusta.”

Todellisuudessa strategiapäivien ohjelmat ja kokousten asialistat ovat usein niin täynnä, ettei niissä ole tilaa kunnolliselle palautumiselle. Åqvist kertoo kuitenkin huomanneensa, että pidemmissä kokouskokonaisuuksissa myös palautumiseen kiinnitetään huomiota tänä päivänä yhä paremmin.

”On ilo huomata, että palautumisesta puhutaan tänä päivänä aivan eri tavalla kuin ennen.”

Jokainen voi omassa arjessaan tehdä pieniä asioita palautumisen eteen. Åqvist painottaa, että palautumishetkien tulee olla mahdollisimman helppoja toteuttaa, jotta ne juurtuvat osaksi työpäivää.

Hän suositteleekin kellottamaan niihin käytettävän ajan. Näin tietää jo valmiiksi, paljonko irtautumiseen menee aikaa. Joskus on helpompaa sallia itselleen lyhyt tauko, kun tietää sen kestävän seitsemän minuuttia.

”Palautumiseen käytettävä aika on tietoinen päätös. Pitää päättää, että haluaa palautua ja priorisoida omaa hyvinvointia.”

Lue myös: Hyvinvointi lähtee perusasioista, muistuttaa Joni Jaakkola: ”Työpaikoilla voidaan tehdä paljon”